Workflow – usprawnij pracę w swojej firmie!

Workflow – usprawnij pracę w swojej firmie! NF.pl

Im większa firma, tym większy kłopot z jej sprawnym zarządzaniem. Wiedzą coś o tym prezesi dużych placówek, ale również i osoby odpowiedzialne za pracę poszczególnych działów, złożonych czasem z kilku, a czasem i z kilkudziesięciu osób.

Na szczęście nowoczesne technologie potrafią obecnie pomóc w dobrej organizacji, rozplanowaniu wszystkiego, dopasowaniu zadań do zdolności, a w konsekwencji prowadzą do zaoszczędzenia czasu i przeznaczania go przez pracowników na inne, kolejne zadania. W ten sposób rozwija się cała firma! Takie nowoczesne systemy noszą ogólną nazwę „Workflow”. Co to dokładnie jest, jak działa i jak może pomóc? Dlaczego warto mieć System Workflow w swojej firmie i czemu przedsiębiorstwo, które go nie ma wkrótce zostanie w tyle?

Czym jest Workflow?

Workflow to określenie pochodzące od dwóch słów „work” i „flow”, czyli dosłownie (w tłumaczeniu z angielskiego) „przepływ pracy”. Rzeczywiście, w szerszym kontekście określenie to odnosi się do przepływu informacji między różnymi obiektami, które ją przetwarzają. W znaczeniu węższym zaś – które nas bardziej interesuje – określa po prostu wymianę informacji i dokumentacji między pracownikami jakiejś firmy czy pomiędzy pracownikami ze współpracujących ze sobą firm.

Workflow pozwala optymalizować pracę w danej firmie, skracając czas wykonania pewnych zadań, a nawet samodzielnie wykonując pewne działania. System odnosi się do procesów komputerowych, które automatyzują pewne procesy biznesowe, działając w oparciu o ustalone standardy i dotychczas zebrane informacje. Oprogramowanie wspomaga pracę zespołu, wykonując na przykład takie rzeczy jak zestawienia czy obliczenia, dzięki czemu nie muszą się tym zajmować pracownicy danego działu. Mogą swoją energię przeznaczyć na kolejne zadania, a więc są bardziej wydajni – nie marnotrawią czasu na drobiazgi. Oprogramowanie Workflow wspomaga jednak ludzi na różne inne sposoby, organizując im niejako pracę – a robi to naprawdę umiejętnie. Jak to możliwe?

System zarządzania projektem NF.pl

System do Zarządzania Projektami

Rozdzielaniem pracy dotychczas zajmował się menadżer, albo szef konkretnego działu, znający swoich pracowników. Polecenia co do wykonania jakiegoś zadania przez konkretną osobę czy zespół mogły iść także z góry. Workflow pozwala jednak rozdzielić zadania, konieczne do wykonania jakiegoś projektu, w o wiele szybszy i sprawniejszy sposób. System umożliwia nawet dopasowanie konkretnych zadań do umiejętności, które posiadają dane osoby w firmie, albo do zajmowanych stanowisk. System do zarządzania projektami potrafi między innymi:

  • dzielić projekt na kolejne etapy, a etapy na zadania, przydzielając ich wykonanie konkretnym działom i osobom,
  • opracowywać plan nie tylko uwzględniający konkretny dział firmy, ale traktujący ją jako całość, a więc pozwala na współpracę pomiędzy uzupełniającymi się częściami firmy,
  • opracowywać plan uwzględniając czas na realizację konkretnych zadań, a nawet informować poszczególne osoby o opóźnieniach na danym etapie,
  • przesyłać kolejne wersje danego projektu czy dokumentu, umożliwiając wprowadzanie na bieżąco poprawek w nim (cały czas są też dostępne poprzednie wersje projektu),
  • umożliwiać śledzenie postępów w pracach, co z kolei pozwala ustalić zarządzającym, czy wszystko funkcjonuje sprawnie,
  • sprawnie zarządzać wszelką dokumentacją projektową, pochodzącą z różnych dni czy miesięcy, od różnych osób, z różnych działów, ale związaną z danym zleceniem (obejmuje to tak e-maile, jak umowy, oferty, cenniki czy zamówienia),

To tylko niektóre możliwości, jakie daje wprowadzenie podobnego systemu do swojej firmy. Pozwala on także na przykład ustalać kalendarz spotkań czy zadań do wykonania na konkretny dzień i porę. Po przyjściu do pracy danemu pracownikowi wyświetli się przypomnienie gdzie ma zadzwonić, iść, czy co załatwić. Nie ma mowy o zapomnieniu o czymś ważnym – program o tym pamięta! Dowiedz się więcej o systemie workflow na softhis.com

Oprogramowanie dla grup i firm

Niektórzy myślą, że wprowadzanie podobnych ulepszeń w firmie zabierze im pracę. Kto jednak zdaje sobie sprawę, że postępu nie sposób zatrzymać i że działa on na korzyść pracowników oraz całej firmy, z pewnością dzięki podobnemu wspomaganiu odniesie sukces. W tym momencie coraz więcej firm wprowadza u siebie Workflow. Systemy ułatwiają komunikowanie się tak z klientami, jak i pomiędzy pracownikami. Automatyzują pewne procesy biznesowe i pozwalają oszczędzić czas, który można wykorzystać w inny sposób, dla dobra placówki. Kiedyś takie oprogramowanie stanie się powszechnym standardem – firmy, które już teraz nie zaczną wprowadzać u siebie podobnych rozwiązań, niestety mogą działać mniej sprawnie, co z pewnością przełoży się na ich pozycję na rynku. Warto więc zadbać o to już teraz!

Workflow może zostać wdrożony w każdym dziale firmy, albo objąć ją całą. Ponieważ każda firma jest inna, konieczne jest dostosowanie konkretnego oprogramowania do indywidualnych potrzeb konkretnych klientów. W sieci jest wiele ofert firm, zajmujących się opracowywaniem i późniejszym wdrażaniem takiego systemu workflow. Warto skorzystać z ich usług!