Jak zostać mistrzem prezentacji

Jak zostać mistrzem prezentacji olly - Fotolia

Guy Kawasaki ukuł zasadę „10/20/30”. Rozwija się ona do: 10 slajdów, 20 minut, tekst na slajdzie nie mniejszy niż 30 punktów. Jeśli nie potrafisz czegoś wyjaśnić w 20 minut, nie odrobiłeś pracy domowej.

Pamiętam jedną z najgorszych prezentacji, na której musiałem wysiedzieć. Wygłaszana przez prezesa firmy, w której wtedy pracowałem, trwała niemal dwie godziny. Była nudna jak flaki z olejem, slajdy wypełnione kolumnami cyfr, które prelegent omawiał po kolei. Celem prezentacji było pokazanie jasnej przyszłości, jaką firma ma przed sobą, ale pamiętam, że jedyną myślą, jaką miałem pod koniec, było „zabijcie mnie, nie zniosę już więcej slajdów!” Dziś już tam nie pracuję. Ale tamto traumatyczne przeżycie dało mi – wbrew pozorom – kilka niezłych lekcji. Nauczyłem się na przykład, że im wyżej ktoś stoi na drabinie korporacyjnej, tym dłużej może pozwolić sobie na zanudzanie odbiorców. Prezentacja praktykanta zamknie się w 15 minutach, podczas gdy prezes firmy potrafi – niczym Fidel Castro za najlepszych czasów – testować wytrzymałość swoich podwładnych przez dwie godziny i więcej.

Jeśli nie chcesz, żeby kiedyś tak wspominano twoje prezentacje, naucz się je robić lepiej. Czyli jak? 

W każdej książce o wygłaszaniu dobrej prezentacji znajdziesz truizm: do dobrej prezentacji trzeba się przygotować. Jasne, wszyscy to wiemy. Problemem jest motywacja. Po czym poznać, że prezentacja została wygłoszona dobrze? Że poświęciłeś wystarczająco dużo czasu na jej przygotowanie? Czy do 15-minutowej prezentacji na zebraniu działu trzeba się przygotowywać przez godzinę czy dłużej? A może wystarczy powtórzyć sobie, co masz do powiedzenia, w drodze na zebranie? Taki relatywizm plus nasz zajęty kalendarz prowadzi do jednego: minimalizujemy czas poświęcony na przygotowanie i jeśli nikt nam nie powie, że nawaliliśmy, jesteśmy zadowoleni. Prawda jest taka, że ludzie są uprzejmi i w większości przypadków nic nam nie powiedzą. Albo są podwładnymi – w tym przypadku też będą milczeć. Jestem pewien, że prezes, o którym napisałem we wstępie, jest zadowolony ze swoich prezentacji. Dla mnie to była trauma.

Czym są twoje prezentacje dla twoich kolegów i podwładnych?

Jak rozwiązać problem motywacyjny? Bardzo prosto. Ustal sobie cel: każda (ale naprawdę, każda) prezentacja jest zrobiona dobrze, jeśli skończy się owacją na stojąco. Poważnie. Raczej nie osiągniesz celu za każdym razem (mnie udaje się osiągnąć go w jakichś 10 proc. przypadków), ale jeśli podczas przygotowania prezentacji będziesz myślał o reakcji widowni, połowę sukcesu masz już w kieszeni.

Jeśli wszystko, co masz do powiedzenia, jest zawarte na slajdach, najlepszym sposobem na zdobycie owacji na stojąco jest rozdanie tych slajdów i podziękowanie za uwagę. Ludzie będą ci wdzięczni za to, że nie marnujesz ich czasu.

Jeśli jednak zamierzasz wygłosić prezentację, upewnij się, że jej wysłuchanie przyniesie ludziom więcej korzyści niż tylko przeczytanie tego, co wyświetlasz na rzutniku. Projektuj slajdy tak, by nie absorbowały uwagi, nie odciągały jej od ciebie. Najgorsza widownia, do której możesz mówić, to taka, która cię nie słucha, bo jest zajęta czytaniem lub analizowaniem tego, co właśnie wyświetliłeś.

Prezenterzy, podobnie jak lekarze, też powinni mieć swoją przysięgę. Zaczynałaby się od słów „Po pierwsze: nie nudzić”. Cokolwiek masz do przekazania, pomyśl o swojej widowni i postaraj się to podać w atrakcyjnej formie. Guy Kawasaki, jeden z moich ulubionych mówców publicznych, ukuł zasadę „10/20/30”. Rozwija się ona do: 10 slajdów, 20 minut, tekst na slajdzie nie mniejszy niż 30 punktów. Jeśli nie potrafisz czegoś wyjaśnić w 20 minut, nie odrobiłeś pracy domowej. Oczywiście nie oznacza to, że nie możesz dawać 40-minutowych prezentacji. Upewnij się jednak, że twoja widownia to wytrzyma. I zaplanuj przerwy na oddech. Podawanie skondensowanej wiedzy przez 40 minut i więcej to prosta ścieżka do wyłączenia się odbiorców.

Podobne artykuły:

Marketing w Praktyce Paweł Tkaczyk