Firmowa wizytówka, czyli savoir-vivre w biznesie

Firmowa wizytówka, czyli savoir-vivre w biznesie http://all-free-download.com/

Wizytówka pojawiła się po raz pierwszy w Chinach w XV wieku; posiadał ją każdy urzędnik (zawierała imię, nazwisko i stanowisko zajmowane przez daną osobę).

Wizytówka - czyli karta wizytowa lub bilet wizytowy - weszła w powszechne użycie w końcu XVIII wieku. Podstawową formą kontaktów towarzyskich było wówczas składanie wizyt. Wizytówkę zostawiano w odwiedzanym domu lub rezydencji dla podkreślenia faktu złożenia wizyty, lub wręcz zastępowała ona wizytę (pozostawienie karty wizytowej było dowodem pamięci, formą podziękowania i formą rewizyty wymaganej według etykiety w ciągu następnego dnia).

Wizytówka

Wizytówka służy obecnie do przekazania i zachowania danych adresowych i znacząco ułatwia kontakty międzyludzkie. Jest nieodzownym elementem w pracy i życiu towarzyskim.

Wygląd wizytówki

Wizytówka biznesowa (bussines card) powinna być drukowana jednostronnie, na sztywnym kartoniku (bristolu), najlepiej białym. Standardowo powinna mieć wymiary 9x5 cm, czyli prostokąta. Strona górna wizytówki (recto), zadrukowana, może mieć fakturę gładką lub chropowatą, ozdobną, ale nie zwracającą nadmiernie uwagi. Strona spodnia (verso) powinna być pusta – wykorzystuje się ją do ewentualnej korespondencji lub zapisania informacji przeznaczonych dla osób wymieniających wizytówki (co ważne, zawsze należy rozpocząć zapisywanie informacji na stronie zadrukowanej, a jeżeli informacja jest dłuższa, dopiero przejść na stronę spodnią wizytówki). Czasami spotykane drukowanie wizytówek z informacjami po polsku, a na odwrocie z tymi samymi informacjami w innym języku, jest nieeleganckie – w takich sytuacjach należy mieć wizytówki w dwu odrębnych wersjach językowych.

Podobne artykuły:

Dane na wizytówce powinny być drukowane jednym kolorem (najczęściej jest to czarny, czasami granatowy lub ciemnoszary); dopuszcza się użycie najwyżej dwu rodzajów, krojów i rozmiarów czcionki (dla wyróżnienia imienia i nazwiska); zaleca się używanie czcionek tzw. „szeryfowych”. Można też zastosować druk wypukły - w kolorze - gdy zamieszcza się logo firmy lub herb państwowy. 

Zasadą jest, że na wizytówce biznesowej podaje się: imię i nazwisko, poniżej zajmowane stanowisko, w dolnych rogach wizytówki nazwę i adres miejsca pracy z kodem pocztowym oraz numery telefonów i adres e-mail. Logo firmy zamieszcza się albo w centrum wizytówki, nad imieniem i nazwiskiem, albo przy danych adresowych.

Nie należy łączyć na wizytówce informacji związanych z pracą z prywatnymi – poza sytuacjami wyjątkowymi, gdy ktoś posługuje się danymi prywatnymi w celach zawodowych (np. lekarz, który chce pozostać do dyspozycji pacjentów w miejscu pracy oraz poza nim; akwizytor lub handlowiec, który chce być zawsze dostępny dla klienta).

Jeżeli wizytówkę wręcza się nie w celach biznesowych, należy przekreślić na niej odręcznie tytuł i stanowisko, co zasygnalizuje jej prywatny charakter. Jeśli taka wizytówka jest wręczana czy wysyłana również w imieniu współmałżonka, to wówczas obok własnego imienia dopisuje się odręcznie imię współmałżonka. Zasada ta obowiązuje nie tylko w biznesie, ale również w dyplomacji.
Jeżeli zdarzy się, że jakieś dane na wizytówce są nieaktualne, należy je przekreślić w momencie przekazywania wizytówki i ręcznie wpisać nowe. Zwykle są to dane, które zmieniły się niedawno – inaczej wszelkie przekreślenia źle świadczą o osobie przekazującej wizytówkę. Gdy zależy nam na podaniu prywatnego numeru telefonu, należy go dopisać odręcznie na zadrukowanej stronie wizytówki (nie na odwrocie, ponieważ zwykle się tam nie zagląda), najlepiej w chwili przekazywania wizytówki.

Wręczanie wizytówek

Idąc na spotkanie służbowe do czyjegoś biura, wizytówkę należy przekazać sekretarce, bo to ona wprowadza i przedstawia gościa. Jeżeli sytuacja tego wymaga, drugą wizytówkę można przekazać osobie, z którą byliśmy umówieni.

Przy spotkaniach służbowych wizytówki wymienia się najczęściej na początku spotkania, przy towarzyskich – na koniec spotkania. Logicznym uzasadnieniem tej reguły jest fakt, że przy spotkaniu służbowym najlepiej na samym początku ustalić tytuły i hierarchię osób, które się spotykają, co ułatwi porozumiewanie się i przebieg spotkania – jest to forma przedstawienia się. Wówczas wizytówkę należy wręczyć wszystkim uczestnikom spotkania. Nie jest jednak błędem wymiana wizytówek również w trakcie spotkania służbowego (gdy kontekst rozmowy akurat na to pozwala), lub nawet pod koniec spotkania, szczególnie jeśli dobrze wiemy z kim prowadzimy rozmowę, a wizytówka oznacza tylko przekazanie danych kontaktowych. Przy spotkaniach biznesowych na najwyższym szczeblu, które zostały wcześniej umówione, praktykuje się również wymianę wizytówek na koniec spotkania – jako znak, że rozmówcy chcą podtrzymać dalsze kontakty i są zadowoleni ze spotkania. Gdy spotykamy się na służbowym lunchu czy kolacji, wymiana wizytówek następuje dopiero pod koniec deseru lub po nim, nigdy na początku posiłku, zwłaszcza że aż do deseru nie wypada rozmawiać o interesach.

Przy spotkaniach towarzyskich wizytówki wymienia się na koniec spotkania – co oznacza, że jesteśmy zainteresowani kontynuowaniem znajomości. Wymianę wizytówek w sytuacjach biznesowych inicjuje osoba w danym momencie wyższa rangą lub pełniąca ważniejszą funkcję. Osoba obdarowana powinna zrewanżować się swoją wizytówką. W przypadku spotkań grupowych obowiązują zasady jak przy powitaniach, z tym że nie wyróżnia się kobiet, a stosuje wyłącznie hierarchię zawodową (lub zaczyna od osób najstarszych). Nietaktem jest „wciskanie” wizytówki osobie na znacznie wyższym stanowisku. Podczas pierwszego spotkania z kimś, można go również poprosić o wizytówkę – ale pod warunkiem, że wcześniej wręczyliśmy mu swoją lub właśnie ją przekazujemy.

Wymiana wizytówek, choć wydaje się czymś powszechnym, powinna mieć jak najbardziej indywidualny charakter, wyrażający szacunek. Nie wolno się narzucać, wręczając komuś wizytówkę „na siłę”, w pośpiechu lub równocześnie z innymi osobami. Wizytówkę można wręczyć osobie, która w naszym odczuciu tego oczekuje. Nie jest w dobrym stylu również rozdawanie swoich wizytówek „na lewo i prawo”, ani wręczenia jednej osobie kilku wizytówek (możemy być posądzeni, że chcemy, aby dana osoba załatwiła dla nas jakieś  sprawy).  Niepisaną regułą jest, że im ważniejsza osoba, tym mniej wizytówek rozdaje.

Wizytówkę podajemy prawą ręką, bezpośrednio do ręki rozmówcy, niezależnie czy dana osoba stoi, czy siedzi – nie wolno jej kłaść na stół przed rozmówcą lub rzucać jak karty do gry. Po otrzymaniu wizytówki należy za nią podziękować, przez chwilkę na nią popatrzeć, przeczytać ją. Nie powinno się komentować wyglądu wizytówki ani pytać np. o telefon komórkowy jeśli na wizytówce nie został podany. Współcześnie dopuszcza się jednak życzliwe skomentowanie np. logo firmy czy staranności wykonania wizytówki.

Spotkanie służbowe

W trakcie spotkań służbowych dozwolone jest, aby wizytówkę odłożyć na stół, przy którym toczą się rozmowy lub schować. Najlepiej włożyć ją do swojego wizytownika; jeśli nie mamy wizytownika, kobieta może schować wizytówkę do torebki a mężczyzna do wewnętrznej kieszeni marynarki (nigdy do kieszeni w spodniach czy portfela, choć czasami obserwuje się takie zachowania). Elegancki wizytownik powinien być wykonany ze skóry lub lekkiego metalu i pomieścić 20-30 kart; ze względów praktycznych warto, aby miał dwie kieszenie – na wizytówki własne i otrzymane.

W trakcie spotkań grupowych, targów, konferencji zwykle otrzymujemy kilka nowych wizytówek. Otrzymane wizytówki warto opisać, np. dopisując kiedy i przy jakiej okazji zostały nam wręczone: 29.11.2009 „Andrzejki Dermatologiczne”. To ułatwi później dokładne przypomnienie sobie okoliczności i osoby, która przekazała nam wizytówkę.

Wiele firm stosuje wizytówki imienne tylko dla pracowników wyższego szczebla, pozostali pracownicy mają tylko wizytówki ogólne, z danymi firmy. Można na nich dopisać swoje nazwisko i numer służbowego telefonu, to ułatwi odnowienie kontaktu. Informacje wpisujemy odręcznie, podczas wręczania, nie wcześniej.

Warto wspomnieć o wizytówkach elektronicznych, automatycznie dołączanych do e-maili. To wygodna forma przypominania swoich służbowych danych. Tu zwykle, poza imieniem, nazwiskiem, stanowiskiem, nazwą firmy podaje się numer telefonu, faksu i adres internetowy - niektóre firmy mają obowiązek podać też pełen adres siedziby oraz dane takie,jak swój numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, NIP, Regon i wysokość kapitału zakładowego, a także klauzulę poufności e-maili.

Podobne artykuły:


Dorota Partyka

Dalej

x

8 komentarzy

Nie udało się dodać komentarza, spróbuj ponownie za chwilę

Komentarz powinien być dłuższy niż 5 znaków

Prosze wprowadzić prawidłowy adres e-mail

Nick powinien być dłuższy niż 4 znaki

  • Karolina Karolina

    mnie się wydaje, że warto stawiać na bardziej nowoczesną formę wizytówek, jakąś fakturę, grafikę mocno dopasowaną do naszej działalności a nie tylko taką, którą akurat mieli w szablonach i łatwo było ją przerobić pod naszą nazwę, u nas wizytówki robili ludzie z cardon- solidne, plastikowe, bardzo ciekawe więc przyciągają wzrok i wyróżniają firmę na tle konkurencji

    2016-11-13 22:02:08

    Oceniono 0 razy

    x

    Odpisz na ten komentarz

  • Paweł Paweł

    jeden tekst przeczy drugiemuhttp://manager.nf.pl/jak-powinna-wygladac-profesjonalna-wizytowka,,23715,1

    2014-01-16 15:53:46

    Oceniono 0 razy

    x

    Odpisz na ten komentarz

  • Artur Artur

    świetny artykuł

    2010-07-09 12:44:21

    Oceniono 0 razy

    x

    Odpisz na ten komentarz

  • Jerzy Jerzy

    majstersztyk!

    2010-07-09 15:05:48

    Oceniono 0 razy

    x

    Odpisz na ten komentarz

  • Łysa Łysa

    Jestem młodą dziennikarką, działam dla różnych mediów, wizytówkę mam kolorową na pierwszej stronie, dane prywatne również, bo taki fach. Po drugiej stronie mam czarnym tuszem na białym tle kawałek poematu po angielsku, który odzwierciedla moją osobowość. Czy to źle?

    2010-07-09 17:25:17

    Oceniono 0 razy

    x

    Odpisz na ten komentarz

  • Leszek Leszek

    Artykuł nie dość, że marny, porusza oczywiste kwestie, to jeszcze wprowadza czytelników w błąd podając nieprawdziwe informacje. Przekreślanie informacji na wizytówkach świadczy o braku dobrego tonu i lekceważeniu odbiorcy. Co to znaczy "dane zmieniły się niedawno"? tydzień, miesiąc, rok temu? Wizytówka świadczy o właścicielu. Jak jest niechlujna, to i właściciel jest odbierany jako niechluj. Dziś druk wizytówek to wydatek groszowy. Należy zadbać, by wizytówka była profesjonalna, czysta i nie zawierała przekreśleń. Nie mam sumienia dalej pastwić się nad artykułem i Autorką... Pozdrawiam Leszek Leopold

    2010-07-09 22:52:02

    Oceniono 0 razy

    x

    Odpisz na ten komentarz

  • Zofia Zofia

    Artykuł bardzo mi się podoba, informacje są przydatne. Podobnie ujmuja temat najlepsze podręczniki savoir-vivre.

    2010-07-13 20:53:07

    Oceniono 0 razy

    x

    Odpisz na ten komentarz

  • iryd iryd

    Bardzo cenny artykuł, szczególnie dla osób, które zaczynają swoje życie w świecie wizytówek. Gratuluję autorce. Pierwotnie chciałem odnieść się do napastliwego komentarza Pana Leszka Leopolda, jednakże odpowiedź na tego typu komentarze jest poniżej godności...

    2010-07-14 18:20:25

    Oceniono 0 razy

    x

    Odpisz na ten komentarz