ABC organizatora konferencji

ABC organizatora konferencji www.sxc.hu

Czyli z doświadczeń zawodowego organizatora.

Gdy są problemy...

Nigdy nie unikniesz wpadek! Trzeba być jednak na nie przygotowanym. Oprócz wypadków losowych, na które nie mamy wpływu, warto wspomnieć, że nawet najlepszym zdarzają się błędy i niedopatrzenia. Poza tym – podczas organizacji konferencji współpracujesz z wieloma podwykonawcami i czasem nawet najbardziej zaufany z nich może zawieść.

Pamiętaj jednak, że goście przyjeżdżający na Zjazd mają bardzo pozytywne nastawienie do biegu wydarzeń. Nie po to uczestniczą w imprezie, by szukać przysłowiowej dziury w całym, ale raczej by wybrać z tego pobytu jak najwięcej korzyści – naukowych, merytorycznych, towarzyskich, kulturalnych, turystycznych. Jeżeli więc pozyskasz ciekawych wykładowców, rejestracja odbyła się sprawnie, obrady odbędą się wg planu, Twój restaurator nakarmi gości zgodnie z zamówionym standardem, odbędą się zaplanowane imprezy towarzyszące, to nawet małe niedoróbki pozostaną wybaczone. Małe spóźnienie autokaru, plastikowe naczynia na imprezie plenerowej, krótki defekt sprzętu podczas obrad – to się zdarza na całym świecie! My możemy zrekompensować małe uchybienia dzięki miłej, serdecznej, pomocnej i kompetentnej kadrze, którą każdy zauważy i doceni!

Hotele

Zanim zaproponujesz hotele, warto zrobić „wywiad” na rynku hoteli w miejscu konferencji – zarówno pod względem cen, jak i jakości obsługi. Trzygwiazdkowy hotel, w którym obsługa recepcji nie potrafi posługiwać się językiem angielskim, podczas gdy Twoi goście to międzynarodowa kadra medyczna..? Zdarzają się niestety i takie „kwiatki”.

Jeśli nie śledzisz na bieżąco rynku hotelarskiego, nigdy się nie dowiesz, ile naprawdę uczestnicy muszą zapłacić za noclegi. Także w tej sprawie lepiej skonsultować się z fachowcami – firmą od dawna współpracującą z hotelem lub ich siecią. W innym razie – łatwo przepłacisz !

Informatycy i obsługa techniczna

To kluczowe osoby podczas Zjazdu. Komputery muszą działać bez zarzutu, także urządzenia peryferyjne – najbezpieczniej jest się oprzeć na specjalistach! To samo dotyczy obsługi sprzętu audiowizualnego. Zawodowiec ma zawsze zamienniki sprzętu na wszelki wypadek! Wyobraź sobie horror spowodowany awarią (jedynego!?) rzutnika, podczas któregoś z najważniejszych wykładów!

Jacht...

... pole golfowe, korty tenisowe lub inne nietypowe miejsce to doskonały pomysł na oryginalną imprezę. Wieczór spędzony na żaglowcu, w kuchni zamkowej w Malborku czy na plaży przed sopockim Grand Hotelem na długo zostanie w pamięci Twych gości. Dotyczy to głównie imprez towarzyszących konferencji, seminarium czy spotkania firmowego lub szkolenia.

Kameralna impreza

Organizacja przedsięwzięcia własnymi siłami nie musi dotyczyć konferencji na tysiąc osób: może warto zacząć od kameralnej imprezy dla kilkunastu lub kilkudziesięciu osób. Może to być kolacja dla członków zarządu czy spotkanie integracyjne pracowników niedużej firmy. Im mniejsza impreza tym większe pole manewru! Uruchom wodze wyobraźni, gdzie ulokować seminarium dla 30 osób w nietypowej scenerii – w Trójmieście znajdziesz wiele takich obiektów, nie wyłączając np. żaglowca czy kutra stojącego w porcie lub wagonu-salonki jadącego przez Kaszuby... Jeśli brak Ci inwencji – zgłoś się do nas!

Lokalne atrakcje

Uwieńczeniem konferencji jest ciekawy i dopracowany program turystyczny. Pozwoli on gościom na chwilę oddechu po całodziennych obradach, da możliwość poznania najbardziej interesujących miejsc regionu. Zwiedzanie lokalnych atrakcji to prawdziwa gratka, zwłaszcza dla gości z daleka. Dobrze jest zadbać też o osoby towarzyszące i gdy uczestnicy spędzają czas na salach wykładowych, zorganizować dla nich specjalny program.

Gdańskie Centrum Kongresowe Andrzej Ryś