„Feedback” w procesie rekrutacyjnym – dlaczego nie otrzymujesz informacji zwrotnej?

„Feedback” w procesie rekrutacyjnym – dlaczego nie otrzymujesz informacji zwrotnej? sxc.hu

Istnieje wiele definicji „feedbacku”, niemniej jednak większość sprowadza się do następującej: „feedback” to przekazanie odczuć i spostrzeżeń w oparciu o fakty. Feedback to narzędzie używane głównie w zarządzaniu, coachingu....

Różne oblicza „feedbacku”

„Informacją zwrotną jest każda informacja od drugiej osoby, która dotyczy danego postępowania i prowadzi do działania mającego je potwierdzić, rozwinąć lub zmienić”.

Wielu kandydatów (co jest uzasadnione) uskarża się na brak informacji zwrotnej od headhunterów, przedstawicieli działów HR zajmujących się rekrutacją lub managerów.

Kandydaci lub też indywidualni klienci, z którymi pracuję, w różny sposób określają informację zwrotną. Dla jednych informacją zwrotną jest zwykła wiadomość, że ich kandydatura nie została wybrana, inni oczekują bardziej szczegółowych informacji o powodach odrzucenia ich kandydatury (poziom szczegółowości nie zawsze jest określany).

Istnieje wiele definicji „feedbacku” niemniej jednak większość sprowadza się do następującej: „feedback” to przekazanie odczuć i spostrzeżeń w oparciu o fakty. Feedback to narzędzie używane głównie w zarządzani, coachingu – dzieli się na negatywny i pozytywny, konstruktywny i nie konstruktywny. Celem feedbacku jest bieżące zwrócenie uwagi pracownikowi na to, co powinien wzmacniać w swojej pracy, a co zmienić.

Główne zasady udzielania feedbacku:

Informacja zwrotna powinna dotyczyć konkretnych zachowań (zachowaniem nie jest: deklaracja, cecha osobowości, uogólnienie, ocena osoby), nie ogólnego wrażenia, czy ogólnej oceny.

Informacja zwrotna powinna być oparta na bezpośrednio zaobserwowanych zdarzeniach i być sformułowana w sposób oceniająca dane zachowanie, a nie człowieka np. „zachowałeś się nieodpowiedzialnie w tej sytuacji”, ale to nie oznacza, że jesteś osobą nieodpowiedzialną na co dzień.

„Feedback” zawiera następujące elementy: informacja o przyjętych standardach wykonywania zadań lub funkcjonowania pracownika/ współpracownika, spostrzeżenia dotyczące sposobu działania lub pracy danej osoby, konsekwencje z tego wynikające, konkretne oczekiwania jakie przełożony/ współpracownik ma w związku z tym wobec dalszego postępowania (współ)pracownika. Przykład: „W naszej firmie mamy zasadę odpowiadania na maile w przeciągu max 1 dnia roboczego, jeśli nie możemy odpowiedzieć to informujemy nadawcę kiedy może spodziewać się informacji (przyjęte standardy). Pan odpowiedział na maila od klienta z 2 dniowym opóźnieniem (sposób działania danej osoby) w związku z tym mamy opóźnienie w projekcie (konsekwencje). Na przyszłość proszę, żeby trzymał się ustalonych zasad (oczekiwania do dalszego działania)”.

W przypadku procesów rekrutacyjnych wyrażenie „feedback” będziemy raczej używać potocznie.

Z moich obserwacji wynika, że dzięki „feedbackowi” kandydaci czują się po prostu zauważani, czują, że ich czas poświęcony na udział w procesie rekrutacyjnym nie został do końca zmarnowany. Rozmowa rekrutacyjna daje możliwość zaprezentowania siebie, jeśli tym razem nie udało nam się wygrać w procesie rekrutacyjnym ze względu np. na silniejszego rywala, to być może w przyszłości firma powróci do naszej kandydatury, gdy będą dysponowali innym stanowiskiem, bardziej dopasowanym do naszych kompetencji.

Dlaczego nie otrzymujesz „feedbacku”?

Powodów może być wiele, przyjrzyjmy się niektórym z nich:

  • Nie otrzymali informacji od klienta – w przypadku headhunterów/ rekruterów. Takie sytuacje niestety się zdarzają. Klienci wówczas ograniczają się do informacji, z którym kandydatem planują podpisać umowę o pracę, poniekąd zapominając o pozostałych kandydatach uczestniczących w procesie.
  • Nie potrafią udzielać feedbacku, boją się go udzielać – nie zostali przeszkoleni. Obawiają się reakcji kandydata.
  • Zapomnieli – czasami nie intencjonalnie, z powodu przytłoczenia innymi obowiązkami.
  • Ograniczają się do suchej informacji zwrotnej otrzymanej od klienta („tak/nie”) i uważają, że jest to wystarczające. W przypadku rekrutacji prowadzonej bezpośrednio przez reprezentanta firmy (zazwyczaj specjalista ds. HR, „talent sourcer” specjalista ds. rekrutacji) – uważają, że informacja („tak/ nie”) jest wystarczająca.
  • Mają w swojej ocenie za słabe argumenty, żeby udzielić bardziej szczegółowej informacji zwrotnej, obawiają się reakcji kandydata, która może być uzasadniona.
  • Istnieją błędy w procesie rekrutacyjnym – oczekiwania względem kompetencji kandydatów nie są dobrze zdefiniowane, kryteria nie są jasne – ocena nie jest przeprowadzona rzetelnie (bardziej bazuje na odczuciach niż na faktach).
  •  „Nie mają czasu” – nie dostrzegają wagi informacji zwrotnej, ich proces rekrutacyjny nie jest optymalny (nie uwzględnia „feedbacku”), nie inwestują w budowanie relacji na przyszłość, nie dostrzegają wpływu informacji zwrotnej na „Employer Branding”.
  • Inne związane z indywidualnymi cechami bądź stylem pracy

Czy tak naprawdę bardziej szczegółowy „feedback” jest ważny?

I tak i nie – zależy jaki i w jaki sposób jest udzielony.

Zazwyczaj w procesach rekrutacyjnych możemy spodziewać się suchej informacji czy nasza kandydatura została pozytywnie odebrana oraz o ewentualnych kolejnych krokach procesu. Najczęściej jest to informacja, którą otrzymujemy mailem, często generowana z systemu.

Podczas procesu rekrutacyjnego zazwyczaj uczestniczymy w szeregu rozmów rekrutacyjnych, czasami wypełniamy testy psychologiczne (w tym przypadku możemy poprosić o raport), zdarza się, że bierzemy udział w Assessment Center na podstawie tych metod oceniane są nasze kompetencje na tle kompetencji innych kandydatów oraz w kontekście kompetencji poszukiwanych przez pracodawcę.

Informacja zwrotna, której możemy się spodziewać (jeśli jest bardziej rozbudowana) dotyczy (powinna dotyczyć) tylko i wyłącznie poziomu kompetencji przez nas reprezentowanych w stosunku do tych oczekiwanych przez potencjalnego pracodawcę. Słyszałam o nieumiejętnie przekazywanych informacjach zwrotnych, które były negatywne, a które skutecznie „podcinały” skrzydła kandydatom.

Dobry „feedback” to „feedback” rozwojowy, a takiego raczej nie otrzymamy podczas procesu rekrutacyjnego. Jeśli go otrzymamy to będzie odnosił się do rozwoju naszych kompetencji w kontekście wyłącznie danej organizacji i danego stanowiska, czyli będzie bardzo wybiórczy. Problem w tym, że niektórzy kandydaci traktują go całościowo.

Chcesz rzetelnego „feebdacku”? Skorzystaj z usługi coacha/doradcy kariery

Zdarza mi się słyszeć głosy, że informacje zwrotne są zbyt ogólne. Oczekiwania kandydatów w kwestii dużej szczegółowości informacji zwrotnej zapewne nie będą spełnione. Dlaczego tak się dzieje? Należy pamiętać, że headhunter czy też specjalista ds. rekrutacji ma jeden nadrzędny cel: zatrudnić dobrego kandydata w jak najkrótszym czasie – za to jest wynagradzany. Nieobsadzony wakat to realna, policzalna strata dla organizacji. Przekazywanie informacji zwrotnej nigdy nie będzie priorytetem nr 1 (nie po to organizacje zatrudniają specjalistów ds. rekrutacji lub headhunterów). Udzielanie feedbacku to inwestycja na przyszłość, ale i tak informacja zwrotna (nawet najlepsza) będzie ograniczała się do tego co badamy – czyli jakich kompetencji poszukujemy u kandydatów aspirujących na konkretne stanowisko. Nie łudźmy się, że otrzymamy dogłębną informację zwrotną o nas samych – nie taki jest cel naszego uczestnictwa w procesie rekrutacyjnym. Przygotowanie i udzielenie informacji zwrotnej po rozmowie rekrutacyjnej jest bardzo czasochłonne, a co za tym idzie kapitałochłonne – np. na 1 godzinę symulacji interview przypada ok. 1h informacji zwrotnej – łatwo policzyć realną „stratę” dla organizacji jeśli takiego feedbacku udzielałby każdy specjalista ds. rekrutacji czy też headhunter (należy to wyważyć). Jeśli zależy nam na ocenie własnych kompetencji, celem dalszego rozwoju, to skorzystajmy z pomocy coacha/doradcy kariery.

„Feedback” a „branding”

Firma dbająca o udzielanie informacji zwrotnej kandydatom (własnymi siłami lub też za pomocą headhunterów) wspiera tzw. „candidate experience”( „doświadczenie kandydata”, w skrócie CX* określane między innymi jako całość doświadczeń kandydata przy jego rekrutacji). Headunter/specjalista ds. rekrutacji udzielając informacji zwrotnej dba o swój profesjonalny wizerunek i skutecznie buduje relacje z kandydatami.

Dbając o profesjonalność procesów rekrutacyjnych powinniśmy przede wszystkim:

  • zdefiniować konkretne kompetencje, które będziemy oceniać podczas procesu rekrutacyjnego
  • zbudować dobrą relację z hiring managerami (osobami, dla których poszukujemy kandydatów) – komunikować się z nimi w sposób jasny i asertywny, zadawać dodatkowe pytania o ich oczekiwaniach, wypracować model oceny, zdefiniować jasne kryteria oceny, wspierać podczas rozmów rekrutacyjnych (w tym udzielać „feedbacku”), na bieżąco zbierać informacje o przedstawionych kandydatach, informować o tym jak brak udzielania informacji zwrotnej wpływa na postrzeganie firmy i czym skutkuje na przyszłość
  • traktować „feedback” jako nieodłączny element procesu rekrutacyjnego – wypracować sobie optymalny model udzielania informacji zwrotnej
  • przeszkolić się pod względem efektywnego udzielania „feedbacku”
  • traktować innych tak jak sami chcielibyśmy być traktowani

Apeluję do kolegów i koleżanek po fachu – udzielajcie informacji zwrotnej jeśli zależy Wam na waszej profesjonalnej marce, na szybszym pozyskiwaniu ciekawych kandydatów, na budowaniu pozytywnego, profesjonalnego wizerunku firm rekrutacyjnych.

Apeluję także do specjalistów ds. rekrutacji – udzielajcie feedbacku headhunterom lub też bezpośrednio kandydatom. Headhunterzy, po pierwsze będą wiedzieli na jakich kandydatach Wam zależy (kolejna współpraca będzie już łatwiejsza), ponadto umożliwi to im przekazywanie informacji kandydatom i dbanie o Waszą markę pracodawcy.

„Feedback” wymaga czasu, ale moim zdaniem jest to czas dobrze zainwestowany. Starajmy się traktować innych tak jak sami chcielibyśmy być traktowani – podziękujmy za to, że poświęcili swój czas – zasób, którego nie można odzyskać.

Słowo do „hiring managerów”

Apeluję do hiring managerów – udzielajcie feedbacku specjalistom ds. rekrutacji lub headhunterom, którzy poszukują dla Was kandydatów. Jeśli macie problem z przekazaniem informacji zwrotnej – nie potraficie przedstawić jej w sposób umiejętny to skorzystajcie ze szkoleń. Pamiętajcie, że przykład idzie z góry. Zdarza mi się słyszeć opinię rozgoryczonych kandydatów (byłych menedżerów, dyrektorów), że proces rekrutacyjny to „droga przez mękę” a na końcu tej drogi nawet nie otrzymuje się informacji zwrotnej. Pytam wówczas – „a czy Ty jak rekrutowałeś członków do swojego zespołu to udzielałeś informacji zwrotnej”? Nie zawsze odpowiedź jest pozytywna. Punkt widzenia zależy od punktu siedzenia, lecz miejmy świadomość, że jest wysoko prawdopodobne, że w bliższej bądź dalszej przyszłości także my znajdziemy się w roli kandydata.

Feedback w moim wydaniu

W swojej pracy przyjęłam zasadę, że jeśli kandydat uczestniczy w procesie rekrutacyjnym prowadzonym przeze mnie (został zaproszony do procesu – przeprowadziłam rozmowę rekrutacyjną) to jest na bieżąco informowany o:

- statusie procesu (np. przesłaliśmy CV czekamy na informację zwrotną, ilości przedstawionych kandydatów w danym procesie przez naszą firmę rekrutacyjną, ilości kandydatów, którzy zakwalifikowali się do kolejnego etapu etc.) oraz o finalnej informacji zwrotnej od klienta.

W idealnym świecie klient:

a) informuje nas na bieżąco o statusie, odpowiadając na maile/odbierając telefony

b) udziela nam bardziej szczegółowej informacji zwrotnej o przedstawionych kandydatach, wówczas możemy tą informację przekazać kandydatowi.

Często jednak zdarza się (z różnych powodów, o których pisałam wyżej), że bardziej szczegółowej informacji nie otrzymujemy. W takiej sytuacji wracam do uczestników procesu, których kandydatura została odrzucona i podczas rozmowy udzielam im informacji na temat ich kompetencji na tle kompetencji wybranego przez klienta kandydata (oczywiście uprzedzając, że szczegółowej informacji zwrotnej nie otrzymałam i zapewne jej nie otrzymam, zatem jedyne co mogę zrobić to pozwolić sobie na wyciągnięcia takich daleko idących wniosków).

Po rozmowie rekrutacyjnej również udzielam feedbacku kandydatom – nie zawsze jest on bardzo szczegółowy (zupełnie inaczej jest podczas symulacji interview, kiedy jestem w roli coacha kariery), ale podkreślam to co mi się podobało oraz to co kandydat na przyszłość mógłby podkreślić w swojej wypowiedzi podczas finalnej rozmowy z klientem.

Fakt faktem, że firma rekrutacyjna, którą reprezentuję nie zajmuje się masowymi procesami rekrutacyjnymi, ale zdarzało mi się długoterminowo prowadzić kilkanaście projektów jednocześnie dla klientów, którzy otwierali swoje biura w Europie i zatrudniali wielu kandydatów. Wiem jak stresująca jest to praca i zdarzały mi się błędy, ale te projekty nauczyły mnie odpowiedniej organizacji czasu, zbudowania efektywnego procesu, w którym kandydat czuje się choćby w minimalnym stopniu otoczony opieką. W przypadku masowych procesów (i spodziewając się opóźnień ze strony klienta) informuję o tym otwarcie kandydatów prosząc o ich cierpliwość. Nie jestem ideałem - błędy zawsze mogą mi się zdarzyć, ale kontakt i relację zarówno z kandydatem jak i klientem traktuję bardzo poważnie i staram się zrozumieć obydwie strony oraz kontekst sytuacji – nie zakładam z góry złych intencji.

Źródła:

*materiały szkoleniowe E&Y „Akademia Asesora” – opracowanie Anetta Kurkowska

*HR Standard „Jak możesz budować CX – Candidate Experience swojej firmy? http://hrstandard.pl/2014/02/05/jak-mozesz-budowac-cx-candidate-experience-swojej-firmy/

* Giving feedback after job interviews – our top tips! http://keepinghrsimple.co.uk/services/recruitment/giving-feedback/

*The importance of feedback in the recruitment process http://www.changeboard.com/content/3917/the-importance-of-feedback-in-the-recruitment-process/

Ready to Jump Agnieszka Piątkowska