Jak przygotować się do rozmowy telefonicznej?

Jak przygotować się do rozmowy telefonicznej? nf.pl

Pracując w środowisku korporacyjnym, często komunikujemy się ze współpracownikami zlokalizowanymi w innych miastach, krajach czy wręcz na innych kontynentach.

Brak możliwości fizycznego podejścia i porozmawiania twarzą w twarz wymusza  wymianę wiadomości na odległość. Jedną z popularnych form jest rozmowa telefoniczna, która umożliwia przekazywanie nie tylko treści, ale i komunikatów  niewerbalnych, które niosą ze sobą dodatkowe informacje.

Jakie należy zatem podjąć kroki, aby nasza komunikacja zdalna była skuteczna? Czy w ogóle jest coś, co warto rozważyć? Część osób uważa, że nie muszą przygotowywać się do rozmów, ponieważ nic ich nie zaskoczy. Sądzę, że najwłaściwsze podejście do takiej formy komunikacji powinno być uwarunkowane przez czynniki określające konkretną rozmowę.

Podczas rozmów jest wiele obszarów do zaadresowania. Pierwszym krokiem do odpowiedniego i najkorzystniejszego wykorzystania czasu spedzonego na telekonferencji jest ustalenie swojej roli. Czy będę prowadzącym, czynnym uczestnikiem, a może biernym odbiorcą? Każda z możliwości niesie ze sobą inny zestaw obowiązków i wymaganych działań. Wydaje się, że opcja pierwsza oraz druga jest najciekawsza, jako że pociąga za sobą dodatkowe czynności, o których warto pomyśleć wcześniej.

Jedym z bardziej oczywistych aspektów do rozważenia jest sam temat rozmowy. Czy wiemy, o czym będzie mowa? Czy znamy potencjalne pytania, które mogą zostać zadane? Czy wiemy, jakie pytania warto zadać? Czego chcemy się dowiedzieć, a co przekazać? Kluczowym elementem pomyślnego przeprowadzenia rozmowy jest dokładne poznanie tematu i odpowiedzenie sobie wcześniej na powyższe pytania. Jednym z użytecznych tricków jest spisanie potencjalnych pytań i odpowiedzi, chociażby w formie haseł tak, aby w trakcie rozmowy móc na spokojnie zaprezentować się z jak najkorzystniejszej strony. Pamiętajmy, że takie skuteczne poprowadzenie spotkania jest jednym z elementów, które tworzą naszą osobistą markę. Dodatkowo, jeżeli rozmowa będzie odbywać się w języku obcym, wcześniejsze sprawdzenie i spisanie kluczowych słów oraz zagadnień jest dobrym pomysłem – unikniemy w ten sposób panicznego sprawdzania ich w słowniku.

Innym, często pomijanym, a jednocześnie niezwykle istotnym przy planowaniu rozmów telefonicznych aspektem, są odbiorcy. Kto będzie brał udział w rozmowie? Warto rozważyć poziom zaszeregowania takich osób w organizacji. Czy są przyzwyczajone do uczestnictwa w tego typu debatach? Jak duża będzie to grupa? Czy każdy będzie miał możliwość wypowiedzenia się? Czy linie będą wyciszone? Czy rozmówcy będą wywoływani do wypowiedzi, a może tylko jedna osoba będzie przewodzić rozmowie? Wcześniejsze przemyślenie odpowiedzi na powyższe pytania pozwoli nam na lepsze przygotowanie treści i formy przekazywanych informacji.

Mówiąc o aspekcie ludzkim, warto wspomnnieć o mniej oczywistej kwestii, jaką są różnice kulturowe, które mogą się pojawić w międzynarodowym środowisku. Warto rozeznać się wcześniej z jakich kultur wywodzą się uczestnicy, tak by odbiór przekazu był jednolity. Przykładowo, dla Brytyjczyka sformułowanie „I would suggest” będzie oznaczać nakaz wykonania polecenia, a nie delikatną sugestię, jak Polacy mogliby to zrozumieć. Co również bywa zaskakujące, w kulturze hinduskiej zdarza się, że osoby unikają przyznawania się do niewiedzy, co będzie skutkować niepoprawnym wykonywaniem zadań, niestosowaniem się do obowiązujących polityk czy całkowitym zaniechaniem wykonywanych obowiązków. Coraz więcej osób współpracujących w międzynarodowych przedsiębiorstwach wypracowuje swój uniwersalny język komunikacji, tak by każdy odbiorca zrozumiał komunikat w zamierzony przez nadawcę sposób.

Kolenym aspektem wartym uwagi jest technologia, z której zamierza się skorzystać. Coraz więcej firm korzysta z internetowych połączeń zamiast standardowych linii telefonicznych, umożliwiając pracę spoza biura. Dzieki temu część osób może wgrywać się na konferencje z domu, bądź innych miejsc, gdzie prędkość przesyłu danych jest niska. Może to skutkować słabą jakością połączenia, rozłączaniem i koniecznością ponownego wgywania się. Ciągłe powtarzanie informacji będzie uciążliwe oraz niepotrzebnie przedłuży rozmowę. Pozostali uczestnicy przestaną być wystarczająco uważni, przez co część komunikacji zostanie stracona. Dodatkowym aspektem jest wcześniejsze przygotowanie materiałów wizualnych, wykorzystywanych podczas rozmowy. Warto upewnić się, że wszyscy otrzymali materiały bądź linki, z których są w stanie skorzystać.

Po przeprowadzeniu rozmowy dobym pomysłem będzie wysłanie szczegółowego podsumowania drogą elektroniczną.  Umożliwi to upewnienie się, że każdy z odbiorców jest zapoznany z wymaganymi informacjami. Pozwoli to również odbiorcom na zadanie dodatkowych pytań i wyjaśnienie wszelkich wątpliwości. Taka komunikacja powinna być wysłana najszybciej jak to możliwe, póki temat jest wciąż żywy w pamięci wszystkich zaangażowanych osób. Jeżeli temat jest niezwykle ważny, dobym rozwiązaniem będzie również poproszenie odbiorców o potwierdzenie zapoznania się i zrozumienia. Dodatkowo, gdy nadejdzie czas odświeżenia sprawy, łatwiej będzie odnieść się do poprzednich ustaleń, jeśli będą one spisane.

Kwestia właściwego przygotowywania się do rozmów telefonicznych może sprawiać wrażenie błahej i nieistotnej, lecz po głebszym zastanowieniu łatwo dostrzec możliwości i konsewencje, jakie niesie za sobą właściwe ich przeprowadzanie. Warto mieć w pamięci, że podczas takich ‘spotkań’, często są obecne osoby piastujące wysokie stanowiska, które często zwracają uwagę na takie aspekty. Wywarcie korzystnego wrażenia może zaprocentować w późniejszym czasie. Jest to całkowicie zrozumiałe, że prowadząc swoją pierwszą konferencję telefoniczną, ilość zadań do wykonania wcześniej może wydawać się trudna i zajmująca dużo czasu, jednak w miarę zdobywania doświadczenia i umiejętności, stanie się to łatwe, przyjemne i efektywne.