Organizujesz spotkanie biznesowe? Zobacz, jak zrobić to dobrze

Organizujesz spotkanie biznesowe? Zobacz, jak zrobić to dobrze nf.pl

Na co szczególnie musisz zwrócić uwagę podczas spotkania? Jaka informacja o Tobie jest ważna z racji tematu oraz charakteru spotkania? Co wiesz o uczestnikach spotkania? Na te i inne pytania odpowiada Iwona Firmanty z HUMAN SKILLS.

Dlaczego warto wiedzieć?

Kilka z dobrze zorganizowanego spotkania biznesowego:

  • poprawa wizerunku,
  • poszerzenie działalności,
  • transfer wiedzy,
  • formalizacja uprawnień,
  • rozwój współpracy,
  • poznanie innych punktów widzenia,
  • redukcja potencjalnych strat,
  • poprawa polityki wewnątrz firmy.

Przyczyny porażek

Niektóre przyczyny porażek spotkań biznesowych to:

  • brak przygotowania merytorycznego,
  • niejasne reguły spotkania,
  • brak tzw. kontraktu,
  • poczucie o własnej nieomylności prowadzącego,
  • konserwatyzm prowadzącego oraz audytorium,
  • poruszanie drażliwych spraw bez umiejętności zrozumienia czyjegoś punktu widzenia,
  • atak ze strony audytorium a przede wszystkim nieumiejętność strategiczne poradzenia sobie z tym przez prowadzącego,
  • problemy zdrowotne prowadzącego lub uczestników,
  • problemy techniczne,
  • w sali pozostały ślady po poprzednim spotkaniu, co sprawa wrażenie niedbałości o szczegóły itp.

O czym należy pamiętać?

Zaproszenie uczestników spotkania

Aby uczestnicy mogli zaplanować udział w spotkaniu warto:

  • zaprosić ich minimum dwa tygodnie przed datą spotkania.
  • zaproszenie może być w formie pisemnej bądź telefonicznie.
  • poproś o potwierdzenie udziału w spotkaniu do określonej przez Ciebie daty.
  • jakie informacje należy udostępnić zaproszonym?
  • kto zaprasza?
  • kto jest zaproszony?
  • temat spotkania.
  • forma spotkania.
  • miejsce i czas.
  • agendę spotkania.
  • prośbę o potwierdzenie spotkania do konkretnej daty.

Przygotowanie

Przed rozpoczęciem spotkania biznesowegonależy ustalić kilka niezbędnych kwestii, które pomogą przeprowadzić je sprawnie i z oczekiwanym efektem. Warto zadbać o:

  • ustalenie celu i tematyki spotkania,
  • ustalenie miejsca i terminu,
  • ustalenie osoby, która będzie prowadziła (lider spotkania to nie zawsze musi być szef zespołu),
  • ustalenie liczby uczestników,
  • ustalenie agendy spotkania,
  • przygotowanie materiałów przydatnych podczas spotkania np. oferta, maile, raport itp.
  • zarezerwowanie sali dostosowanej do charakteru spotkania oraz ilości uczestników (z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym),
  • przesłanie zaproszeń uczestnikom wraz z materiałami (bądź wpisanie w ich kalendarze on line),
  • przygotowanie listy obecności, (jeżeli będzie potrzebna),
  • wyznaczenie osoby sporządzającej protokół, czyli tworzącej notatki (zmienność na tym stanowisku może być wskazana, jeżeli chcemy pobudzić słuchaczy),
  • przygotowanie zebrania od strony technicznej (przygotowanie sali, urządzeń audiowizualnych, punktów informacyjnych, szatni itp.).

Porządek

Aby było efektywnie i skutecznie uporządkuj takie kwestie jak:

  • plan i porządek poruszanych tematów, czyli tzw.agenda(od łacińskiego słowa oznaczającego rzeczy, które należy zrobić),
  • jeżeli uczestnicy spotkania będą mieli pytania, nie zawsze adekwatne do poruszanego wątku zadbaj o tzw. „parkowanie pytań„, czyli spisywanie ich przez autora pytania lub wybraną osobę, aby móc do nich powrócić pod koniec spotkania/danego modułu lub poruszyć owe sprawy na kolejnym spotkaniu,
  • pamiętaj o krótkich przerwach między jednym a drugim modułem spotkania by nie minimalizować świadomości poznawczej uczestników (po pewnym czasie wykładuspada uważność i koncentracja).

Materiały informacyjne

Aby było efektywnie a uczestnicy mogli przygotować się do spotkania:

  • wyślij materiały/informacje przed spotkaniem na tyle wcześniej na ile jest niezbędny czas na zapoznanie się z ich treścią.

Zastanów sięjakie materiały podczas oraz po spotkaniu powinni otrzymać uczestnicy.

Przygotowanie pomieszczenia

Aby było efektywnie i skuteczniezadbaj o(Ty bądź wydelegowana osoba)odpowiednie ustawienie stołów i krzeseł:

  • ustawienie teatralne (panelowe) dla większej grupy uczestników np. konferencje,
  • stół w kształcie litery T dla oficjalnych spotkań,
  • dwa stoły w kształcie litery L dla oficjalnych spotkań i dużej grupy,
  • okrągły stół dla niewielkiej ilości osób świetnie się sprawdza przy realizacji burzy mózgów oraz rozwiązywania problemów,
  • ustawienie w kształcie podkowy (litera U) dla większej ilości osób, przede wszystkim rekomendowane podczas szkoleń,
  • ustawienie w kształcie placu gdzie moderatorzy spotkania mają swój stół a naprzeciwko niego są stoły uczestników.

Jeżeli sala jest przeszklona zastanów się nad jej zasłonięciem by nie rozpraszać uwagi uczestników.

Przebieg

Aby wszystko, co należy przebiegło sprawnie:

  • bądź na sali stosunkowo wcześniejby móc sprawdzić czy wszystko jest tak jak należy,
  • wyznacz osobę, która wita uczestników,
  • rozpocznij punktualnie- nie czekaj na spóźnialskich chyba, że sytuacja tego wymaga, bo np. wypada,
  • czasami warto zaplanować w agendzie tzw. „kwadrans studencki” max do 15 minut,
  • jeżeli ktoś się spóźnij nie wprowadzaj go w temat spotkania, aleprzywitaj go wzrokiem z chwilą pauzy,
  • przedstaw uczestników, jeżeli wymaga tego sytuacja (w przypadku większej ilości osób przydatne są imienne plakietki),
  • przedstaw program spotkania, cel oraz oczekiwany wynik,
  • podsumujomawiane sprawy, ustalenia oraz odpowiedzialność za realizację.

Zadaj o osobiste przedstawienie się uczestnikom.Jaka informacja o Tobie jest ważna z racji tematu oraz charakterystyki spotkania?

Check lista

  • zdefiniuj cel spotkania. Co chcesz osiągnąć?
  • zdefiniuj cele Twojego audytorium. Co oni chcą osiągnąć?
  • jaką formę powinno przybrać nasze spotkanie?
  • jaka ma być forma spotkania?
  • kto ma uczestniczyć w tym spotkaniu i czego Ty potrzebujesz, aby dane osoby przybyły na spotkanie?
  • co wiesz o uczestnikach spotkania? Im więcej wiesz tym sprawniej przygotujesz się różne sytuacje.
  • czy musisz zaplanować budżet na to spotkanie? Sprawdź koszty.
  • gdzie odbędzie się spotkanie? Bież pod uwagę charakter spotkania oraz uczestników.
  • kto może pomóc w organizacji spotkania?
  • jakie zadania i odpowiedzialność należy rozdzielić w Twoim zespole?
  • jaki będzie harmonogram tego spotkania? Ustal agendę.
  • jakie kwestie powinny być omawianepodczas tego spotkania?
  • czy jest jakaś zalecana konkretna kolejność omawianych kwestii podczas spotkania np. z uwagi na trudne tematy? Jaka?
  • czy należy przygotować jakieś konkretne materiały dla uczestników?
  • czy jakieś materiały uczestnicy powinni otrzymać przed spotkaniem? Jakie i na ile czasu przed?
  • jak należy przygotować salę na spotkanie? Na ile wcześniej należy ją zarezerwować? Co powinno być na sali? Jakie powinno być na sali ustawienie krzeseł oraz stołów? Gdzie będzie siedział/stał moderator?
  • jakie sprzęty powinny być przygotowane przed spotkaniem? Projektor? Laptop? Flichart z mazakami?
  • czy podczas spotkania powinien być dostępny jakiś poczęstunek?
  • na co szczególnie musisz zwrócić uwagępodczas spotkania ?
  • jakie działania po spotkaniu powinieneś poczynić?

Ważne: zastanawiamy się również, co może się nie udać, aby móc wcześniej się przygotować na taką ewentualność.

Więcej informacji o tym jak się przygotować do różnych spotkań pozyskasz na szkoleniach wHuman Skills.

Human Skills Iwona Firmanty