Ściąga z negocjacji. Odcinek II

Ściąga z negocjacji. Odcinek II Image courtesy of jscreationzs/FreeDigitalPhotos.net

Jednym z istotnych, natomiast często pomijanych zagadnień w procesie negocjacji jest dobór zespołu negocjacyjnego. W przygotowaniu i przeprowadzeniu negocjacji z reguły uczestniczy bowiem większa ilość osób.

Czasy „wilków samotników” odeszły już w przeszłość i dzisiaj trudno sobie wyobrazić poważne negocjacje prowadzone przez jedną osobę. Ten artykuł przedstawia podstawowe role w zespole, a więc „pozycje” do obsadzenia.

Planując i prowadząc negocjacje, należy pamiętać, że zespół negocjatorów to grupa zgranych i współpracujących ze sobą osób, a nie gromadka przypadkowo dobranych, nawet genialnych osobników. Przypomina on pod pewnymi względami zespół sportowy np. drużynę piłki nożnej, gdzie nie tylko występuje podział ról i pozycji w drużynie, ale gdzie większość zachowań zostało uprzednio przećwiczonych i wytrenowanych. Podobnie w zespole negocjatorów powinien zaistnieć podział ról do odegrania i zadań do wykonania. Nie zaszkodzi również potrenować przed właściwym występem.

Podobne artykuły:

Dlatego też czasami trzeba zrezygnować z udziału wybitnej osobowości na rzecz bardziej pasującej do reszty jednostki, a to w celu poprawy funkcjonowania całości lub wykonywania jakiejś pozornie prostej i nieefektownej czynności.

Wracając do przykładu z piłkarzami, zespół samych gwiazd nigdy nie będzie grał dobrze: jeśli wszyscy zechcą strzelać bramki, to kto będzie grać w środku pola i podawać.

Budując zespół do negocjacji, trzeba brać pod uwagę wiele uwarunkowań zarówno natury ogólnej, jak też dotyczących indywidualnych zdolności i cech osobowości potencjalnych negocjatorów. Każdy uczestnik zespołu negocjacyjnego, niezależnie od przewidzianej roli, powinien charakteryzować się pewnymi cechami. Na pierwszym miejscu zdecydowanie należy postawić umiejętność pracy w zespole, następnie umiejętności opanowania emocji i podporządkowania się interesowi ogólnemu. Konieczne jest również posiadanie wiadomości i umiejętności negocjacyjnych. Nie bez znaczenia pozostaje zdolność pełnienia ról przewidzianych w planie danych negocjacji.

Zadania w negocjacjach, a więc i role uczestników można podzielić z grubsza na trzy grupy:

  • merytoryczno-formalne zwane inaczej oficjalnymi,
  • taktyczno-manipulacyjne zwane inaczej społecznymi,
  • ekspercko-doradcze zwane inaczej pomocniczymi.

Jest to oczywiście podział częściowo umowny, bowiem role częściowo przenikają się wzajemnie, a częściowo uzupełniają, trudno jest więc przedstawić wyraźnie ostrą typologię. Tym niemniej postaram się przedstawić i omówić najbardziej typowe i najczęściej występujące role członków zespołu negocjatorów.

Role merytoryczne, czyli jakie?

Role merytoryczne są zdecydowanie najważniejsze. Pośród tych ról można wyróżnić: kierownika, asystenta, oratora, analityka informacji, obserwatora. Powinny być obsadzone w pierwszej kolejności, gdyż to na nich spoczywa cały ciężar prowadzenia negocjacji i od ich sprawności działania i umiejętności postępowania w głównej mierze zależy ostateczny rezultat.

KIEROWNIK ZESPOŁU inaczej szef lub lider, jest osobą kierującą pracą całego zespołu, kontroluje on przebieg negocjacji i czuwa nad całością, ponadto w początkowej fazie negocjacji dobiera zespół i rozdziela role. Szef nie musi, a nawet nie powinien być specjalistą w danej dziedzinie, musi natomiast posiadać zdolność myślenia strategicznego i powinien być dobrym negocjatorem. Lider nie powinien dominować nad zespołem, powinien natomiast uwzględniać zdanie i punkt widzenia poszczególnych osób biorących udział w prowadzeniu negocjacji. Jego rolą jest również łagodzenie ewentualnych sporów wewnątrz zespołu i koordynacja całości prowadzonych prac. Posiada on ostateczne uprawnienia decyzyjne.

ASYSTENT kierownika zespołu, zwany inaczej sekretarzem zespołu jest osobą czynnie wspomagającą osobę kierownika, ponadto jest odpowiedzialny za całokształt kwestii organizacyjno - protokolarnych. Zapisuje przebieg rozmów, w tym zwłaszcza dokonane uzgodnienia, jak również kompletuje całość informacji i materiałów prezentowanych przez strony. Kontroluje przebieg negocjacji, czuwa nad prawidłową kolejnością oraz przestrzeganiem ustaleń formalnych.

ORATOR, spiker, czyli rzecznik zespołu jest osobą przemawiającą w imieniu zespołu, informuje on drugą stronę o stanowisku i opiniach strony którą reprezentuje, co pewien czas robi krótkie podsumowania. Powinien posiadać łatwość komunikowania się, gdyż jego rolą jest nawiązania kontaktu i porozumienia z drugą stroną, powinien starać się zbudować i utrzymać więź pomiędzy stronami. Musi panować nad emocjami.

ANALITYK DANYCH, czyli selekcjoner informacji jest osobą odpowiedzialną za zbieranie i analizowanie przedstawionych przez drugą stronę informacji i propozycji. Musi posiadać zdolność analitycznego myślenia, powinien cieszyć się zaufaniem reszty zespołu jako osoba rzetelna i solidna. Przygotowuje on dane oraz elementy składowe propozycji dla pozostałych członków zespołu. Analizuje potencjalne korzyści i straty wynikające z kolejnych ofert, wskazując jednocześnie powody ich akceptacji bądź odrzucenia. Powinien wyjaśniać wątpliwości i niezgodności dotyczące wszystkich prezentowanych informacji.

OBSERWATOR, czyli analityk zachowań jest osobą będącą nieco z boku nie angażuje się bezpośrednio w przebieg rozmów, jego zadaniem jest obserwacja zachowań poszczególnych uczestników negocjacji zarówno jednej jak i drugiej strony. Musi posiadać dar obserwacji, pewną wiedzę na temat zachowań ludzi oraz mowy niewerbalnej, powinien mieć zdolności komunikacyjne i być taktowny. Śledzi on zachowanie się poszczególnych osób, interpretuje i wyciąga wnioski. Następnie prezentuje wyniki swoich obserwacjiczłonkom zespołu.

Andrzej Puchala. Szkolenia