Uniknąć „choroby pośpiechu”, czyli zarządzanie sobą w czasie

Uniknąć „choroby pośpiechu”, czyli zarządzanie sobą w czasie sxc.hu

Dla menedżerów doskonalenie umiejętności zarządzania sobą w czasie może przyczynić się nie tylko do lepszych wyników w pracy, ale i wzrostu jakości życia.

Pojęcie czasu znajduje się poza sferą kontroli człowieka. Nie potrafimy go ani rozmnożyć, ani zmagazynować czy przekazać – możemy jedynie mierzyć jego odbywający się ze stałą prędkością upływ. Często narzekamy na brak czasu, jednak wszyscy mamy go dokładnie tyle samo. Różnimy się wyłącznie umiejętnością sprawnego poruszania się w nim. Głównie dlatego, że nikt nas jej nie nauczył. Żyjemy w przestrzeni, w której sposób zarządzania własną energią w czasie ma stosunkowo niską jakość. Kultura Zachodu nie szanuje potrzeb wynikających z naturalnego rytmu życia człowieka. Zdaniem ekspertki, zarządzanie sobą w czasie to nic innego, jak zarządzanie własną obecnością, uważnością oraz działaniem.

Określić cel

Życie w ciągłym niedoczasie nie tylko obniża jakość życia, ale może stanowić zagrożenie dla niego. W niektórych częściach świata, gdzie pęd współczesności bywa zabójczy, takich jak Stany Zjednoczone czy Japonia, zdiagnozowano nawet jednostkę chorobową o nazwie „Hurry Sickness” (ang. choroba z pośpiechu). Nazwano w ten sposób wycieńczenie spowodowane pracą pod nieustanną presją czasu. Objawia się ona nieustannym przyspieszaniem realizacji zadań, które według chorego powinny być wykonane „na wczoraj”.

Kompletny chaos w pracy oraz nieustanne „gaszenie pożarów”, czyli skakanie od czynności do czynności, w zależności od tego, co w tej chwili wydaje się ważniejsze, jest przejawem niewłaściwego podejścia do czasu. Nadmierna organizacja, czyli planowanie dnia minuta po minucie, również nie jest dobrym rozwiązaniem. Nawet najmniejsze opóźnienie, które nie wynika z naszej winy, burzy ustalony wcześniej porządek i dezorganizuje pracę, a tym samym znacząco podnosi poziom stresu. Długofalowe przebywanie w którymkolwiek z tych stanów może doprowadzić do syndromu wypalenia zawodowego.

Sztuka wyboru

Zarządzanie sobą w czasie to przede wszystkim sztuka wyboru, czyli świadomego kierowania swoją uwagą oraz koncentracją. Fundamentem tego procesu jest jasne określenie celu, do którego zmierzamy. Unikniemy dzięki temu przykrych sytuacji, w których przeznaczamy wiele energii na realizację projektu mało istotnego, który nie przyniesie nam korzyści i satysfakcji. Człowiek jest z natury istotą poszukującą sensu. Jeżeli wykonujemy pracę, która jest pozbawiona znaczenia, nie przyniesie ona ani energii, ani radości. Jeżeli natomiast jakaś bariera wewnątrz nas utrudnia osiąganie rezultatów, należy potraktować ją jako ważny komunikat.

Długofalowe ignorowanie potrzeb (nawet z pozoru błahej potrzeby przyjemności i czasu wolnego) może doprowadzić do sytuacji, w której nieświadomie będziemy robić rzeczy, zapewniające pewną formę ich realizacji. Może to jednak wywołać poczucie winy, gdyż będziemy robić coś wbrew własnym wartościom. Dlatego warto słuchać swojego serca, które pomoże nam wybierać to, co naprawdę ważne.

Remanent czasu

Podobnie jak w przypadku każdego innego zasobu, aby racjonalnie korzystać z czasu, trzeba wiedzieć, jaką jego ilością dysponujemy. Wymaga to przeanalizowania kalendarza w poszukiwaniu tych czynności, które pochłaniają go najwięcej. Dzięki temu zidentyfikujemy najmniej produktywne aktywności, potocznie nazywane „złodziejami czasu”.

Zjawisko marnotrawienia jest spowodowane jedną z trzech przyczyn: człowiek sam traci swój czas (np. z uwagi na pedanterię), tracimy go na czynniki zewnętrzne (awaria sprzętu, korki) oraz marnują go inni ludzie (tzw. VUP – Very Unimportant Person). Zarządzanie własną energią w czasie polega na tym, że w przypadku awarii lub korka świadomie decydujemy, jak produktywnie wykorzystać kilka minut nieprzewidzianej przerwy.

Wielu menedżerów ciągle uważa, że wykonując kilka zadań jednocześnie, będą w stanie szybciej je skończyć. Tymczasem człowiek, nawet na krótko oderwany od zadania, musi na nowo „rozkręcać się” i „wciągać” do pracy.

Skupienie, którego wymaga zrozumienie danego tematu wiąże się z największym wysiłkiem. Kończenie raz podjętych zadań ma również tę zaletę, że ich realizacja ładuje energią – przynosi poczucie satysfakcji z tzw. domknięcia danej sprawy. Osoby, które wychodzą z pracy z kilkoma otwartymi problemami mają demotywujące poczucie, że stos rzeczy do zrobienia nie tylko nie maleje, ale stale rośnie.

Planowanie i organizacja

Podstawą działania we współczesnym biznesie jest planowanie. Jak wykazały badania, sporządzenie prostej listy czynności do wykonania, które trwa 10 minut, może zaoszczędzić nawet 2 godziny dziennie. Dobrą praktyką jest planowanie jedynie 60% całego dostępnego czasu. Unikniemy dzięki temu sytuacji, w której jedno spóźnienie zburzy ustalony porządek dnia. Pozostałe 40% będziemy mogli przeznaczyć na realizację zadań nieoczekiwanych (margines na radzenie sobie z zakłóceniami) oraz działań spontanicznych (takich jak np. opracowywanie nowych pomysłów). Istnieje wiele pożytecznych narzędzi do tworzenia planów. Na szczególną uwagę zasługuje jednak prosta zasada stworzona przez włoskiego matematyka i socjologa Vilfredo Pareto, który jako pierwszy zastosował narzędzia matematyczne do analiz ekonomicznych. W myśl reguły nazwanej od jego nazwiska „zasadą Pareto” tylko 20% priorytetowych zadań generuje 80% zysku. Mając na uwadze to zjawisko, będziemy mogli bardziej skoncentrować się na sprawach, których realizacja przyniesie nam największe korzyści.

Czy warto zarządzać sobą w czasie?

Potencjalne korzyści płynące z opanowania przepływu czasu nie pozostawią nikogo obojętnym. Do najważniejszych należy lepsza organizacja w pracy. Zmniejszenie ilości chaosu i bałaganu, który towarzyszy nam każdego dnia w biurze, nie tylko przełoży się na polepszenie osiąganych wyników. Przede wszystkim wzrośnie nasze zadowolenie z siebie oraz motywacja do osiągania kolejnych, coraz bardziej ambitnych celów.

Akademia Leona Koźmińskiego Lidia Czarkowska