Konferencje prasowe - część I

Konferencje prasowe - część I Henk L / stock.xchng

Termin, miejsce, zaproszenia - wszystko musi być dopięte na ostatni guzik. Jak zorganizować konferencję prasową?

Jednym z wielu narzędzi pracowników PR i marketingu są spotkania z dziennikarzami. Spotkania, podczas których można zaprezentować produkt, przekazać bezpośrednio ważną informację lub po prostu zaznaczyć swoją obecność na rynku.

Konferencje prasowe - bo o nich mowa, mogą być okazją do profesjonalnego opowiedzenia o swojej misji i wizji, mogą... jednak często takie nie są.
Co gorsza - działania, które mają przynieść dobre publicity, nieudolnie zrealizowane, kształtują wizerunek organizatorów odmienny do zamierzonego. Co zatem robić?

Konferencja - ale po co?

Przede wszystkim musimy ustalić czy jest sens w ogóle organizować konferencję prasową - może lepszym rozwiązaniem byłoby przygotowanie kameralnego briefingu? Ważne są również nasze oczekiwania względem ewentualnych efektów - musimy ocenić, co chcemy osiągnąć poprzez organizację konferencji. Powinniśmy znać wartość naszego tematu. Szkoda byłoby zawracać głowę dziennikarzom urodzinami szefa - chyba, że są to 100 urodziny założyciela firmy, połączone z 70. rocznicą założenia przedsiębiorstwa - wtedy jak najbardziej. Fakt, że udostępniliśmy parking dla klientów jest niewątpliwie duży ułatwieniem w relacjach klient - firma, ale żeby od razu zwoływać połowę redaktorów poczytnych dzienników, to stanowczo za mało. Przerysowuję oczywiście przykłady, niemniej jednak warto wpierw zastanowić się: "czy mój temat jest na tyle wyjątkowy, iż skłoni do przybycia dziennikarzy, którzy zamieszczą z tego wydarzenia ciekawą relację?".

Podobne artykuły:



Ponadto sprawnie przygotowana konferencja prasowa to wydatki i kilkanaście dni przygotowań (no chyba że mamy kryzys, to konferencja zwoływana jest - w zależności od planu kryzysowego - natychmiast, inną kwestią są też konferencje w urzędach i podległych im agencjach). 

Termin

Jak już mamy temat konferencji - warto zawsze nadać konkretną nazwę wydarzeniu, w celu łatwiejszej identyfikacji zawartość merytorycznej - powinniśmy zadbać o wyznaczenie dogodnego terminu na jej realizację. Trzeba pamiętać, iż szczególnie w dużych aglomeracjach konferencji może być od kilku do kilkunastu dziennie, a nawet więcej. Dobrze zatem sprawdzić, czy w danym dniu nie ma zbyt wielu spotkań z dziennikarzami - co więcej, czy nie ma konferencji organizowanych przez firmy z naszej branży lub innych ważnych dla kraju (rządowych) - choć te najtrudniej przewidzieć.

Niektórzy twierdzą, iż najlepsze dni na organizowanie tego wyjątkowego spotkania z mediami to wtorek, środa i czwartek. Poniedziałek jest przedłużeniem weekendu, a piątek jego początkiem - zatem nie ma co liczyć na zbyt dużą atencję mediów. Cóż - praktyka pokazuje, iż nawet w niedzielę ciekawy temat może spowodować przybycie imponującej liczby gości.

Kiedy informujemy media o konferencji?

Patrząc wstecz na konferencje, które organizowałem lub nadzorowałem, to widzę, iż sprawdzał się model dwutygodniowy (czasem wystarcza 10 dni). 14 dni przed wydarzeniem informowałem media o imprezie (warto wcześniej mieć przygotowany i stale aktualizowany klucz prasowy), następnie przypominałem się na kilka dni przed samą konferencją. Uwaga - nie bądźmy zbyt namolni. Dziennikarze mają bardzo dużo pracy, jeżeli mimo ciekawego tematu konferencji będziemy wiercili przysłowiową dziurę w brzuchu, żeby Pani Redaktor lub Pan Redaktor na pewno się pojawili, to nie będą nas darzyli dużą sympatią. Zdarzyć się może, iż mimo stuprocentowego zapewnienia nie przyjdą bo....no właśnie to jest ryzyko konferencyjne. Czasem inne wydarzenie przyćmi start naszej kampanii. Musimy mieć tego świadomość. Należy w takiej sytuacji zadbać o dostarczenie dla wszystkich nieobecnych niezbędnych materiałów drogą pocztową lub elektroniczną (ale nie wysyłajmy nieczytelnego faksu!). Zawsze istnieje szansa, iż treści przez nas przekazane mogą zostać opublikowane.

Co dajemy mediom?

Będąc kilka linijek wyżej, poruszyłem temat materiałów prasowych. Pozwolę sobie zatem zatrzymać się na chwilę w tym miejscu i omówić szerzej temat "teczki prasowej". Z reguły funkcję teczki prasowej pełni teczka firmowa, w której zawarte są papierowe wersje prezentacji wyświetlanych podczas konferencji, informacja o zdarzeniu, plan stołu prezydialnego przy którym siedzą główni uczestnicy, gotowe propozycje notatek prasowych, czyste kartki, długopis (może być firmowy), elektroniczne wersje materiałów opisanych wcześniej oraz katalogi, broszury itp.

Warto zwrócić uwagę by teczka była solidna - zdarza się, iż duża ilość materiałów powoduje notoryczne rozrywanie się delikatnych "opakowań tekturowych", które wypełnione do granic zdrowego rozsądku stają się antywizytówką. Byłem kiedyś na profesjonalnie przygotowanej konferencji firmy z branży telekomunikacyjnej i do dziś pokazuję na szkoleniach otrzymaną tam teczkę. Teczkę, która jest pakowna, wytrzymała i do tego elegancka. Oczywiście nie kosztuje ona kilku groszy - zrozumiałym jest fakt, iż czasem chcemy oszczędzić kilkaset złotych na druku solidnej teczki, ale z drugiej strony, teczka to część naszej (CI) Całościowej Identyfikacji, więc może gdzie indziej warto przykręcić kurek?

Czego nie dajemy?

Nie jest obowiązkiem obdarowywanie dziennikarzy drogocennymi upominkami, które miałyby w domyśle pozyskać dodatkową przychylność. Część redakcji wprowadziła nawet zakaz przyjmowania jakichkolwiek prezentów, nawet tych symbolicznych. Swoją drogą, zamiast prezentu można przeznaczyć fundusze promocyjne na ładną teczkę. W niektórych przypadkach ofiarowanie drogiego prezentu byłoby nawet nie na miejscu. Przykład - Fundacja zbiera fundusze na szczytny cel, a w przy wyjściu goście otrzymują torby pełne gadżetów w postaci przenośnych pamięci (flash), odtwarzaczy mp3, wygrawerowanych wiecznych piór itp.

Czego jeszcze nie dajemy - otóż, nie dajemy niepełnych informacji (chyba, że dozowanie informacji jest częścią naszej strategii). Zakładając jednak, że chcemy przekazać jak najwięcej, postarajmy się by nasze materiały prasowe były kompletne. Postawmy się w sytuacji dziennikarza i medium, które reprezentuje. Zastanówmy się co byłoby nam potrzebne do stworzenia ciekawej informacji prasowej. Jeżeli jednak wchodzenie w czyjąś rolę nie jest naszą mocną stroną, po prostu spytajmy się znajomej żurnalistki lub redaktora - czego oczekują od materiałów konferencyjnych.

Jest takie miejsce...

Przygotowując konferencję prasową nie sposób ominąć tematu lokalizacji naszego wydarzenia. Planujmy tak, by w miarę możliwości dziennikarze i inni zaproszeni goście mieli łatwy dostęp do miejsca, w którym planujemy konferencję. Niektórzy decydują się na własną siedzibę. Są tego zarówno wady jak i zalety. Firma może być oddalona od centrum o wiele kilometrów, ba - nawet znajdować się pod miastem, a to już może (nie musi, ale warto rozważyć) stwarzać zagrożenie dużego spóźnienia się na konferencję lub o zgrozo, absencji niektórych dziennikarzy. Wiele firmy nie ma zbyt reprezentatywnych wnętrz i decyduje się na profesjonalną obsługę hoteli lub ośrodków konferencyjnych - jest to również wyjście. Możemy również skorzystać z usług agencji PR, ale nie dajmy się ponieść kreatywności niektórych specjalistów od tzw. eventów. Opisywane w prasie specjalistycznej konferencje w kopalniach lub innych trudno dostępnych miejscach przysporzyły tylko kłopotów swoim organizatorom. Dziennikarze przychodzą po konkretne informacje. Rzadziej by uczestniczyć w 3 godzinnym show.

Podsumowując

Organizując konferencję prasową zastanówmy się nad:

    • Celem/ planowaniem - po co? w jakim celu?
    • Tematem konferencji - przekazuję tylko ważne informacje.
    • Miejscem - u siebie? w hotelu? jak wygląda dostępność dla gości?
    • Terminem - czy inni nie organizują konferencji w tym samym czasie co ja?
    • Przygotowaniem materiałów prasowych - tylko dobra jakość.

Podobne artykuły:


Polska Akademia Public Relations Sp.z o.o. Warszawa Adam Jarczyński