Bez przerwy on-line – błogosławieństwo czy przekleństwo?

Bez przerwy on-line – błogosławieństwo czy przekleństwo? lavito.pl

Na co dzień przed telefonem spędzamy średnio 3,3 godziny, a skrzynkę mailową przynajmniej raz dziennie sprawdza 91 proc. osób korzystających ze smartfonów – wynika z 2014 Mobile Behavior Report. W świecie biznesu ten trend jest jeszcze większy.

Trudno wyobrazić sobie funkcjonowanie i sprawowanie obowiązków służbowych bez dostępu do „sieci”. Dyspozycyjność w dobie nowych technologii nabiera nowego znaczenia, nie musi się ona wiązać z fizyczną obecnością, wystarczy być on-line.

 

Przy obecnym postępie technologicznym, w trakcie realizacji zadań, często zacierają się granice państw i ograniczenia czasowe. Dochodzi do płynnego przeplatania się czasu pracy z czasem wolnym. Przykładem są wielkie korporacje i zadania wykonywane jednocześnie na kilku kontynentach i w różnych strefach czasowych. Dodatkowo coraz częstsze podróże służbowe, liczne spotkania odciągają pracowników od komputerów i wymuszają od nich szukania innych sposobów na łączność i dostęp do skrzynki e-mailowej. Duże tempo pracy, trendy rynkowe oraz zmieniające się warunki wymagają bieżącego śledzenia zmian i zbierania informacji, a czasem natychmiastowej reakcji.

Prawie 100 e-maili dziennie?

Codziennie wszyscy użytkownicy kont służbowych wysyłają i otrzymują łącznie ponad 100 miliardów e-maili. W roku 2016 zakłada się, że średnio na dzień jedna osoba w pracy otrzyma 90 e-maili, a wyśle średnio 33. Wiele badań naukowych potwierdza fakt, że tendencja w biznesowej komunikacji e-mailowej jest mocno wzrostowa. Ogromna liczba pracowników używa swoich urządzeń mobilnych również po wyznaczonych godzinach pracy. I mimo, że wydawać by się mogło, że „ciągła dyspozycyjność” niesie ze sobą tylko negatywne skutki, to zdania są podzielone.

Ciemna strona bycia on-line

Z jednej strony subiektywne odczucia osób będących często i długo w tzw. Stand-by-Modus są negatywne, bo osoby te mają zbyt mało czasu na odprężenie i relaks. Wieczory czy weekendy, które wcześniej temu służyły, niestety są często zakłócane przez rozmowy biznesowe czy pisanie e-maili. To uczucie, że powinniśmy szybko i o każdej porze dnia i nocy reagować i być osiągalni niesie ze sobą wiele niepożądanych skutków, tj.: wzrost poziomu stresu i brak czasu na jego niwelowanie, zakłócenia snu, bóle żołądka, bóle pleców, kręgosłupa, depresje, wypalenie zawodowe.

 

Podobne artykuły:

Szczególnie mocno narażeni na skutki takiej dyspozycyjności są managerowie wyższego i średniego szczebla, którzy są mostem między pracownikami a zarządem, czy firmą a klientem i zdają sobie sprawę, że brak reakcji z ich strony może zablokować procesy decyzyjne na innych szczeblach organizacji. Często chodzi o szybką reakcję na niewypowiedzialne oczekiwania, życzenia, potrzeby pracodawcy czy klienta. Niemniej należy podkreślić, że negatywne objawy ciągłej dyspozycyjności są wynikiem niejasno zdefiniowanych oczekiwań drugiej strony, samej definicji odpowiedzialności oraz wartości, jakimi kieruje się dana osoba.

Czemu się na to zgadzamy?

Z drugiej strony akceptacja tego stanu rzeczy i dyspozycyjności on-line jest zadziwiająco wysoka. Spowodowane jest to kilkoma czynnikami, będącymi pozytywnymi stronami takiej dyspozycyjności. Te pozytywne aspekty to np.:

  • Wzrost elastyczności pracy i mobilności – w wielu przypadkach miejsce pracy i czas, w którym są realizowane zadania mogą być dostosowane do potrzeb i możliwości pracownika.
  • Wzrost efektywności pracy – zadania są realizowane w czasie i w warunkach najbardziej sprzyjających ich realizacji, co pozwala eliminować różnego rodzaju „pożeracze czasu” czy „zakłócenia”.
  • Work-life Balance – daje możliwość pogodzenia obowiązków służbowych z życiem prywatnym i potrzebą samorealizacji.
  • Wzrost wydajności pracy zespołowej – łatwiej integrować się i efektywniej pracować zespołowi, który ma możliwość kontaktu ze sobą.
  • Szybkie wsparcie w potrzebie – istotne szczególnie w sytuacjach, kiedy zespół do podjęcia dalszych kroków potrzebuje informacji, którą posiada tylko osoba będąca poza firmą. Jedna krótka rozmowa telefoniczna czy jeden e-mail mogą pozwolić uniknąć zatrzymania pracy innych osób.
  • Skrócenie łańcucha przepływu informacji.
  • Stabilne obciążenie pracą – uniknięcie sytuacji nagromadzenia zadań do zrealizowania po zakończonej nieobecności.
  • Kontrola rozwoju sytuacji i możliwość gaszenia ewentualnych problemów w zarodku – pozwala to zapobiegać eskalacji sytuacji konfliktowych.
  • Wzrost zaangażowania i motywacji do pracy.
  • Identyfikacja z firmą.

Warto się zastanowić jak wykorzystać te pozytywne cechy przy jednoczesnej minimalizacji negatywnych skutków ciągłej dyspozycyjności. Niewątpliwie jest to niełatwe wyzwanie.

W kolejnej części postaramy się przybliżyć Państwu narzędzia, jakie można w tym celu wykorzystać na poziomie jednostki oraz organizacji. Omówimy kilka praktycznych pomysłów na uporządkowane i akceptowane korzystanie z dyspozycyjności on-line pracowników.

Zapraszamy Państwa do dyskusji.

Team Prevent Poland Sp. z o.o. Wioleta Kojzar