Etykieta spotkania służbowego krok po kroku

Etykieta spotkania służbowego krok po kroku materiały PR

Zasady dobrego wychowania powinny być intuicyjne i proste. Biorąc jednak udział w wydarzeniu dla specyficznego grona, nietrudno natknąć się na reguły, których przestrzeganie jest wymagane. Taką sytuacją niewątpliwie jest spotkanie biznesowe.

Aby uchronić Was przed problematycznymi sytuacjami, przedstawiamy poradnik prezentujący jak powinno się przygotować spotkanie biznesowe dla niewielkiej grupy poza firmą, a także jak się podczas niego zachować.

Historia savoir vivre

Savoir vivre (lub savoir-vivre) w prostym tłumaczeniu oznacza wiedzę jak żyć. Reguły poprawnego zachowania wywodzą się z dwóch źródeł: chrześcijańskich zasad postępowania i dworskiego ceremoniału, a ich rozwój trwał setki lat.

W latach 60 XX w. byliśmy świadkami załamania się kultury savoir vivre’u, zwłaszcza na Zachodzie, jednak obecnie znów wraca ona do łask. Jest to dodatkowy argument, aby dokładniej przyjrzeć się regułom bon tonu.

restauracja materiały PR

Odpowiednia pora i miejsce

Aby jakiekolwiek spotkanie mogło się odbyć należy najpierw wybrać odpowiednią porę i miejsce spotkania.

– Jeśli goście są z danego miasta to dobrze będzie zapewnić lub przynajmniej wskazać im miejsce do parkowania tak, aby uniknąć tracenia czasu na ten element – mówi Joanna Ostrowska, Marketing Manager Hotelu Kossak w Krakowie, w którym odbywają się liczne spotkania biznesowe. – Jeśli goście jadą z dworca lub lotniska, to w dobrym tonie będzie zapewnienie im wygodnego transportu.

Podobne artykuły:

Dodajmy, że niewskazane jest, aby miejsce spotkania zmuszało gości do dalekich podróży, a jego godzina, jeśli istnieje taka możliwość, powinna umożliwić sprawny transport bez miejskich korków.

Miejsce spotkania jest ściśle związane z jego charakterem. Kolacja uznawana jest za formę najbardziej uroczystą, mniej zobowiązujący jest lunch. Starajmy się unikać kawiarni lub wybierajmy te bardziej zaciszne, pozwalające prowadzić spokojne rozmowy. Podczas przygotowań pamiętajmy o ubiorze formalnym, koniecznie z pełnymi butami, czyli zakrywającymi palce i pięty.

Zachowaj powściągliwość

Kiedy do spotkania dojdzie i chcemy przywitać naszego gościa pamiętajmy, aby przy pierwszym kontakcie zachować powściągliwość. Oczywiście jako gospodarze okazujemy szacunek mówiąc „dzień dobry” przybyłemu, ale z wyciągnięciem ręki na powitanie i zwrotami skracającym dystans, jak np. „Panie Tomaszu” poczekajmy na reakcję drugiej strony.

Kultura przy stole

Podczas wyboru miejsc przy stole zaproponujmy najważniejszemu gościowi miejsce po naszej prawej stronie lub – najlepiej – naprzeciwko. Będąc gospodarzem powinniśmy służyć pomocną radą w kwestii wyboru dań czy napojów. Postarajmy się więc nabyć wiedzę na ten temat u obsługi odpowiednio wcześniej.

Przy wyborze dań kierujmy się preferencjami gości, ilością czasu, jaką dysponujemy i środków, które możemy na spotkanie wydać. Jak informuje Joanna Ostrowska, najlepiej widzianym i eleganckim rozwiązaniem jest danie możliwości wyboru potraw a la carte. Jeśli jednak nie dysponujemy taką ilością wolnego czasu, aby czekać na przygotowanie potraw tudzież mamy określony budżet, nie będzie nietaktem zaproponowanie gościom menu zawierającego jedynie kilka propozycji, lub podanie gotowej karty.

Jest to często stosowane rozwiązanie w przypadku organizowania spotkań biznesowych w naszym hotelu, który bardzo usprawnia ich przebieg – dodaje Joanna Ostrowska.

Czas rozmów

Gdy po powitaniu i zamówieniu dań atmosfera zaczyna sprzyjać spokojnym rozmowom, nie przechodźmy błyskawicznie do kwestii biznesowych. Pozwólmy sobie na chwilę small-talku. Łatwiej rozmawia się o biznesie w miłej atmosferze, a taką właśnie wytworzymy, gdy lepiej poznamy nowego partnera i zaskarbimy sobie jego sympatię. Pamiętajmy przy tym, aby uważnie słuchać i prowadzić aktywnie rozmowę.

restauracja Cafe Oranżeria, Hotel Kossak

Pomocne mogą się okazać tutaj wskazówki Stanisława Krajskiego, autora wielu publikacji o tematyce savoir vivre’u. Dołóżmy wszelkich starań, aby rozmówca czuł się dla nas ważny i rozumiany. Nie inicjujmy rozmów na tematy błahe (pogoda), kontrowersyjne (religia) i osobiste (choroby). Aby rozmowa była naturalna pomówmy o tym, co nas prawdziwie zaintrygowało, np. wystrój wnętrza restauracji, albo tym, co jest aktualnie istotne i ciekawe dla całego społeczeństwa. Starajmy się aktywnie słuchać rozmówcy, prosząc o rozwinięcie wypowiedzi jakiej udzielił, odnosić się w naszych wypowiedziach do wypowiedzi poprzednika. To bardzo pozytywnie wpłynie na nasz wizerunek.

Ceremonia wręczenia wizytówek

Z momentem zakończenia spotkania wiąże się „ceremonia” przekazania sobie wizytówek. Przypilnujmy, aby wizytówki były łatwo dla nas dostępne i utrzymane w idealnym stanie. Jeśli ciągle siedzimy przy stole, wstrzymajmy się z wymianą kontaktem do momentu, aż od niego wstaniemy. Przez szacunek do naszego gościa pozwólmy jemu jako pierwszemu przekazać swoją wizytówkę. W tej chwili nie wypada chować jej niedbale i bez zastanowienia, ale należy poświęcić jej chwilę uwagi i schować w miejscu, gdzie nie ulegnie pognieceniu.

Podobne artykuły:

Przy pożegnaniach obowiązują bardzo podobne reguły do tych, które spotykamy przy powitaniach. Osoba o niższej randze żegna się jako pierwsza, ale nie powinna jednocześnie wykonywać pożegnalnych gestów. Zwracamy uwagę na fakt, że w etykiecie biznesowej o statusie nie stanowi wiek, ani płeć, ale stanowisko w firmie. W omawianym przez nas przypadku kluczową rolę odgrywa rola gościa lub gospodarza, ponieważ to przybyłemu zawsze należy oddać należny hołd.

Savoir vivre’u nie można się bać

Zasad savoir vivre’u, o których należy podczas spotkania biznesowego pamiętać jest oczywiście o wiele więcej, jednak nie można się ich bać. Większość z nich, przez fakt ewolucji wraz z rozwojem europejskiej kultury, jest bardzo intuicyjna i stosowana przez nas nieświadomie, dlatego najważniejszą zasadą, jaką powinniśmy się kierować jest szacunek do drugiej osoby. Bon ton to jednak prawdziwie fascynująca i użyteczna dziedzina, dlatego zapraszamy do dalszego zapoznawania się z nią – już we własnym zakresie.

Hotel Kossak