ABC organizatora konferencji

ABC organizatora konferencji www.sxc.hu

Czyli z doświadczeń zawodowego organizatora.

Ładna pogoda

Ma naprawdę duży wpływ na sukces przedsięwzięcia! Ładna pogoda w czerwcu lub wrześniu w Trójmieście może skłonić amatorów plażowania do „wagarów” i przerzedzić sale wykładowe, zaś ulewa podczas imprezy plenerowej to duży kłopot dla organizatora. Pamiętaj, że istnieje Biuro Prognoz, w którym (zwłaszcza tuż przed!) uzyskasz miarodajną prognozę na najbliższe godziny! To czasem pozwoli zastosować plan awaryjny (przeniesienie imprezy do wewnątrz, wynajem namiotów).

Materiały konferencyjne i oprawa plastyczna

Bardzo ważne, by konferencja miała spójny wizerunek plastyczny. Składają się na to zarówno materiały konferencyjne, które otrzymuje każdy uczestnik: identyfikatory, certyfikaty, teczki konferencyjne z programem, jak i elementy oprawy plastycznej: loga, oznakowanie, banery informacyjne. Budynek w którym odbywa się impreza musi być dobrze oznakowany zarówno na zewnątrz, jak i w środku – by nikt nie miał ani wątpliwości, gdzie odbywa się konferencja ani problemów ze znalezieniem właściwej sali.

Nocne życie

Integralnym elementem każdej konferencji są wieczorne imprezy towarzyszące: może to być interesujący koncert, elegancki bankiet, wytworna kolacja w nietypowych wnętrzach, spotkanie towarzyskie w plenerze czy nocne zwiedzanie miasta. Interesujące miejsce, wspaniała kuchnia, dobra muzyka i niezwykła atmosfera, jednym słowem – to właśnie one decydują o niezapomnianych wrażeniach z konferencji.

Obiekt konferencyjny

Może to być część konferencyjna hotelu w którym goście mieszkają, może też to być inny obiekt do którego z hotelu trzeba się dostać. Zły wybór to niewygoda dla gości i wyższe koszty organizacji.

Ważne, by w obiekcie była odpowiednia powierzchnia nie tylko do sprawnego przeprowadzenia obrad! Goście muszą zjeść w odpowiednich warunkach, a bez rezerwy powierzchni w pobliżu nie będziesz w stanie zapewnić należytych warunków wystawcom.

Tu zagadka: gdzie w Trójmieście jest nowoczesny obiekt kongresowy na ok. 1000 osób, w tym kilka równoległych sesji, z dużą powierzchnią wystawienniczą, sporym parkingiem, dobrym wyposażeniem technicznym? Skontaktuj się z nami, jeśli znasz odpowiedź! Jeśli jej nie znasz, skontaktuj się tym bardziej!

Pod uwagę trzeba też wziąć miejscowość, w jakiej ma się odbyć konferencja. Zła dostępność komunikacyjna, brak wystarczającej liczby hoteli (różnej kategorii), zbyt droga lokalizacja to czynniki, które mogą spowodować niską frekwencję na imprezie. Suwałki są pięknym miastem, ale liczba przejeżdżających pociągów i dystans od lotniska nie może zwabić wielu gości ze świata. Miasto takie może się jednak świetnie nadawać na imprezę kameralną, zwłaszcza o charakterze lokalnym. I tu są wyjątki – dojazd do Białowieży jest trudny, ale niejedno seminarium właśnie tam się odbyło!

Planowanie

Dobry plan to połowa sukcesu! To od niego zależą wszelkie dalsze działania. Planując spotkanie trzeba określić cele i dbać o ich realizację. Trzeba skupić się na najważniejszych filarach przedsięwzięcia – określić budżet, wybrać obiekt konferencyjny, stworzyć ciekawy program artystyczny i turystyczny, znaleźć podwykonawców. Brak rzetelnego, wariantowego planu to prosta droga to katastrofy – także finansowej.

Promocja konferencji

Konferencja powinna być ważnym i prestiżowym wydarzeniem. Trzeb zrobić wszystko, by nadać jej odpowiedni rozgłos. Znajdź patronów – koniecznie w mieście w którym spotkanie ma się odbyć. Burmistrz czy prezydent reprezentujący miasto winien się czuć zaszczycony, że TWÓJ zjazd ma się odbyć w JEGO mieście! Niech Twój Kongres znajdzie się w oficjalnym kalendarzu miasta. Proś władze o udostępnienie (nawet za darmo) prestiżowych obiektów np. na ceremonię otwarcia! Twoi uczestnicy będą radzi, gdy miasto zaopatrzy Was w materiały promocyjne – turystyczne. Zawiadom o swym Kongresie internetowe portale (zazwyczaj możesz to zrobić za darmo); skontaktuj się z mediami, prosząc o objęcie prasowego patronatu! Przygotuj materiały informacyjne, rozsyłaj je do odpowiednich kręgów, zwołaj konferencję prasową. Wszystko po to, żeby zadbac o skuteczną promocję imprezy.

Rejestracja uczestników

Na margines schodzi rejestracja manualna, drogą pocztową. Z każdym rokiem postępuje dużo prostsza i dająca więcej możliwości rejestracja internetowa, online. Przy niewielkiej liczbie uczestników możesz sobie pozwolić na rejestrację drogą emailową, a dane do bazy może wprowadzić Twój personel. W przypadku setek (lub tysięcy) uczestników nie opanujesz skali przedsięwzięcia! Musisz skorzystać z oprogramowania stworzonego specjalnie dla Twoich potrzeb albo posiadanego przez specjalistyczne firmy.

W każdej chwili, na każdym etapie organizacji, taka baza danych potrafi powiedzieć wszystko o uczestnikach, postępie rejestracji, dokonanych płatnościach, specjalnych życzeniach, itd. I to obowiązek Twój lub Twego wykonawcy – realizatora imprezy, by tworzyć backup'y i dbać o bezpieczeństwo bazy i modułu rejestracyjnego. Tworząc bazę, nie zapomnij o jednym – o uzyskaniu zgody uczestników na przetwarzanie danych dla potrzeb konferencji! Taką formułę można umieścić chociażby na formularzu rejestracyjnym, który wypełnia i podpisuje każdy uczestnik Zapoznaj się ze stosowną ustawą o ochronie danych. To nie żarty.

Sponsorzy

Pamiętaj, że Twoja impreza może być łakomym kąskiem dla sponsorów – wystawców. Obecność na prestiżowej imprezie to znakomita szansa na reklamę. Jeżeli w krótkim czasie w jednym miejscu zgromadzisz kilkuset gości, to możesz się np. spodziewać, że niejeden fundusz inwestycyjny lub towarzystwo ubezpieczeniowe zechce zainwestować znaczące środki, by móc przedstawić swą ofertę takiemu gronu. Pamiętaj jednak, że w wielu firmach planowanie środków w budżecie na w/w cele niezbędne jest z minimum rocznym wyprzedzeniem. Warto pamiętać, że część sponsorów chętniej pomoże dając coś w barterze niż przelewając znaczące sumy. To też jest znakomite rozwiązanie – może to być pomysł na upominki na gości które dostarczy właśnie sponsor.

Termin zjazdu

Zanim zapadnie decyzja o lokalizacji zjazdu warto sprawdzić (np. w działach marketingu największych hoteli), czy w tym samym terminie nie odbywa się inna, wielka impreza. Jeżeli tak, to postarajmy się nasz termin zmienić lub jak najwcześniej zrobić rezerwację hoteli oraz miejsca obrad. Im gorszy sezon tzn. mniej turystyczny, tym lepiej, bo taniej. Trzeba tu czasem pogodzić realia organizacyjne z popytem na daną imprezę w jej środowisku: atrakcyjność daty i miejsca miewa znaczenie dla frekwencji Zjazdu. Przyjemnie jest szkolić się w Sopocie w początku czerwca, a po obradach usiąść na tarasie przy plaży patrząc na Zatokę.

Uczestnicy

Analiza kim są potencjalni uczestnicy to preludium sukcesu. Zaproszenie mieszkańców Pomorza Zachodniego do Gdańska jest umiarkowaną atrakcją, ale uczestnicy z Małopolski winni być z takiej lokalizacji zadowoleni! Istotne dla wyboru miejsca obrad czy charakteru imprez towarzyszących jest również profesja gości czy też przedział wiekowy.

Wolontariusze

Niezwykle przydatni – pracują za darmo, ale jednocześnie z entuzjazmem zdobywają doświadczenie, wnosząc sporo świeżości i dobrych pomysłów. Zastanów się jednak, czy stać Cię na to, by mieć współpracowników, którzy w każdej chwili mogą Cię opuścić albo nie wywiązać się należycie z obowiązków. Czasem sprawdza się zasada, że tylko opłacany pracownik to dobry pracownik. Wytłumacz na specjalnym spotkaniu brzemię odpowiedzialności spoczywające na każdym. Tylko zdeterminowani, zainteresowani wolontariusze mogą być skarbem! I to pod warunkiem, że ich do kongresu dobrze przygotujesz, przeszkolisz, przydzielisz odpowiednie zadania i nimi pokierujesz!

Ychhhhhh

Na tę literę nawet my nie mamy hasła! To może być westchnienie ulgi, gdy Twoja impreza dobiegnie szczęśliwego końca – obyś mógł spokojnie westchnąć „Ychhhhhh”.

Z firmą czy bez firmy?

Jako specjaliści od organizacji imprez uważamy, że z warto organizować Zjazd z kimś takim jak my! Ale jeżeli jesteś ważnym Szefem, masz asystentów, stażystów, kilka własnych sekretarek, możesz sobie pozwolić pewną dezorganizację pracy w swej placówce, a skala spotkania Cię nie przeraża, to zrób to sam. Zawsze jednak miej w zanadrzu specjalistyczną firmę choćby po to, by z fachowcami skonsultować swoje pomysły lub wyjaśnić wątpliwości.

Czy to musi kosztować? Musi! Ale czy musi kosztować dużo? Nie, niekoniecznie. I niekoniecznie Ciebie. Często firma organizująca Zjazd na Twoje zlecenie może uzyskać od podwykonawców tak dobre stawki, że to oni zapłacą gros należnego honorarium (a Ty pozbędziesz się wielu trosk i problemów).

Żegnajcie uczestnicy!

Jakże to miło podziękować uczestnikom za udział w przedsięwzięciu, przesłać ankietę z prośbą o ocenę (najlepiej anonimowo) różnych obszarów organizacji kongresu. Użyj do tego oczywiście e-maili, skorzystaj z okazji, by na stronie WWW umieścić fotografie z imprezy, umieść tam tekst najważniejszych wystąpień, przekaż zainteresowanym ciekawe linki na temat swego regionu, miasta, swego środowiska, atrakcji turystycznych, podaj tam także adres WWW kolejnego Zjazdu (o ile jest to wydarzenie cykliczne).

Niech goście długo i przede wszystkim – miło wspominają konferencję.

Podobne artykuły:

Gdańskie Centrum Kongresowe Andrzej Ryś