Jak dobrze przeprowadzić zebranie?

Jak dobrze przeprowadzić zebranie? Fotolia

Zebrania są niezbędnym elementem naszej pracy, okazją do wypracowania wspólnego stanowiska, podsumowania czy zaplanowania działań. Niestety często uważane są za marnotrawstwo czasu. Jak zatem je poprowadzić, aby były efektywne?

Oto kilka wskazówek, pomagających w efektywnym prowadzeniu zebrań…

Określ cel

Po pierwsze – najważniejsze, aby jasno określić sobie cel spotkania i podzielić się nim z uczestnikami. Dzięki temu, każdy będzie miał pełną jasność, dlaczego poświęca swój czas i co powinno być efektem zebrania. Cel pomoże także uczestnikom określić, w jaki sposób powinni przygotować się do spotkania.

Podobne artykuły:

Lista tematów

Po drugie – agenda, czyli lista tematów, które powinny zostać poruszone podczas zebrania – pomoże nam uporządkować spotkanie. Warto nadać priorytet poszczególnym zagadnieniom i ułożyć je od najważniejszego do najmniej istotnego, dzięki temu unikniemy sytuacji, w której zabraknie nam czasu na poruszenie kluczowych kwestii. Ponadto, jeśli w grupie uczestników mamy osoby specjalizujące się w tematach będących na naszej liście, zaproponujmy, aby to one omówiły dany punkt – dzięki temu zaangażujemy zespół oraz skorzystamy z informacji z tzw. pierwszej ręki.

Kto, gdzie i kiedy?

Po trzecie – lista uczestników, miejsce i termin zebrania. Upewnij się, że wszystkie osoby, na których obecności ci zależy, będą mogły uczestniczyć w zaplanowanym zebraniu. Zadbaj o salę, tak aby nikt nie przeszkadzał wam w trakcie spotkania, dzięki temu będziecie mogli w stu procentach poświęcić się omawianym kwestiom.

Czas spotkania

Po czwarte – realistycznie określ czas spotkania i poinformuj o nim uczestników. Z jednej strony zapewni to komfort poruszenia wszystkich zaplanowanych tematów, z drugiej zaś pozwoli zdyscyplinować przebieg spotkania.

Ustal zasady

Po piąte – ustal zasady spotkania, takie jak: osoba prowadząca, osoba protokołująca przebieg zebrania czy kolejność wypowiedzi. Poinformuj o tym, czy podczas spotkania dopuszczasz zadawanie pytań, czy przewidujesz taką część dopiero pod koniec zebrania. Określ, w jaki sposób będą podejmowane decyzje (np. przez głosowanie).

Dyscyplina

Po szóste – dyscyplina. Nawet w przypadku spotkań w luźnej i partnerskiej atmosferze warto pilnować realizacji założonego planu. Zdarza się, że uczestnicy zbyt daleko odchodzą od tematów, które były przedmiotem rozmowy, wówczas należy pokierować dyskusję we właściwą stronę (np. „wracając do tematu…”, „przechodząc do sedna sprawy…”). Prowadzący powinni także nadawać tempo spotkania, podsumowywać jego poszczególne etapy czy też punkty z agendy, by móc przejść do kolejnych tematów.

Podsumowanie

Po siódme – postanowienia końcowe. Istotne jest, aby na koniec, w kilku zdaniach podsumować ustalenia, które zrodziły się podczas zebrania. Jeśli zapadły decyzje dotyczące realizacji pewnych zadań, należy przypisać do nich osoby za to odpowiedzialne oraz terminy, tzw. deadline’y. Podsumowanie pozwoli także zdiagnozować czy udało nam się zrealizować cel zebrania.

Napisz raport

Po ósme – raport ze spotkania. To bardzo ważne, aby wszystkie ustalenia zostały spisane w jednym miejscu. Takie pisemne podsumowanie wysłane do wszystkich uczestników pozwoli uniknąć rozbieżności w interpretacji ustaleń oraz odpowiedzialności. Dokument będzie punktem wyjścia do rozliczenia powierzonych poszczególnym osobom zadań.

Pamiętaj o tym podczas zebrania

Garstka rad na koniec… Prowadząc spotkanie mów głośno i wyraźnie. Pamiętaj, aby nie mówić monotonnie – zmieniaj tempo i intonację, wykorzystuj pauzę. Kiedy mówisz za wolno, możesz znudzić uczestników, a kiedy się śpieszysz zrobisz wrażenie nieprzygotowanego lub zdenerwowanego. Pamiętaj także, że słuchacze nie potrafią skupić uwagi dłużej niż na 7 minut! Zadawaj więc pytania retoryczne, dzięki nim uczestnicy zebrania zastanowią się nad poruszanym tematem. Jeśli formuła twojego spotkania przewiduje dyskusję, zachęcaj innych do rozmowy i wyrażania swoich opinii.

Powodzenia!

to do PR Agnieszka Nowak-Kozicka

Dalej

x

1 komentarz

Nie udało się dodać komentarza, spróbuj ponownie za chwilę

Komentarz powinien być dłuższy niż 5 znaków

Prosze wprowadzić prawidłowy adres e-mail

Nick powinien być dłuższy niż 4 znaki

  • Marcin Marcin

    Ja osobiście zawsze uważam, że takie spotkania sa potrzebne. Szef może wyczuć nastroje w zespole, których nie odczuje na co dzień. I jest to jakieś oderwanie się. Agenda jest koniecznie potrzebna, choć trzeba zastnanowić się, które punkty mogłyby zostać wyrzucone, gdyby pracownicy poruszyli temat, którego nie nie przewidział a jest ważny. Sam niedawno ugryzłem ten temat dodając też 12 dobrych praktyk, które mogłyby ubogacić takie spotkanie. http://businesslifemanual.pl/jak-zamienic-nudne-spotkanie-zespolu-w-inspirujace-wydarzenie/ I wspólne ustalenie "etykiety" spotkań to też fajna praktyka.

    2018-01-02 19:16:23

    Oceniono 0 razy

    x

    Odpisz na ten komentarz