Narzędzie 5S w pracy biurowej

Narzędzie 5S w pracy biurowej Jakob Montrasio/Flickr.com

Jednym z najpopularniejszych narzędzi, które oferuje Lean Management jest 5S. Pozwala ono tworzyć i utrzymywać czyste, dobrze zorganizowane, wysoko wydajne stanowisko pracy zdolne do produkowania produktów wysokiej jakości.

Nazwa nawiązuje do 5 kroków, jakie należy przeprowadzić aby je wdrożyć. Kroki te są następujące:

  • Selekcja – usunięcie niepotrzebnych do wykonywania swoich obowiązków rzeczy ze stanowiska.
  • Segregacja – przypisanie miejsca potrzebnym przedmiotom.
  • Sprzątanie – czyszczenie miejsca pracy.
  • Standaryzacja – przestrzeganie 3 powyższych zasad.
  • Samodyscyplina – podświadome wykonywanie 4 powyższych czynności.

Głównym motorem powstania metody 5S była poprawa wydajności stanowisk produkcyjnych – jeżeli wyeliminujemy z pracy straty, to będzie więcej czasu na pracę, za którą odpowiedzialne jest dane stanowisko. Dzięki temu poprawi się wydajność.

Narzędzie 5S 4skills

Sprawdzi się także w biurze

Okazało się jednak, że te proste zasady z powodzeniem można wprowadzać nie tylko na hali produkcyjnej, skoro straty można zauważyć również przy pracach biurowych to należy zastanowić się jak je wyeliminować.

Przykładem może być poczta elektroniczna, z której wszyscy korzystamy nie tylko w biurach. Wymienione w 5S kroki można z powodzeniem zastosować w przypadku skrzynki mailowej.

Selekcja maili
- Przeczytanie nowego maila i reakcja na niego (odpowiedź albo skasowanie).
- Usunięcie niepotrzebnych wiadomości (spam).
- Ustawienie filtra antyspamowego jeżeli skrzynka go nie posiada.

Segregacja maili
- Stworzenie katalogów na pojawiające się często maile (np. wg nadawcy, tematu itp.).

Sprzątanie
- Pozbywanie się spamu poprzez ustawienie filtra a nie poprzez każdorazowe kasowanie niechcianej wiadomości.
- Ignorowanie „łańcuszków szczęścia”.
- Jeżeli jesteśmy zapisani na newsletter przeanalizowanie częstości jego czytania (jeżeli nie czytamy otrzymywanych wiadomości to anulowanie subskrypcji).

Standaryzacja podejścia do pracy z pocztą elektroniczną
- Ustalenie standardowych godzin odbierania poczty i odpowiedzi na maile (brak reakcji na każdorazowe pojawienie się pojedynczej nowej wiadomości).
- Zakomunikowanie współpracownikom w jakich godzinach sprawdzana jest skrzynka pocztowa oraz podanie sposobu komunikacji w pilnych sprawach.
- Rozsądne umieszczanie adresatów maila (korzystanie z pól DO i DW).
- Nie załączanie do maili dużych załączników

Samodyscyplina
- Ustawienie automatycznego odbioru nowych maili co określony czas zamiast manualnego klikania na przycisk „odbierz/ wyślij” w programie pocztowym.
- Włączenie autorespondera gdy nieobecność w biurze będzie dłuższa niż 24h i odpowiedź na otrzymane maile bezpośrednio po powrocie.
- Odpowiadanie na wszystkie maile tego samego dnia oraz wyznaczenie limitu czasowego na napisanie pojedynczego maila (dodatkowo korzystanie z szablonów w celu uproszczenia redagowania wiadomości).

Kroki, które należy wykonać aby wprowadzić metodę 5S nie są trudne. Zapewne wielu czytelników postępuje zgodnie z nimi. Najprościej wykonać trzy pierwsze – selekcję, segregację i sprzątanie. Można je wykonać w każdej chwili. Jednakże jak wiadomo łatwiej jest posprzątać niż utrzymać porządek. Głównym czynnikiem sukcesu jest samodyscyplina, ponieważ dopiero ciągłe stosowanie ustalonych zasad pozwoli osiągnąć sukces, czyli uprościć naszą pracę. Dzięki uproszczeniu będziemy efektywniej wykorzystywać czas pracy, co doprowadzi do zwiększenia produktywności.

4skills Centrum Rozwoju Biznesu Tomasz Kokoszka

Dalej

x

4 komentarze

Nie udało się dodać komentarza, spróbuj ponownie za chwilę

Komentarz powinien być dłuższy niż 5 znaków

Prosze wprowadzić prawidłowy adres e-mail

Nick powinien być dłuższy niż 4 znaki

  • RLpl RLpl

    Ja w swojej pracy muszę często sprawdzać skrzynkę i szybko reagować. Wszystko trzeba dostosować do danej pracy, nie zawsze dany aspekt jest zły.

    2016-06-12 13:15:30

    Oceniono 0 razy

    x

    Odpisz na ten komentarz

  • Ania Ania

    Daję radę tym systemem, może tylko zbyt często sprawdzam skrzynkę, trzeba nad tym popracować ;)

    2014-07-25 17:00:57

    Oceniono 0 razy

    x

    Odpisz na ten komentarz

  • Olek Witt Olek Witt

    Brzmi dobrze i jest logiczne. wdrożenie tego w praktyce nie jest już tak łatwe. Próbowałem, ale stare przyzwyczajenia są, niestety, bardzo mocne.

    2014-07-25 11:44:23

    Oceniono 1 razy

    1

    Odpisz na ten komentarz

    • Martyna Martyna

      Racja. Sama walczyłam ze sobą kilka tygodni i w końcu się poddałam. Do tego trzeba być bardzo poukładanym.

      2014-07-25 11:45:36

      Oceniono 0 razy

      x

      Odpisz na ten komentarz