PRINCE2Ÿ, PINO czy PINEAPLE? cz. I

PRINCE2Ÿ, PINO czy PINEAPLE? cz. I http://www.amenys.com

Czym jest PRINCE2Ÿ? PRINCE2Ÿ to standard i metodyka zarządzania projektami.

Czym jest PRINCE2Ÿ? PRINCE2Ÿ to standard i metodyka zarządzania projektami. Historia PRINCE2 sięga 1975 roku kiedy powstał protoplasta standardu nazywający się PROMPT i wcale nie został on stworzony w administracji publicznej, tak jak się to mu zarzuca w organizacjach komercyjnych. PROMPT został stworzony przez angielską spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością o nazwie Simpact Systems Limited do zarządzania swoimi projektami teleinformatycznymi.

W 1979 roku powstała druga wersja metody, ale tym razem została stworzona na zlecenie CCTA, czyli Central Computer and Telecommunications Agency (przekształconej w Office of Government Commerce, która została wchłonięta do Cabinet Office czyli Kancelarii Premiera Wielkiej Brytanii). CCTA było agendą rządu Wielkiej Brytanii odpowiedzialną za wdrażanie projektów teleinformatycznych finansowanych z budżetu państwa. Agencja ta stwierdziła, że wiele projektów, za które była odpowiedzialna, kończyło się spektakularnymi porażkami przekraczając budżet lub/i harmonogram narażając pieniądze podatników na nieefektywność. W związku z tym postanowiła zastosować jedną spójną metodę zarządzania, a jej wybór padł na 2 wersję PROMPT.

Podobne artykuły:

Akronim PRINCEŸ od PRojects IN Controlled Environments (czyli projekty w środowiskach zarządzanych/sterowanych) pojawił się dopiero w 1989 roku czyli kiedy w Polsce dochodziło do znaczącej zmiany ustrojowej w Wielkiej Brytanii tworzono metodę zarządzania projektami. W pierwszej swojej wersji metoda ta była stosowana tylko do projektów teleinformatycznych. Sam podręcznik składał się z zapakowanych w jedno pudło 5 segregatorów (o czym autor artykułu przekonał się w roku 2008 w Wielkiej Brytanii) przy czym jeden z nich mówił wyłącznie o produktach IT, które w projekcie są wytwarzane.

Druga, powstała w 1996 roku wersja metody oznaczona jako PRINCE2Ÿ wprowadziła rewolucyjną zmianę polegającą na tym, że sposób zarządzania projektem został opisany abstrahując od produktów specjalistycznych (będących celem realizacji projektu). W związku z tym można było tą metodę zastosować już do dowolnego typu projektu m.in. budowlanego, restrukturacyjnego, farmaceutycznego itd. a niekoniecznie informatycznego.

Metoda, opisana na początku w postaci skryptu, została opublikowana jako podręcznik w 2002 roku, jednak w tej wersji nie został wydany w języku polskim. Pierwsza opublikowana w języku polskim wersja podręcznika „PRINCE2Ÿ Skuteczne Zarządzanie Projektami” pojawiła się dopiero w 2005 roku, a kolejna edycja z 2009 roku obowiązuje do dzisiaj.

Ktoś mógłby powiedzieć, że ten dosyć długi wstęp na temat historii PRINCE2Ÿ należałoby pozostawić historykom. Można jednak wyciągnąć z tej historii istotne dla nas wnioski:

  1. PRINCE2Ÿ zawiera w sobie co najmniej 34 lata ludzkiego skumulowanego doświadczenia,  jeśli chodzi o zarządzanie projektami – jest to wynik prostego odejmowania od 2009 (ostatnia wersja podręcznika) 1975 (pierwsza wersja PROMPT, na którym została oparta metodyka), chociaż ktoś mógłby zarzucić, że ten kto tworzył PROMPT też musiał mieć sporo doświadczenia w zarządzaniu projektami, żeby taką metodę wyprodukować, więc liczba lat doświadczenia jest znacznie większa niż 34 lata.
  2. PRINCE2Ÿ gromadzi w sobie doświadczenia różnych sektorów publicznego i prywatnego – jego historia zaczyna się od PROMPT stworzonego w firmie komercyjnej, potem PRINCEŸ i PRINCE2Ÿ zdefiniowane na zlecenie CCTA i Office of Government Commerce (OGC), czyli agend rządu Wielkiej Brytanii zarządzających prawami autorskimi do metod, ale we współpracy z praktykami pochodzącymi z sektora prywatnego i publicznego.

Oprócz tych 2 ważnych wniosków po otworzeniu podręcznika na stronie „Podziękowania” można wysnuć jeden bardzo ważny wniosek: „PRINCE2Ÿ nie jest teorią”. W podręczniku znajdziemy bardzo długą listę praktyków zaangażowanych w stworzenie podręcznika z bardzo zróżnicowanych podmiotów. W edycji 2009 w zespole autorskim były osoby m.in. z Fujitsu Siemens, Sun Microsystems, a osób które recenzowały podręcznik jest tak dużo, że nawet trudno byłoby je wymienić. Czyli PRINCE2Ÿ nie został wytworzony w laboratorium i przetestowany na myszkach, żeby go przekazać do użytku ludzi. Metoda została spisana w postaci podręcznika (można by sobie wyobrazić inną formę przekazu), ale przekazuje doświadczenia praktyków jednych praktykom innym praktykom, tak by oni w przyszłości nie musieli popełnić tych samych błędów.

Dlaczego PRINCE2Ÿ jest standardem?

Powiedzieliśmy, że PRINCE2Ÿ jest standardem ale pytanie co to oznacza, jeśli chodzi o definicję i co to oznacza dla nas.

Zgodnie z definicją ISO czyli International Organization for Standards standardem nazywamy: 

dokumentem zatwierdzonym przez dużą, międzynarodową organizację, którego zastosowania wprowadza maksymalny poziom uporządkowania w danym kontekście

W takim razie, kto zatwierdza tą metodę, którą nazywamy PRINCE2Ÿ? Od 1979 roku za rozwojem sposobu zarządzania projektami stoi rząd Wielkiej Brytanii. Na okładce ostatniej wersji podręcznika PRINCE2Ÿ zobaczymy dużą okrągłą pieczęć Office of Government Commerce (wchłoniętą ostatnio przez Cabinet Office czyli Kancelarię Premiera Wielkiej Brytanii), która dosyć jednoznacznie potwierdza kto zatwierdził tą metodę do stosowania w sektorze publicznym Wielkiej Brytanii.

W latach 70-tych tamtego stulecia powstały już inne standardy zarządzania projektami np. ILO (Międzynarodowa Organizacja Pracy) i UNIDO (Międzynarodowa Organizacja Rozwoju Gospodarczego) tworzyły takie metody do zarządzania projektami przez siebie finansowymi. Nie należy również zapominać o PMBOKŸGuide (Project Management Body of Knowledge Guide) stworzonym w Stanach Zjednoczonych, a ostatnio również międzynarodowo przez PMI (Project Management Institute). Nie mieliśmy jednak nigdy do czynienia z tak rozpowszechnionym standardem.

Potęga kolonialna, jaką niewątpliwie była kiedyś Wielka Brytania, włożyła sporo wysiłku żeby zapanować nad światem i nauczyć mieszkańców swoich kolonii języka angielskiego. Przed drugą wojną światową, dzieci w szkołach Wielkiej Brytanii uczono skutecznie, że „Słońce nigdy nie zachodzi nad Brytyjskim Imperium”, co pokazuje jak wielki rynek docelowy (Australia, RPA, Indie, Kanada itd.) stworzono dla angielskich koncepcji. Nie bez wątpienia istotny jest również talent do dobrej organizacji, który pozwolił narodowi brytyjskiemu połowę świata skolonizować.

To być może właśnie to powoduje, że PRINCE2Ÿ jest dzisiaj metodą ogólnoświatową (z liczbą ponad 1.000.000 certyfikatów na całym świecie), nauczaną nie tylko w byłych koloniach brytyjskich, ale również przetłumaczoną na języki takie jak: polski, szwedzki, francuski, a lista lokalnych tłumaczeń dalej rośnie.

Dlaczego PRINCE2Ÿ jest metodyką?

Metodyką zgodnie z definicją PWN nazywamy: „zbiór zasad dotyczący wykonywania jakiejś pracy”

W przypadku zarządzania projektami mówimy o metodyce zarządzania projektami, czyli parafrazując można by powiedzieć o „zbiorze zasad dotyczącym zarządzania projektami”. Często w kontekście zarządzania projektami mówi się również w Polsce o metodologii zarządzania projektami, co można wyjaśnić kalką z języka angielskiego „project management methodology”. Jednak w języku polskim pojęcie metodologii oznacza (podobnie jak inne wyrazy kończące się w języku polskim na „–ogia”) naukę o metodach, więc w tym przypadku nie będziemy go dalej stosować.

Wiedząc czym jest metodyka zarządzania projektami, możemy zadać sobie pytanie: czy możemy ją stworzyć na własne potrzeby? Odpowiedź jest taka, że oczywiście możemy zdefiniować zbiór zasad dotyczących zarządzania projektami na potrzeby np. naszego działu. Problem, który się jednak pojawi będzie taki, że jeżeli inny dział stworzy swoją własną metodykę, to możemy mieć problem w synchronizowaniu ich, a także porozumieniu się pracowników. To samo zjawisko może się pojawić, jeśli stworzymy metodykę na potrzeby naszej organizacji, a inna organizacja będzie miała swoją własną co spowoduje, że obie organizacje będą miały problemy ze zrozumieniem podejścia drugiej strony. Być może właśnie to spowodowało, że jeden z pracowników znanej firmy doradczej powiedział mi kiedyś: „Mamy swoją własną metodykę prowadzenia projektów, ale klienci jej nie rozumieją”. Na taką właśnie okoliczność zdefiniowano PRINCE2Ÿ, który jest nie tylko standardem, ale również metodyką.

PRINCE2Ÿ jest również nakazową metodyką zarządzania projektami definiującą procesy (czyli zbiory działań dotyczących zarządzania projektem), tematy (obszary, którymi trzeba się w projekcie zająć), pryncypia (zasady, których trzeba przestrzegać zarządzając projektem), oraz sposób dopasowania PRINCE2Ÿ do konkretnego projektu i jego otoczenia.

Co to znaczy wdrożyć PRINCE2Ÿ?

Samodzielne tworzenie metodyki zarządzania projektami od zera, może być zadaniem pracochłonnym, oprócz tego, że możemy nie mieć tyle doświadczenia, by wiedzieć jak uniknąć przyczyn porażek projektów.

Tworząc swoją własną metodę zarządzania projektami, możemy skorzystać ze wsparcia opierając metodykę na standardzie (jednocześnie metodyce) zarządzania projektami takim jak PRINCE2Ÿ.

Zgodnie z rozdziałem 19 podręcznika metodyki, wdrożenie metodyki polega na:

  • Przeszkoleniu pracowników z PRINCE2Ÿ - po to by byli w stanie zrozumieć powód stosowania standardu i mechanizmy nim rządzące, oraz by po szkoleniu na poziomie Practitioner byli w stanie dostosować stosowany standard do swojego projektu.
  • Dostosowaniu procesów PRINCE2Ÿ do procesów organizacji – tak by system zarządzania jakością organizacji uwzględniał, wśród procesów zarządzania organizacją, również procesy zarządzania projektami.
  • Zdefiniowaniu i określeniu nowych ról – tak, by można było je nakładać na istniejące w organizacji stanowiska i funkcje.
  • Zastosowaniu narzędzi zarządzania projektami za pomocą PRINCE2 - narzędzia informatyczne stosowane do harmonogramowania mogą nie wystarczyć, ponieważ tutaj mówimy o zapewnieniu obiegu dokumentów w projekcie, więc warto rozważyć Project in a box, Bug box lub P2 Ware Planner.
  • Stworzenie szablonów dla produktów zarządczych – chociaż dodatek A w podręczniku definiuje zawartość produktów zarządczych konieczne będzie dopasowanie ich do potrzeb organizacji i stosowanego w niej języka.
  • Nadzorze procesów, które zostały zdefiniowane – tak by organizacja nie wróciła do starego sposobu funkcjonowania, ze względu na wygodę poszczególnych pracowników, a nie interes całej organizacji.
  • Określeniu reguł skalowania – to kluczowy element wdrożenia, bo jeśli nie określimy sposobu dostosowania sposobu zarządzania projektem do jego rozmiaru to może się okazać, że projekt mały osoby pracujące w organizacji będą realizowały za pomocą zbyt dużej ilości produktów, co może go opóźnić. Z kolei jeśli będziemy realizować projekt duży ze zbyt małą ilością mechanizmów zarządzania projektami, to stracimy na tym projektem kontrolę.

Po wykonaniu tych ww. działań w ramach projektu wdrożeniowego, nie należy zapominać, że sposób zarządzania projektem w ramach zdefiniowanej przez nas, dla organizacji, metodyki powinien uwzględniać również możliwość dopasowania sposobu zarządzania do konkretnego projektu.

Podobne artykuły:

skills sp. z o.o. Tomasz Nędzi