Jak nie zginąć wśród tłumu kandydatów?

Jak nie zginąć wśród tłumu kandydatów? www.fotolia.pl

O tym, jak dobrze przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej oraz na co zwrócić uwagę w jej trakcie opowiada Małgorzata Machnik, pracownik firmy Alexander Mann Solutions Poland sp. z o.o.

Chyba każda osoba, która aplikuje na nowe stanowisko zgodzi się ze stwierdzeniem, że nie zależy jej tylko na wywarciu dobrego wrażenia, ale na tym, żeby wyróżnić się na tle innych, zostać zapamiętaną w jak najbardziej pozytywny sposób, a w konsekwencji zostać zatrudnioną. Nie wystarczy, bowiem tylko automatycznie i profesjonalnie, niemalże bezosobowo, odpowiadać na pytania rekrutera. Rozmowa kwalifikacyjna to nie przesłuchanie czy przepytywanie pod tablicą, a właśnie rozmowa.

Kontakt telefoniczny

Pierwszym kontaktem kandydata z firmą, do której aplikuje, jest najczęściej rozmowa telefoniczna, na podstawie której rekruter wyciąga pierwsze wnioski na temat jego umiejętności interpersonalnych. Dlatego też warto zastanowić się nad metodami autoprezentacji właśnie w czasie tej rozmowy, której celem jest wyselekcjonowanie najlepszych kandydatów na rozmowę kwalifikacyjną w firmie lub Assessment Centre. Przy tej okazji nie można pominąć pewnego rodzaju presji na samym rekruterze, gdyż w dużej mierze na podstawie właśnie tej rozmowy, decyduje o zaproszeniu kandydata na rozmowę z przedstawicielami firmy. Stąd tak duży nacisk na umiejętności interpersonalne kandydata.

Niejeden z kandydatów zada sobie pytanie – jak zaprezentować takie umiejętności i nawiązać pozytywną relację w czasie rozmowy kwalifikacyjnej? Przecież to tylko rozmowa telefoniczna, w której nie można ukazać swojej osobowości i sposobu bycia. Nic bardziej mylnego. Po drugiej stronie znajduje się osoba, której nie zależy tylko na tym, aby przepytać kandydata z wiedzy o firmie i potwierdzić jego kompetencje zawodowe, ale taka, która zdecydowanie chce go bliżej poznać jako człowieka. Oczywiście należy się zgodzić z tym, że ten rodzaj rozmów kwalifikacyjnych może w pewnym stopniu utrudnić kandydatowi zaprezentowanie się jako komunikatywnej osoby, a przez to prowadzić do pewnych mylnych założeń ze strony rekrutera. Niemniej jednak, oprócz tak ważnych elementów skutecznej komunikacji, jak mowa ciała, pozostaje jeszcze równie ważne narzędzie autoprezentacji, jak intonacja. W rozmowach przez telefon to sprawa kluczowa i wystarczy zdać sobie sprawę z jej mocy, żeby pewniej się poczuć i nawiązać pozytywną relację z rekruterem. Warto również podkreślić rolę uśmiechu w czasie rozmowy, (co ciekawe, warto się uśmiechać nawet „na odległość”) oraz wskazywania tonem głosu na swój entuzjazm. Oczywiście u niektórych może pojawić się obawa, że rozmowa kwalifikacyjna jest na tyle formalnym wydarzeniem, że nie wypada pokazywać swojego entuzjazmu czy się śmiać. Jednakże, kolejny raz trzeba wyraźnie powiedzieć – nic bardziej mylnego, wszystkie te elementy będą sprzyjać tworzeniu miłej atmosfery i zaprezentowaniu siebie jako osoby nie tylko kompetentnej, ale także przyjaznej i komunikatywnej. Kolejnym interesującym krokiem kandydata może być zapamiętanie imienia osoby, która z nami przeprowadza rozmowę i zdobycie się na odwagę i użycie go w trakcie rozmowy czy już pod jej koniec, na pożegnanie.

Komunikacja

A teraz, wracając do komunikowania się z rekruterem, warto wspomnieć o tak, wydawałoby się, drobnym szczególe, jak przytakiwanie. Pozwala to rekruterowi dostrzec, że rozmówca potrafi aktywnie słuchać, co, bądź co bądź, również jest istotną umiejętnością. Nie ma nic gorszego niż kompletne milczenie po drugiej stronie, kiedy nie słychać nawet oddechu kandydata.

Przeciwieństwem ciszy i automatycznie wypowiadanych wypowiedzi będzie kolejny typ kandydatów, czyli takich, którzy ekspansywnie próbują „zawładnąć” rozmową. Wchodzenie w słowo rekrutera, przerywanie, przechwalanie się osiągnięciami, odpowiadanie pytaniem na pytanie z pewnością nie pomogą kandydatowi pozytywnie wyróżnić się na tle innych. Nie powinno się błędnie zakładać, że tego typu nadmierna pewność siebie może być przez kogoś dobrze odebrana. I nie chodzi tu już tylko o rozmowę kwalifikacyjną.

Zmieniając temat, nie samymi umiejętnościami interpersonalnymi zabłyśnie kandydat. Bardzo ważnym elementem rozmowy jest sama treść wypowiedzi i jej struktura, co powinno również wynikać z porządnego przygotowania się do rozmowy.

Przyszły pracodawca

Jednym ze sposobów wyróżnienia się na tle kandydatów w odpowiedzi na pytania motywacyjne jest zaprezentowanie swojej wiedzy na temat firmy, do której się aplikuje. Wcale nie wystarczy podać najważniejszych informacji, które rzucają się w oczy każdemu, kto odwiedza stronę internetową organizacji. Porządny research i konkretne informacje, takie jak chociażby najnowsze projekty firmy, działalność w ramach CSR czy porównanie firmy do jej konkurentów, na pewno nie pozostawią rekrutera obojętnym. Wystarczy tylko pomyśleć o tym, ile razy musi wysłuchiwać, że firma XYZ jest liderem w swojej branży, została założona w X roku itd. Jeżeli firma chlubi się swoim przywiązaniem do pewnych wartości, również warto się do nich odnieść, podkreślając równocześnie fakt, że się je współdzieli.

W wypowiedzi na temat znajomości firmy/branży, oprócz ogólnodostępnych informacji, dobrze jest się również skupić na tym, co osobiście w niej ujmuje kandydata i jak wpisuje się to w jego plany zawodowe. Na pewno większe szanse będzie mieć kandydat, którego plany wiążą się z rozwojem kariery w ramach danego przedsiębiorstwa niż taki, którego plany zupełnie nie pokrywają się z przedsiębiorstwem.

Podobne rady odnoszą się do przygotowania odpowiedzi na pytanie dotyczące motywacji do rozpoczęcia pracy na danym stanowisku. Na pewno przyda się wiedza na jego temat, pochodząca zarówno z opisu oferty jak i własnego researchu na temat podobnych ról. Warto również rozważyć, która z funkcji nowej roli wydaje się najatrakcyjniejsza i odnaleźć w swoim doświadczeniu jak najwięcej z nią powiązań. Nawet, jeśli nie pracowało się na danym stanowisku sensu stricto, to można spróbować dostrzec pewne uniwersalne umiejętności, które pomogą się w nim odnaleźć. Podążając tym tropem powinno się również rozważyć ewentualne wyzwania wynikające z nowej roli.

Wracając do samej struktury wypowiedzi, trzeba narzucić na siebie pewną samodyscyplinę i nie popadać w ekstrema, czyli zdawkowe, bardzo ogólne wypowiedzi lub za długie, które zawierają zbyt dużo szczegółów. Oczywiście może to wynikać z ewentualnego stresu kandydata, ale należy pamiętać, że nie każdy szczegół danej sytuacji jest istotny i przed rozpoczęciem wypowiedzi warto krótko zastanowić się nad tym, co chce się przekazać. Należy skupiać się na faktach i konkretnych sytuacjach, a tym samym zostawić rekruterowi pole do interpretacji. Co prawda ma to największe doniesienie do pytań kompetencyjnych, ale można czerpać z tej porady również w przypadku innych pytań.

Im kandydat mniej odporny na stres tym większe faux pas może popełnić. Dlatego, jeśli chodzi o potencjalnie ryzykowane momenty rozmowy kwalifikacyjnej, również i na nie warto się wcześniej przygotować.

Cechy charakteru

Jak powszechnie wiadomo, dla większości osób pytanie dotyczące opisania siebie, swoich słabych i mocnych stron czy też tego, co ich odróżnia od reszty kandydatów, wydaje się najtrudniejsze, co niesie ze sobą dosyć spore ryzyko zaprezentowania się, jako osoba albo zbyt pewna siebie albo nieśmiała i niekompetentna. Zapewne żaden kandydat nie chciałby zostać w ten sposób odebrany, dlatego też wiele osób zadaje sobie pytanie, jak opowiadać o swoich cechach charakteru.

Wydaje się, że najlepszym na to sposobem będzie trzymanie się konkretnych faktów, danych i sytuacji zawodowych, z którymi kandydat miał do czynienia. Podawanie tak ogólnych cech, jak bycie zaradnym, pracowitym czy inteligentnym, nic nie powie rekruterowi, bo aż ciśnie się na usta pytanie „czy może Pani/Pan poprzeć to jakimś przykładem?”. Dlatego właśnie opowiadając o sobie i swoich doświadczeniach, warto robić to w sposób precyzyjny, wspominając o swoich osiągnięciach i konkretnych sytuacjach zawodowych.

Jeśli chodzi o pytanie o swoje wady, wcale nie trzeba się bać o nich wspominać. Bezpieczną strategią, którą można przyjąć, jest opowiadanie o nich w taki sposób, że stworzymy z nich nasze zalety i pokażemy, że pomimo faktu, że je posiadamy, potrafimy nad nimi skutecznie pracować.

Plany zawodowe

Drugim potencjalnie ryzykownym pytaniem jest pytanie o plany zawodowe, zwłaszcza dla osób, które w danym momencie nie mają ich jeszcze sprecyzowanych. Mimo, że może wydawać się to dosyć trudne, bo rzeczywiście niby skąd możemy wiedzieć, co zdarzy się za rok, a co dopiero w przeciągu pięciu lat, to warto mieć pojęcie, jak możemy kierować swoją karierą, jakie stanowiska znajdują się wyżej w strukturach firmy, jakie umiejętności są potrzebne żeby awansować i jak można je zdobyć.

Kończąc już identyfikowanie potencjalnie groźnych pytań padających na rozmowie kwalifikacyjnej, trzeba wspomnieć o przewidywaniach a propos wynagrodzenia na danym stanowisku. Nie trzeba tu chyba nikomu przypominać, że nie można przesadzić ze swoimi oczekiwaniami. Bezpiecznie można zapytać, ile firma przewiduje wynagrodzenia, a później się do tego odpowiednio ustosunkować.

Jak można zauważyć, rozmowa kwalifikacyjna obfituje w okazje i środki do jak najbardziej pozytywnego zaprezentowania się kandydata. Zainwestowanie swojego czasu w porządne przygotowanie (research, dokładna analiza swoich cech i poprzednich doświadczeń, z uwzględnieniem ewentualnych luk w CV) powinno się prędzej czy później opłacić. Oprócz tego, nie można przestać wspominać o tym, że każdy z nas jest inny i trzeba podkreślać swoją unikatowość poprzez swoją pasję, motywację, cechy osobowości, czy też ciekawe historie stojące za decyzjami o podążaniu daną ścieżką kariery. Stawiajmy na swoją wyjątkowość i nie pozwólmy dać się zginąć w tłumie aplikujących.


Małgorzata Machnik,
Alexander Mann Solutions Poland sp. z o.o.

Alexander Mann Solutions Małgorzata Machnik