Istotą każdego wdrożenia jest zmiana

Istotą każdego wdrożenia jest zmiana Fotolia

Organizacje zmęczone ilością wymogów, źle przydzielonych i zrealizowanych zadań, przegranych przetargów czy utraconych szans sprzedażowych, lekarstwa szukają we wdrażaniu metod, mających usprawnić i ustrukturyzować codzienną pracę ich zespołów.

Odpowiedzią na to, bardzo często staje się – podejście projektowe.

Z problemami tego rodzaju borykają się zarówno duże, międzynarodowe firmy jak i te, stojące u progu bycia korporacją. Zarządzanie projektami utożsamiają ze znalezieniem równowagi między podejściem elastycznym i zdyscyplinowanym.

Diagnoza

W większości przypadków wdrożenie podejścia projektowego, nie stanowi recepty na całe zło. Są jednak organizacje, które tak właśnie traktują ową metodykę. Jakkolwiek do tego nie podejdziemy, jest to zmiana jak każda inna i wymaga nie tylko specjalistycznej wiedzy o danej metodyce, ale i konsekwencji w zarządzeniu nadchodzącymi zmianami. Jak zatem skorzystać z tego w skuteczny sposób?

Metodyka

Chociaż prawie każda dyscyplina, czy branża sympatyzuje z określonym sposobem prowadzenia projektów, należy pamiętać, że wszystkie te metodyki, w mniejszym bądź większym stopniu stanowią wzajemnie swoje hybrydy. Dziedziną najsilniej wspartą opracowanymi sposobami prowadzenia projektów, jest branża IT, gdzie podpisany w 2001 roku Manifest Agile, przewidział aż 7 tzw. „zwinnych metod” tworzenia oprogramowania. I tak jak wspomniano wyżej, część z nich sięga po inne, dostępne dotychczas rozwiązania z dziedziny zarządzania (np. SCRUM czerpie z LEAN MANAGEMENT), a z kolei elementy pozostałych, z powodzeniem stosowane są poza IT. Istnieją również metodyki bardziej uniwersalne i powszechnie wdrażanie, jak chociażby: MPBok, Prince 2, czy dużo mniejsze typu A3. Tak czy inaczej, wszystkie sprowadzają się do ogółu zasad (mniej lub bardziej wymagających), które nakreślają uczestnikom procesu, w jaki ustrukturyzowany sposób wykonać dane zadania.

Poza indywidualnymi preferencjami w zakresie zarządzania projektami, organizacje chcące doskonalić swoje procesy, powinny zwrócić uwagę przede wszystkim na dwa aspekty:

  • CZAS TRWANIA (nie jest wskazane żeby projekty trwały zbyt długo, tj. więcej niż 3 miesiące), oraz
  • KONCENTRACJA (pracownicy zaangażowani w prace zespołu, powinni udzielać się w maksymalnie jednym projekcie).

Realizacja

Gdy zdecydujemy, które z rozwiązań projektowych najbardziej pasuje do naszej organizacji, jesteśmy zaledwie na początku drogi do sukcesu. Doświadczenia z wdrożeniami, potwierdzają, że powodzenie zmiany zależy w 30 proc. od narzędzi (tu: wybór metodyki i jej poznanie), a 70 proc. od postaw ludzi (tu: zaangażowanie liderów i ich pracowników). Powodzenie implementacji wybranego podejścia projektowego, jak każda inna modyfikacja kultury organizacyjnej firmy, będzie zależna od umiejętności zarządzenia zmianą przez liderów. Nie należy się tego jednak obawiać.

Podobne artykuły:

Zmiana to zawsze szansa na rozwój i krok do przodu. Mało tego, można się do tego przygotować, a część zagadnień nawet wytrenować (5 filarów zarządzania zmianą: właścicielstwo procesowe, zmiana rozwiązuje problemy pracowników, edukacja, pokazywanie korzyści, pielęgnowanie zmiany). Najważniejsze jest jednak, bez względu na to czego wdrożenie dotyczy – odpowiednie, kompleksowe zaangażowanie pracowników w proces testowania, implementacji i utrzymania. To co natomiast stanowi duże zagrożenie i znacząco wpłynie na powodzenie każdego, nawet najbardziej obiecującego projektu, to nieprawidłowo zdefiniowane motywy/cele, nieprzygotowane zespoły, brak planu i konsekwencji w działaniu.

Profilaktyka

Jeżeli zarządzanie poprzez projekty ma stać się w organizacji standardem, to już na wstępie trzeba sobie uczciwie powiedzieć, że nie ma miejsca na elastyczne do nich podejście. Standard rządzi się swoimi prawami. Wszelkie odstępstwa w tym zakresie sprawią, że pod przykrywką modnego, postępowego sloganu, wrócimy do starych nawyków, trawiących niegdyś naszą firmę. 

Compass & Partners Dawid Pyszniak