Kto chce znaleźć więcej czasu w ciągu dnia?

Kto chce znaleźć więcej czasu w ciągu dnia? thickstock

Niech czas pracuje od dzisiaj na Twoją korzyść. Tutaj dowiesz się, jak wyrobić się ze wszystkim i znaleźć jeszcze odrobinę wolnego na swoje przyjemności.

Gdyby tylko dzień miał 25 godzin, wyrobiłbym się ze wszystkim....

Jak często mówisz coś podobnego, gdy jesteś w pracy i gonią Cię terminy? Jeśli wiesz, jak spowolnić ruch Ziemi wokół własnej osi, masz dużą szansę, żeby zyskać co najmniej godzinę dla siebie i każdego mieszkańca na naszej planecie. Prawdopodobnie nie umiesz tego dokonać, dlatego jest inna, łatwiejsza droga. Wyobraź sobie, że wychodzisz z biura w rozsądnym czasie, ponieważ wiesz, jak wyeliminować działania o niskiej wartości i jak produktywnie wykorzystać czas na zrobienie rzeczy, które przyczynią się do Twojego sukcesu zawodowego (czyt. awansu, premii, otrzymania prestiżowych projektów), czy prywatnego (czyt. więcej chwil z rodziną, dziećmi, znajomymi, czas na hobby, relaks). Przypomnij sobie sytuację, gdy spodziewałeś się siedzieć w poniedziałek w pracy do 20, ale w ciągu dnia funkcjonowałeś naprawdę wydajnie i skończyłeś ze wszystkim o 17, czując przy tym dużą satysfakcję i radość? Jak bardzo przyjemnie jest, gdy tak dobrze zaczyna się tydzień? 

Podobne artykuły:

Poznaj zrezygnowanego Krzysztofa

Krzysztof, który zadzwonił do mnie miesiąc temu, w piątkowy wieczór, był zupełnie wyczerpany i zrezygnowany. Musiał zostać na sobotę i niedzielę w biurze, bo nie wyrobił się z projektem reklamy telewizyjnej, przygotowywanym dla kluczowego klienta. 

- Co to za życie, kiedy muszę pracować wtedy, gdy inni mają wolne i cieszą się wolnym czasem z przyjaciółmi, wychodzą na miasto, wyjeżdżają w góry, bawią się cały weekend. Czy możemy popracować nad moją produktywnością? Chciałbym dowiedzieć się, jak znaleźć więcej czasu w ciągu dnia, nauczyć się skuteczniej zarządzać czasem, i....- Krzysztof mógłby tłumaczyć tak długo przez telefon.

- Dobrze Panie Krzysztofie, żeby nie przedłużać, zaraz prześlę formularze z wstępnymi pytaniami, opisze Pan w nich dokładniej, o co chodzi. Im precyzyjniejsze odpowiedzi, tym lepiej. - przerwałem. 

Załóż dziennik aktywności

Jedną z przeszkód w wykonywaniu rzeczy na czas, jest nieświadome poświęcanie się tzw. pożeraczom czasu, czyli surfowaniu w Internecie, sprawdzaniu co chwila skrzynki pocztowej lub, jak to w przypadku mojego klienta – poświęcaniu się długim rozmowom przez telefon. O byle czym. Dlatego zanim przystąpiłem z nim do pracy, poprosiłem o założenie dziennika aktywności, w którym będzie notował, jak spędził czas. Prowadzenie rejestru czynności przez kilka dni pozwala zbudować dokładny obraz tego, czym zajmujesz się w ciągu dnia i w co inwestujesz swój czas. Taki dziennik otwiera oczy. Pomaga Ci zrozumieć, czy swoją najważniejszą pracę robisz we właściwym czasie, np. jeśli jesteś bardziej energiczny i kreatywny rano, to najlepiej wtedy wykonywać istotne rzeczy. Gdy osobista wydajność spada po południu, wówczas możesz poświęcić się wiadomościom email lub oddzwonić do oczekujących na Twój telefon.

Podobne artykuły:

Dziennik aktywności jest świetny również do identyfikacji wspomnianych pożeraczy czasu, które odciągają Cię od ważnych celów. Możesz przecież spędzić kwadrans na czymś bardziej produktywnym, niż wyjście na papierosa, granie na Facebooku czy czytanie nieistotnych wiadomości. Kiedy widzisz, ile czasu marnujesz na takie działania, sam się zaskoczysz i poczujesz prawdziwą determinację, aby zmienić sposób pracy i wyeliminować zbędne zachowania.

Kup nowy zeszyt i podziel kartki na następujące nagłówki: data/godzina, opis działalności, jak się czuję, czas wykonania, priorytet (wysoki, średni, niski, brak). Następnie, nie zmieniając swojego zachowania bardziej niż trzeba, notuj wszystko, co robisz i jak to robisz w pracy. Każdej zmianie działalności, od wypicia kawy, przez przejrzenie porannych maili, plotkowania z kolegami, poświęć kolejny wpis w dzienniku aktywności. 

Znajdź więcej czasu w ciągu dnia

Po kilku dniach, gdy spojrzysz na swoje wpisy, możesz być zaniepokojony, jak dużo czasu spędzasz na rzeczy o niskiej wartości. Dowiesz się również, o jakich porach dnia potrafisz wykonać wartościową robotę, a kiedy lepiej zaplanować coś mniej wymagającego. Z Krzysztofem osiągnęliśmy cel i po analizie jego dziennika aktywności:

Wyeliminował rzeczy, które nie są częścią jego roli w pracy lub które nie pomogą w osiągnięciu celów zawodowych. Jedno zadanie oddelegował innemu pracownikowi.

Zaplanował najtrudniejsze zadania o porach dnia, kiedy jego poziom energii jest najwyższy. W ten sposób jego praca i Twoja również, jeśli to zrobisz, będzie lepszej jakości i o krótszym czasie.

Zminimalizował ilość przełączeń pomiędzy różnymi typami zadań. Wyobraź sobie, że za każdym razem, kiedy przed komputerem odrywasz się od pisania tekstu, aby zerknąć na Facebooka, przez miliony neuronów musi przebiec impuls elektryczny z informacjami, dzięki którym możliwe jest Twoje posunięcie. Gdy przełączysz się za minutę na inne, kolejne miliony neuronów muszą wziąć się do pracy. Oszczędź wysiłku swoim neuronom!

Pozbył się również nawykowych zachowań typu przeglądanie stron internetowych, granie w gry online, zwiększył także precyzję w komunikacji, dzięki czemu przekazuje konkretniej to, co ma do powiedzenia.

Podobne artykuły:

 - Cała ta robota z dziennikiem aktywności i dalsza praca, która pozwoliła mi efektywniej zarządzać sobą w czasie, oszczędziła mi od tamtej pory mnóstwo energii i czasu. Stałem się znacznie skuteczniejszy w ciągu dnia, co zauważył już mój szef. Nie wierzył, że mogę pracować tak wydajnie jak obecnie, chyba szykuje się jakaś premia. - Krzysztof po miesiącu przekazał mi konkretnie przez telefon.

- To świetnie, że dzięki wspólnej pracy spełniłeś swój cel. Niektórzy woleliby mieć 25 godzin w ciągu dnia, Ty na szczęście pakujesz te 25 w 10. Powodzenia! - odpowiedziałem. 

Poświęć swój czas na przyjemność

Mam dla Ciebie dobrą wiadomość, bo przecież lubisz otrzymywać dobre wiadomości, no nie? Ty również możesz znaleźć więcej czasu w ciągu dnia, analizując swój dziennik aktywności i modyfikując swoje zachowanie tak, jak zrobiłem to z Krzysztofem. Dzięki temu zwiększysz wydajność poprzez wyeliminowanie lub oddelegowanie działań o niskiej wartości, zaplanujesz trudne zadania na właściwą porę dnia, zminimalizujesz liczbę przełączeń między różnymi rodzajami zadań, ostatecznie skracając czas poświęcany na czynności zawodowe.

Podobne artykuły:

 


Poświęć swój cenny czas na coś naprawdę przyjemnego i nawet jeśli Twoja praca sprawia Ci dużą przyjemność, to mam na myśli wieczorne wyjście z przyjaciółmi, miłe chwile z rodziną, odpoczynek w SPA, wyjście na trening sportowy lub cokolwiek innego, co przynosi Ci dużo radości. 

Do zobaczenia w następnym artykule, gdzie dowiesz się, jak radzić sobie ze stresem. Niech już nikt więcej nie podnosi Ci ciśnienia!

Unitive Coaching Przemysław Mosakowski