Project Portfolio – wyróżnij się na tle innych kandydatów, cz. IV

Project Portfolio – wyróżnij się na tle innych kandydatów, cz. IV www.fotolia.pl

Project Portfolio to nic innego jak opis projektów, w których uczestniczyliśmy lub którymi zarządzaliśmy. Komu może się przydać, co powinno zawierać i co można dzięki niemu zyskać?

W poprzednim artykule dotyczącym treści, jaką powinna zawierać w CV sekcja „Doświadczenie zawodowe/Historia zatrudnienia” zasugerowałem, że warto podzielić się także informacją dotyczącą naszych sukcesów na obecnym stanowisku, jak i tych piastowanych w przeszłości.

Jak opisać sukces?

Osoby odpowiedzialne za sprzedaż mogą wpisać informacje na temat liczby pozyskanych klientów czy zwiększenia obrotów. Specjaliści ds. obsługi klienta mogą pochwalić się np. wzrostem satysfakcji klienta czy obniżeniem poziomu reklamacji. Osoby odpowiedzialne za produkcję mogą zainteresować potencjalnego pracodawcę wzrostem wydajności produkcji czy skróceniem czasu usuwania awarii.

Podobne artykuły:

Oczywiście powinno się podawać liczby lub procenty, by nasz sukces przyciągnął uwagę czytającego i wywołał refleksję, której efektem będzie zaproszenie nas na rozmowę rekrutacyjną.

Jeśli nie da się krótko…

Coraz częściej nasza praca polega na zarządzaniu bądź byciu członkiem zespołu projektowego. Opisanie projektu lub projektów, które bywają czasochłonne i wielowątkowe, spowodowałoby znaczne zwiększenie objętości CV, co może przynieść skutek odwrotny od zamierzonego. Rekrutujący znudzi się czytaniem, a nasza aplikacja może zostać, często niesłusznie, odrzucona. Ale i na to jest sposób.

… odpowiedzią jest Project Portfolio

Jeżeli pojawia się jakaś nowinka związana z prezentacją własnej osoby często pochodzi ona z Europy Zachodniej lub USA. I w tym przypadku nie jest inaczej. Dodatkowym dokumentem, który pojawia się w procesie rekrutacji staje się Project Portfolio, czyli nic innego jak opis projektów, w których uczestniczyliśmy lub którymi zarządzaliśmy.

Podobne artykuły:

Dokument ten może być pomocny nie tylko Project/Program/Portfolio Managerom, mogą go z powodzeniem wykorzystywać osoby odpowiedzialne za wyznaczanie strategii czy zmiany w organizacji, managerowie działów, specjaliści odpowiedzialni za wdrożenia. Nikt nie jest w stanie zrobić wszystkiego samodzielnie, dlatego jeśli jesteśmy członkiem zespołu projektowego i choćby w części mamy wpływ na jego efekt, warto pokusić się o przygotowanie Project Portfolio.

Co powinno zawierać Project Portfolio?

Oczywiście nazwę projektu, datę realizacji, firmę, w której pracowaliśmy realizując go i stanowisko, jakie piastowaliśmy. Następnie, założenia, czyli cele jakie były wyznaczone, jakie działania planowano wykonać, by osiągnąć zamierzony efekt. W kolejnej sekcji należy opisać jaka była nasza rola, krok po kroku co należało do naszych kluczowych obowiązków, za co byliśmy odpowiedzialni. I na sam koniec efekt projektu. Możemy także dodać informacje, jakie nowe kompetencje nabyliśmy lub jakie rozwinęliśmy podczas jego trwania. To także ma znaczenie. Opisy stanowisk często zawierają informacje dotyczące umiejętności/wiedzy czy doświadczeń oczekiwanych przez pracodawców.

Liczy się także forma

Opisanie naszych zawodowych kompetencji w formie Project Portfolio nie należy do zadań łatwych, tym bardziej, że jest to dodatkowo swoisty test na nasze zdolności komunikacyjne. Starajmy się, by opis projektu nie zajmował więcej niż jedną stronę. Dokument ten możemy przygotować np. w formie prezentacji w Power Point lub pliku Word. Przy opisach możemy korzystać z dostępnych już modeli takich jak np. STAR*. Należy pamiętać, że jako integralna część dokumentów aplikacyjnych powinien zawierać nasze dane osobowe.

Kiedy korzystać z Project Portfolio?

Wiele firm na swoich stronach internetowych umieszcza zakładkę „kariera”. Jeśli chcielibyśmy stać się częścią tej organizacji, warto oprócz CV i LM wysłać właśnie PP.

Atuty PP

Jeśli jesteśmy w kontakcie z rekruterem lub headhunterem, czeka nas rozmowa kwalifikacyjna z działem HR lub potencjalnym przyszłym przełożonym. PP będzie naszym dodatkowym wsparciem. Jeśli jesteśmy już po rozmowie, a wcześniej nie było okazji, można w „Thank you Letter”** przesłać PP. Istnieje szansa, że będziemy jedynym, bądź jednym z niewielu kandydatów, który pokusił się o przygotowanie takiego dokumentu. Nawet jeśli na rozmowie nie pójdzie nam w 100 proc. tak jak zakładaliśmy, nie jesteśmy jeszcze na straconej pozycji.

Dodatkowym atutem PP jest fakt, iż poświęciliśmy czas na jego przygotowanie i jeśli będzie dobrze stworzony, pomoże nam ustrukturyzować nasze wypowiedzi. Wielokrotnie słyszałem od moich klientów, że rozmowa rekrutacyjna dotyczyła właśnie projektów, które opisali w PP.

Podobne artykuły:

Warto wyrobić sobie nawyk spisywania informacji do PP na bieżąco. Dzięki temu, z czasem niezbędne dane nie zatrą się w naszej pamięci. Z drugiej strony posiadając wiele opisanych projektów będziemy mogli w zależności od stanowiska i firmy, do której aplikujemy, dobierać te najbardziej dopasowane do oczekiwań pracodawcy.

Tych których nie udało mi się tym krótkim artykułem przekonać do zasadności przygotowania Project Portfolio, może przekona fakt, iż wielokrotnie miałem do czynienia ze świetnymi specjalistami czy managerami, którzy niestety nie potrafili w sposób interesujący i rzeczowy opowiadać o swoim doświadczeniu. Project Portfolio to tak naprawdę dokument dla nas, możemy zabrać go na rozmowę i odnosić się do kwestii w nich zawartych w zależności od zadawanych pytań.

* Model STAR – Situation, Task, Action, Result (Opis sytuacji, zadanie, akcja, rezultat).

** Thank you letter – mail wysyłany po rozmowie kwalifikacyjnej do osoby prowadzącej ją, mający na celu podziękowanie za możliwość udziału w procesie, podkreślenie dalszego naszego zainteresowania i/lub zwrócenia uwagi na dodatkowe kompetencje przemawiające za naszą kandydaturą.

Ready to Jump Michał Piątkowski