Tajemnice MS Office. Jak dobrze zarządzać pocztą z programem Outlook?

Tajemnice MS Office. Jak dobrze zarządzać pocztą z programem Outlook? retargeting

Dobre zarządzanie czasem to podstawa efektywności. W codziennej pracy mamy do dyspozycji narzędzia, które mogą nam w tym pomóc. Za przykład może posłużyć Outlook.

Możemy dzięki niemu lepiej organizować swój czas, sprawniej zarządzać pocztą i automatyzować powtarzające się czynności. Warto korzystać w tym celu z kategoryzowania wiadomości oraz zadań, a także tworzenia grup kontaktów, które w dłuższej perspektywie pozwolą zaoszczędzić dużo czasu i nerwów.

Kategoryzacja maili i szybki dostęp do wybranych wiadomości

W setkach e-maili, zgromadzonych w skrzynce pocztowej łatwo się pogubić. W Outlooku mamy wprawdzie dostęp do wyszukiwarki, do której możemy wpisać hasło, po którym chcemy coś konkretnego odszukać. Proces ten byłby jednak dużo prostszy i krótszy jeśli wykorzystalibyśmy funkcjonalności Outlooka, pozwalające m.in. na grupowanie wiadomości w odpowiednio oznaczonych folderach. To znacznie upraszcza zarządzanie wiadomościami, pozwala na szybki dostęp do maili z danego obszaru, a tym samym znacznie upraszcza pracę.

Można to porównać do układania dokumentów w segregatorach – grupowanie sprawi, że będziemy mogli błyskawicznie dotrzeć do każdej ważnej informacji, bez konieczności przeszukiwania stosu wiadomości czy dokumentów.

Podobne artykuły:

Ponadto użytkownik może używać znaczników, a więc nadawać mailom odpowiednie kategorie ważności. Podzielenie wiadomości na te bardzo ważne czy też te czysto informacyjne sprawi, że nic istotnego nam nie umknie. Dostęp do funkcjonalności oznaczania można odnaleźć w narzędziach głównych w sekcji znaczniki. W przypadku kiedy nie widzimy jej na wstążce zadań, powinny zostać zmienione ustawienia – w „Opcjach” należy uaktywnić w karcie głównej funkcję kategoryzowania kolorami.

Sprawne zarządzanie kontaktami

Ciekawą funkcjonalnością Outlooka jest tworzenie list kontaktów. Często zdarza się, że wysyłamy regularnie maile do określonej grupy odbiorców – sprawozdania, raporty, plany, czy też wiadomości czysto informacyjne. Dzięki utworzeniu grup odbiorców po pierwsze, możemy jednym tylko kliknięciem wpisać wszystkich adresatów danego maila, a po drugie, mamy pewność, że żaden adres nie zostanie pominięty, co może się przydarzyć w przypadku ręcznego dodawania adresów mailowych.

Wszelkie opcje, związane z tworzeniem i zarządzaniem kontaktami są dostępne w narzędziach głównych. Z tego poziomu można nie tylko przygotowywać korespondencję seryjną, ale także przesyłać zaproszenia na spotkania, czy też przydzielać zadania, zarówno sobie, jak i współpracownikom.

Warto poświęcić kwadrans

Bardzo duża grupa użytkowników Outlooka korzysta tylko z jego podstawowych funkcji. Okazuje się jednak, ze wystarczyłoby poświęcić kilka chwil na zapoznanie się z pełnym spektrum możliwości, jakie daje ten program, by znacznie uprościć codzienną pracę i zautomatyzować stale powtarzające się procesy. Poświęcony na naukę czas bardzo szybko się zwróci, a w dłuższej perspektywie sprawi, że dzięki znajomości dodatkowych funkcjonalności zaczniemy go oszczędzać, działając szybciej i wygodniej. 

Onex Group Tomasz Smirnow