ABC organizatora konferencji

ABC organizatora konferencji www.sxc.hu

Czyli z doświadczeń zawodowego organizatora.

Na początku jest wizja przedsięwzięcia. Droga do jej realizacji – długa, kręta i pełna przeszkód i niespodzianek. Tych ostatnich nie da się uniknąć – można jednak być na nie przygotowanym. Dobra organizacja to umiejętność połączenia wielu elementów w harmonijną całość. To trudna praca zespołowa, która wymaga twórczej inwencji i wyobraźni nie mniej, niż drobiazgowego planowania i zdolności przewidywania czy systematyczności i cierpliwości.

Dla nas, jako profesjonalnej firmy, organizacja różnego rodzaju imprez to chleb powszedni. Niezależnie od skali i charakteru przedsięwzięcia jesteśmy w stanie zorganizować każde – niemalże – przedsięwzięcie i dokonać tego na najwyższym poziomie. Dysponujemy narzędziami, które nam to umożliwiają – zespołem sprawdzonych ludzi, bogatym doświadczeniem, szeroką wiedzą i znajomością lokalnego rynku.

Podobne artykuły:

Zdajemy sobie jednak sprawę, że dla osób, które po raz pierwszy planują organizację konferencji, szkoleń czy imprez integracyjnych nie jest to proste. Co więcej - może przerosnąć najśmielsze wyobrażenia o trudnościach i pułapkach, które napotyka na swej drodze organizator. Wiemy również, że nie każdy jest skłonny przekazać ciężar organizacji imprezy profesjonalnej firmie.

Dlatego postanowiliśmy stworzyć „ABC organizatora konferencji”. Chcemy podzielić się swoim doświadczeniem, spostrzeżeniami i uwagami zdobytymi w konferencyjnym boju z tymi spośród was, którzy zdecydują się podjąć to wyzwanie. Być może pozwoli to uniknąć konieczności uczenia się na własnych błędach i przyczyni do sukcesu waszego przedsięwzięcia.

Aktualności

Przygotowanie każdej imprezy wymaga stałego kontaktu z uczestnikami i skutecznego kanału przekazywania im aktualnych informacji. W dobie Internetu, to właśnie on jest najszybszą i najtańszą drogą komunikacji. Strona WWW konferencji, na której zostaną umieszczone wszystkie aktualności, formularz rejestracyjny, informacje o płatnościach i inne ważne komunikaty to strzał w dziesiątkę. Warto pamiętać, aby na bieżąco wprowadzać na nią wszelkie zmiany, by nie – zamiast informować – dezinformowała. Oczywiście nie może to być jedyna „tablica ogłoszeniowa”. Nie wszyscy mają dostęp do Internetu, nie wszyscy lubią i potrafią z niego korzystać. By uniknąć nieporozumień – trzeba ważniejsze informacje przesyłać e-mailem lub tradycyjną pocztą.

EURO 2012. Zabawne fragmenty konferencji prasowych polskiej reprezentacji (video)

Budżet

Budżet to jedna z kluczowych spraw. Jego wysokość determinuje dalsze działania. Imprezę można zorganizować niemal za każde pieniądze – od ich ilości zależeć będzie jednak jej poziom. Niewielkie środki pozwolą jedynie na niezbędne minimum. Duży fundusz pozwala zaszaleć – zorganizować obok posiedzenia naukowego ciekawy koncert, urozmaicić menu, kupić materiały konferencyjne wyższej jakości, czy zatrudnić więcej osób do pomocy. Przede wszystkim jednak daje pewien margines swobody w planowaniu, np. zawsze zdarzają się wahania w ilości uczestników. Jeśli jest taka możliwość, dobrze jest postarać się o dodatkowe wsparcie finansowe: w zależności od charakteru imprezy mogą to być fundusze unijne czy też sponsorzy związani z branżą, dla których udział w przedsięwzięciu będzie też znakomitą reklamą.

Należy zastanowić się także nad tym, gdzie i w jaki sposób można obniżyć koszta. A można na pewno. Warto zebrać kilka ofert na każdą usługę i porównać je ze sobą. Normalną praktyką jest też negocjowanie cen z dostawcami – przy dużym, hurtowym zamówieniu bez większych problemów można uzyskać preferencyjną stawkę. Elastycznym podejściem do daty i miejsca przedsięwzięcia również można zaoszczędzić sporo – np. kilka dni po tzw. sezonie jest sporo taniej. Wolontariusze pracujący przy obsłudze konferencji to kolejny pomysł na cięcie kosztów. Takie pomysły można mnożyć, wystarczy poszukać!

Pamiętaj o jednym – budżet musi się zamknąć, gdy mamy obawy co do spełnienia tego warunku warto zastanowić się, czy jesteśmy w stanie podołać przedsięwzięciu.

Catering

Przez żołądek do serca... Znasz to oczywiście, ale nie zawsze przewidzisz jakiego figla może Ci spłatać nawet znany restaurator! Kandelabry przy porannej sesji i bigos jako jedna ze śniadaniowych potraw! Albo indyk z musem szpinakowym serwowany jako przekąska, a po chwili jako danie główne na jednym bankiecie! Twój restaurator to nie zawsze „arbiter elegantiarum”, zrób wywiad w środowisku lub porozmawiaj z innymi organizatorami o firmach cateringowych, które mogą polecić. Nawet piknik z grillem nie każda firma jest w stanie dobrze zorganizować. Twoi goście nie będą zachwyceni, gdy postoją pół godziny po kawałek niedopieczonej kiełbasy! W każdym mieście są firmy cateringowe na różnym poziomie – np. na przyjęcie dla koronowanych głów nie sposób zatrudnić firmę, która sprawnie karmi studentów na Juwenaliach. Pamiętaj – referencje i rekomendacje to niezwykle istotna sprawa!

Kwestią wartą uwagi jest również sposób podania jedzenia. Bufet czy paczkowane porcje? Bardziej elegancko, gdy gość sam nakłada sobie na talerz to, co lubi i w niezbędnej ilości, ale znacznie bardziej praktyczne (i tańsze!) jest jednak serwowanie lunchu w formie paczki. Na dodatek nie zdarzy się problem nierównowagi – gość przejedzony i gość bez jedzenia – bo porcje pakowane będą na pewno równe. Nie zapomnij o wegetarianach – brak przygotowanej opcji posiłków bezmięsnych to prawdziwa porażka. O preferencje żywnościowe warto zapytać w formularzu rejestracyjnym.

Deadline (kiedyś zwany terminem zakończenia)

Warto wprowadzić i zachęcać uczestników do wstępnej rejestracji. Pozwoli to zorientować się w zainteresowaniu imprezą.

Warto także zmobilizować gości, by rejestrowali się jak najszybciej. Z wielką rozwagą podejmuj decyzję, czy prowadzić rejestrację uczestników na ostatnią chwilę! Ta uprzejmość wobec niezdecydowanych może Cię niemało kosztować! Musisz przecież z wyprzedzeniem zamówić konkretną liczbę materiałów konferencyjnych, teczek, zamówić catering, itd. Jak więc wybrnąć z takiego problemu? Jeżeli wiesz, że musisz rejestrować uczestników „on-site” to przynajmniej wprowadź znacząco wyższą opłatę rejestracyjną dla tej kategorii gości. „Kto późno przychodzi, ten sam sobie szkodzi” winno mieć tu zastosowanie! Wyższa stawka za rejestrację na miejscu zdopinguje gości, by się zarejestrować (i wnieść opłaty!) np. najpóźniej na 2 tygodnie przed rozpoczęciem Zjazdu! Ty, jako organizator, możesz wówczas dokonać jeszcze wielu korekt w wydatkach i zaoszczędzić niemało pieniędzy!

EURO vs. PLN

Delikatna sprawa, ale zanim zdecydujesz w jakiej walucie podać koszt udziału w międzynarodowym spotkaniu pomyśl, że ryzyko kursowe ktoś musi ponieść! Dlaczego Ty i Twoja organizacja? Czemu nie podać kosztów i nie przyjmować należności w PLN (a obok nie przedstawić ekwiwalentu w EURO czy $?).

Finanse

Nie wszyscy do końca zdają sobie sprawy z tego, jak skomplikowana może być właściwa, zgodna z przepisami prawa (podatki!) organizacja przyjmowania wpłat oraz opłacania usług związanych z imprezą. Bez tej wiedzy łatwo wpaść w objęcia inspektorów kontroli skarbowej albo zafundować sobie bezsenne noce na rozgryzaniu dylematu np. jak będąc stowarzyszeniem wystawić faktury VAT? Najprostszy sposób na ogarnięcie bałaganu finansowego to współpraca z doradcą podatkowym lub specjalistami od organizacji takich imprez!

Gdańskie Centrum Kongresowe Andrzej Ryś