Rozkłady i harmonogramy czasu pracy wyzwaniem dla firm

Rozkłady i harmonogramy czasu pracy wyzwaniem dla firm timepayroll

W ubiegłym roku, mimo protestów ze strony przedsiębiorców, wprowadzono nowe regulacje w zakresie tworzenia rozkładów i harmonogramów czasu pracy. Jak pokazują wyniki kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, generują one spore wyzwania.

Zgodnie z obowiązującym prawem, pracodawcy mają obowiązek przygotowywania rozkładów z co najmniej miesięcznym wyprzedzeniem okresu rozliczeniowego i przedstawiać je pracownikom najpóźniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem danego okresu rozliczeniowego. Wcześniej ten obowiązek nie był uregulowany.

Regulacje dotyczą wszystkich sytuacji, w których pracodawca zatrudnia pracowników na zmiany lub w poszczególnych dniach godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy się różnią. Zgodnie z nowymi przepisami pracodawca nie ma więc obowiązku przygotowania harmonogramu dla podstawowego systemu czasu pracy, jeżeli pracownik świadczy pracę w stałym rozkładzie przez wskazanych pięć dni w tygodniu, w trybie jednozmianowym, w ustalonych godzinach, a dniem wolnym jest dla niego sobota. Musi jednak spełnić ten obowiązek w pozostałych przypadkach, np. wtedy gdy pracownik wykonuje pracę w stałych dniach, ale na zmiany lub w różnych dniach tygodnia. W praktyce, przepisy dotyczą więc zarówno branży gastronomicznej, handlowej, transportowej, służby zdrowia, jak i ochroniarskiej oraz produkcyjnej.

Przepisy, które sprawiają kłopoty

Państwowa Inspekcja Pracy od dłuższego czasu walczyła o zmianę prawa pracy i wprowadzenie obowiązku sporządzania harmonogramów czasu pracy. Jej zdaniem wcześniej obowiązujące przepisy sprzyjały naruszaniu praw pracowniczych. Rzeczywiście, harmonogramów nie tworzono wcale lub często tworzono je w pośpiechu „na kolanie”, co zresztą nieoficjalnie potwierdzali sami przedsiębiorcy. Sęk jednak w tym, że tworzenie sztywnych harmonogramów w niepewnych czasach, w których trzeba szybko modyfikować strategię i dopasowywać produkcję do oczekiwań rynku, jest sporym wyzwaniem i dodatkowym obciążeniem.

Eksperci z Polskiej Konfederacji Pracodawców Lewiatan, komentując w czerwcu ubiegłego roku wprowadzane zmiany, nie pozostawiali złudzeń: - Nakazując przedsiębiorcom przygotowanie harmonogramów wiążemy im ręce i ograniczamy możliwość elastycznego kształtowania rozkładów pracy. W okresie spowolnienia gospodarczego, przy dużej niepewności i zmienności zamówień, firmy nie są w stanie przewidzieć pracy nawet na dwa tygodnie do przodu. Harmonogramy niesamowicie usztywnią organizację i planowanie pracy, bo muszą być przygotowane co najmniej na miesiąc i przekazane pracownikowi co najmniej na tydzień przed rozpoczęciem przez niego pracy – krytykowała nowe przepisy Grażyna Spytek-Bandurska, ekspertka Lewiatana.

Nowe przepisy zaczęły obowiązywać 23 sierpnia 2013 r. a dyskusja miała miejsce na początku sezonu urlopowego, dlatego przez wielu pozostała niezauważona.

Wielu przedsiębiorców nie ma świadomości, że w obszarze harmonogramowania czasu pracy coś się zmieniło. –. Mimo, że minęło już sporo czasu, ciągle jeszcze zdarzają się duże przedsiębiorstwa produkcyjne, w których zarządzający nie zdają sobie w ogóle sprawy z wprowadzenia obowiązku tworzenia rozkładów pracy. A dla tych, które wiedzą, że takie regulacje obowiązują, dopasowanie się do nich bywa większym problemem niż mogło by się wydawać. – wyjaśnia.

Potwierdzają to wyniki kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Od 1 stycznia 2014 r. do dnia 14 kwietnia 2014 r. inspektorzy pracy przeprowadzili 433 kontrole przestrzegania przepisów o czasie pracy w zakładach różnych branż. W 231 przypadkach pracodawcy w ogóle nie prowadzili harmonogramów, w 116 tworzyli je nieprawidłowo a w 100 nie przekazali pracownikom harmonogramu w terminie.

Bez systemu ani rusz

Według ekspertów Lewiatana opracowanie harmonogramu na tydzień, tylko dla 15 osób, przez pracodawcę, który posiada profesjonalny program komputerowy, zajmuje aż godzinę. W przypadku firm, w których pracuje 200-300 osób, a które nie posiadają specjalistycznego oprogramowania, czas ten jest znacznie dłuższy. Tym bardziej, że harmonogram musi być przygotowany na minimum miesiąc i przekazany pracownikowi
z tygodniowym wyprzedzeniem. W wielu przypadkach bez systemu IT stworzenie takiego harmonogramu pracy jest nie tylko czaso- ale i pracochłonne. W odpowiedzi na zmiany prawne, firmy informatyczne zaczęły więc tworzyć rozwiązania mające na celu wsparcie przedsiębiorców przy tworzeniu harmonogramów pracy zgodnych z obowiązującymi przepisami. Dla niewielkich firm wystarczające będą w większości przypadków proste aplikacje dostępne z poziomu przeglądarki WWW. Umożliwiają one planowanie pracy zmianowej i dyżurów, łatwą aktualizację i udostępnianie dokumentów przez stronę internetową lub e-mail.

W przypadku większych organizacji harmonogramowanie czasu pracy może być elementem większej całości.

Planowanie czasu pracy może być powiązane z rozliczaniem nadgodzin, premii ale także optymalizacją kosztów pracowniczych.

Patrząc z tej perspektywy należy ocenić nowe przepisy nie tyle jako przykry obowiązek dla pracodawcy, ale i szansę. Pod warunkiem, że cały proces uzyska odpowiednie wsparcie ze strony IT a aplikacja do tworzenia harmonogramów będzie zintegrowana z oprogramowaniem wspierającym zarządzanie firmą.

Aplikacja daje wówczas nie tylko pewność, że tworzone harmonogramy są zgodne z przepisami – wiemy np. czy przy ustalaniu planu nie przekroczono dziennej normy czasu pracy (norma pobierana z funkcjonalności kadrowo-płacowej) lub wymiaru czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym. Aplikacja informuje także czy menedżer układając harmonogram respektuje 11-godzinną przerwę w pracy, prawo do 35-godzinnego ciągłego tygodniowego odpoczynku czy co 4 wolnej od pracy niedzieli. Najważniejsza jest jednak integracja danych. Dzięki niej informacje wprowadzone w dowolnej części systemu będą dostępne przy tworzeniu harmonogramów, a zatwierdzony rozkład zostanie przesłany do systemów kadrowo - płacowych w celu ewidencji czasu pracy.

W przypadku systemów dostępnych w chmurze obliczeniowej, pracownicy mogą wprowadzać wnioski urlopowe, mogą też uzyskać dostęp do informacji na temat planowanego czasu pracy z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu. Po akceptacji są one widoczne dla menedżerów tworzących harmonogramy czasu pracy.

Znowelizowanie kodeksu pracy w sierpniu ubiegłego roku uznaje się za jedną z największych zmian dotyczących czasu pracy, które wprowadzono na przestrzeni ostatnich lat. Regulacji nie należy się jednak bać. Choć sprawiają kłopoty, to jednak uelastyczniają zarządzanie wynagrodzeniami. Na tyle, że dzięki wsparciu IT w długofalowej perspektywie, koszty pracy można znacząco obniżyć. W przypadku dużych przedsiębiorstw działających w branży produkcyjnej korzyści będą szczególnie odczuwalne.

BPSC SA Biuro Projektowania Systemów Cyfrowych S.A. Sławomir Kuźniak