Praktyka korzystania z dotProject jako narzędzia do zarządzania projektami

Praktyka korzystania z dotProject jako narzędzia do zarządzania projektami Image courtesy of by jscreationzsFreeDigitalPhotos.net

Żadne nawet najlepsze narzędzia informatyczne nie zastąpią determinacji i woli osiągnięcia sukcesu. A o to chodzi w zarządzaniu projektami.

Informatyka (czyt też IT jak na naszym blogu) ma pomagać i bardzo pomaga. Co warte pokreślenia pomaga tym bardziej im lepiej radzilibyśmy sobie … bez niej. Przecież sto i tysiąc lat temu także budowano mosty i to jakie!

Cel projektu

Każdy projekt to jasno sprecyzowany cel. Jeśli nie wiemy co chcemy osiągnąć przyszłość jest mglista i niepewna. A dobry cel to cel mierzalny i osiągalny. Trzeba go poprawnie opisać. Na przykład celem wdrożenia nowej strony WWW jest zdobycie 10.000 odsłon w miesiącu przy nie wyższym niż 60% wskaźniku odrzuceń. Ten ostatni to według definicji zaczerpniętej z Google: „procent odwiedzin tylko jednej strony lub odwiedzin, podczas których osoba opuściła witrynę po zobaczeniu strony wejściowej (docelowej)”. Tak zdefiniowany cel jest biznesowo ambitny. Nie chodzi nam przecież o to, aby 10.000 dzieci weszło na naszą stronę w poszukiwaniu gier i szybko ją opuściło z dezaprobatą. My chcemy zdobywać nowych klientów i na tym zarabiać.

Dobre projekty

W biznesie nie wszystko jest jednak projektem. Jeśli już zaczniemy używać narzędzia tej klasy co dotProject szybko zauważymy chęć do wpisywania do niego wielu innych spraw, które projektami nie są. Dotyczy to zadań realizowanych periodycznie, co tydzień czy co miesiąc. To są typowe działania operacyjne a nie projekty, które z natury rzeczy są za każdym razem trochę lub zupełnie inne od poprzednich. Szybko więc nasze narzędzie do zarządzania projektami zacznie przypominać zwykły blog do opisu kto i co zrobił. A nie taki powinien być cel jego użycia. Starajmy się bardzo, aby każdy projekt miał:

  • menedżera – i to takiego, który wie o co w tym chodzi i jak rozmawiać z ludźmi
  • cel - aby każdy kto uczestniczy w projekcie wiedział do czego zespół dąży
  • datę - biznes to działanie o określonym koszcie i czasie

Zadania

Także poszczególne zadania powinny być dobrze opisane i określone o co w nich chodzi. Realizatorów zadania może być wielu, ale odpowiedzialny tylko jeden. Najlepiej jeśli przyjmiemy zasadę, że odpowiedzialny za zadanie ma je przypisane na 100% a realizujący (pomocnicy) na mniej niż sto np. na 50 czy 20% w zależności od zaangażowania.

Należy zdecydowanie oprzeć się pokusie wpisywania do systemu dotProject list zadań na miesiąc czy kwartał dla danej osoby czy grupy osób. Od tego jest kalendarz! Zadanie to nie projekt. Jeśli coś mogą załatwić dwie osoby pracujące na co dzień biurko w biurko trzeba także przemyśleć czy praca związana z opisaniem zadań i ich wpisaniem do systemu i późniejszym zarządzaniem nie będzie czasem sztuką dla sztuki.

Podobne artykuły:

Powiadomienia

DotProject podobnie jak większość systemów tego typu potrafi powiadamiać o rożnych zdarzeniach. Dla niedoświadczonych jest to fantastyczne pole do nadużyć. Powiadomienia będą wysyłać przy każdym zdarzeniu i najlepiej do wszystkich a już szczególnie do kierownictwa. To duży błąd. Niedoinformowanie jest równie groźne jak nadmiar informacji. Wpisujmy w kontaktach do projektu czy zadania tylko te osoby, które naprawdę są zainteresowane projektem lub zadaniem. Szef, który zacznie otrzymywać każdy log każdego zadania w najlepszym razie będzie usuwał a w najgorszym zaznaczy te powiadomienia jako … SPAM. I kłopot gotowy.

Zadania zależne

W momencie przygotowywania projektu warto już zawczasu przewidzieć co się będzie działo w przypadku przesunięcia terminów. Dzieje się to bardzo często i warto sobie ułatwić pracę. W zasadzie to właśnie po to zarządzamy projektami aby poradzić sobie z dwoma problemami: przesunięcia w czasie i zwiększenie kosztów projektu. Jakby te dwa problemy były marginalne zarządzanie projektami nie wymagałoby pomocy IT. Jeśli zapiszemy każde zadanie projektu jako niezależne to w przypadku przesunięć w czasie mamy do wykonania całkiem sporą pracę polegającą na przesunięciu kolejnych zadań. Jeśli tego nie zrobimy projekt wpisany do systemu nie będzie odzwierciedlał tego, który toczy się w rzeczywistości i mamy „rozdwojenie jaźni”. Aby przy przesunięciu jednego zadania nie mieć dodatkowej pracy należy już przy wpisywaniu projektu powiązać zadania wprowadzając zależności. Jeśli zadanie zależy od zakończenia innego zadania to w przypadku przesunięć zadanie zależne zostanie automatycznie przesunięte do przodu. Będzie to od razu oznaczało przesunięcie w czasie całego projektu, ale operacja ta przebiegnie automatycznie nie zmuszając nas do ręcznego przesuwania dat w kolejnych zadaniach.

Musimy osiągnąć taką sytuację jak na wykresie Gantt’a poniżej, na którym zależność pomiędzy zadaniami została zaznaczona w postaci strzałek.

(kliknij obrazek aby go powiększyć)

Aby osiągnąć taki efekt wpisując kolejne zadanie zależne od poprzedniego wchodzimy do zakładki Zależności:

Definiowanie zależności

Na czerwono pokazano jak należy zaznaczyć opcje (obie są domyślnie ustawione inaczej):

(kliknij obrazek aby go powiększyć)

Ustaw datę rozpoczęcia zadania bazującą na zależnościach

Śledzenie zależności na włączone

Za pomocą klawisza > (niebieska ramka) przesuwamy zadania pomiędzy listą wszystkich zadań projektu a listą zadań, od których zależy wpisywane zadanie. Może być ich wiele (w przykładzie jest jedno).

Życzę, aby te opcje nie były często przydatne. Będzie to oznaczało więcej projektów zrealizowanych na czas!

Podobne artykuły:




Rafał Łożyński Varico w biznesie warto na nas liczyć