Zarządzanie projektem (fragmenty książki)

Zarządzanie projektem (fragmenty książki) Krzysztof Szkurlatowski (stock.xchang)

Na zarządzanie projektem składa się wiele elementów. Ważne jest, aby pomiędzy nimi była koordynacja. Sam plan to nie wszystko…

Niniejsza książka integruje trzy wymiary zarządzania projektem: wymiar „myślenie, działanie i środki”, wymiar „JA-MY-TO” i wymiar szczegółowego przedstawiania „projektów, faz i działań”. Stąd też wzięła się nazwa „podejście TIPI”, będąca akronimem słów Totally Integrated Project Management Approach of ISES International.

Wstęp: trzy wymiary

Integralnym elementem "podejścia TIPI" jest symbolizujące je charakterystycznie ozdobione tipi - namiot z wyprawionych skór bizonów, używany niegdyś przez Indian Dakota. Stosujemy to pojęcie jako metaforę integracji różnych osobnych aspektów kontroli projektu. 

Nasza książka przeznaczona jest dla zarządzającego projektem, do którego zwracamy się "Ty". Zachowując należny Czytelnikowi szacunek, dokonaliśmy wyboru tej właśnie formy ze względu na przejrzystość tekstu. Ponieważ słowo "menedżer" jest rodzaju męskiego, przy nim też pozostaniemy, ale nasza książka skierowana jest oczywiście do przedstawicieli obu płci. Kierujemy ją do tych, którzy zamierzają rozpocząć działanie w tej dziedzinie, jak i do tych, którzy już mają za sobą kilka lat doświadczeń. Jest ona pomyślana jako podręcznik, poradnik i informator na cały czas trwania projektu.

Myślenie, działanie i środki

Powyższe trzy słowa oddają powszechnie znaną różnicę pomiędzy:

    • sposobami myślenia
    • metodami działania
    • środkami (zasobami) potrzebnymi do wykonania pracy danego rodzaju.


Sposoby myślenia są związane z naszym podejściem do zarządzania - wynikają m.in. z tego czy w swojej pracy menedżera koncentrujemy się na zasobach, procedurach czy rezultatach. Obejmują one najważniejsze zasady, którymi kierujemy się w zarządzaniu, określają także zakresy odpowiedzialności poszczególnych osób. Sposoby myślenia przekładają się na nasze metody działania stosowane w aktualnej sytuacji pracy. Wybór sposobu działania jest także związany ze wskazówkami i umowami dotyczącymi wykorzystania dostępnych środków. 

Podobne artykuły:



Tipi jest przyozdobione rysunkami - są to metafory naszego myślenia o zarządzaniu projektem. 
Wioska jest symbolem myśli, że w trakcie realizacji projektu - budowania tipi z dwoma wierzchołkami - należy zawsze liczyć się z dynamicznym otoczeniem. 
Podział projektu na fazy stwarza możliwość rozpoczęcia projektu w niezbyt jasnych warunkach i doprowadzenia go do pewnego końca. 

W zakresie aspektów kontroli zarządzający projektem zawsze będzie starać się o utrzymywanie równowagi pomiędzy wymogami a środkami i to w czasie trwania całego projektu. 
Proces zarządzania umożliwia kierowanie przebiegiem projektu. 
W projekcie nieustannie ma miejsce decydowanie: na małą i dużą skalę. Misy (decyzyjne) przedstawiają ramy każdego poziomu decydowania. Mają one okrągły kształt i tym samym wskazują również, że decyzje zapadają w określonych momentach w pojedynczym cyklu procesu zarządzania. 
Istotnymi źródłami naszego sposobu myślenia są Guide to the Project Management Body of Knowledge (w skrócie: PMBOK z Project Management Institute, Pensylwania, 1996) i kilka innych książek wymienionych w spisie literatury oraz "best practices". 

Myślenie przekładamy na działanie. W naszej książce przedstawiliśmy listę działań, uporządkowanych według faz, zawierających pewne sugestie odnośnie planowania i realizacji projektu. 
Lista działań odnosi myślenie o zarządzaniu projektem do obszaru dobrze opracowanych i szczegółowych opisów procesu, w czym celuje zwłaszcza brytyjska metoda PRINCE2. Nasza książka jest uzupełnieniem tej metody, ponieważ pomyślana jest jako pomoc w jej zrozumieniu i w porównywaniu jej z innymi, często bardzo specyficznymi, stworzonymi specjalnie dla potrzeb danej organizacji. 

Pisząc o środkach, koncentrujemy się na licznych umiejętnościach, sposobach działania i technikach będących do dyspozycji zarządzającego projektem. W naszych rozważaniach nie będziemy dogłębnie poruszać kwestii środków, gdyż potrzebne informacje na ten temat można znaleźć w opracowaniach specjalistycznych. Osobom, które chciałyby ograniczyć się tylko do jednej książki z zakresu sposobów działania i technik proponujemy Tworzenie na sposób projektowy (Projectmatig creëren Bosa i Hartinga, 1999). Książka ta nawiązuje do drugiego - przedstawionego przez nas poniżej - wymiaru "JA-MY-TO".

JA-MY-TO

"TO" zawiera "twardą" stronę zarządzania projektem. Chodzi tu na przykład o:

    • listę produktów przeznaczonych do ekspedycji wraz z opisem ich cech jakościowych;
    • planowanie i protokołowanie zebrań grupy kierowniczej i zespołów;
    • ustalone i dokładnie oznaczone kryteria akceptacji;
    • zarządzanie dokumentami;
    • listy z regułami zarządzania ryzykiem;
    • plany testów, obiekty testowania i raporty z testów;
    • zarządzanie kontraktami;
    • planowanie i sporządzanie kosztorysów.

Projekty nigdy nie osiągną powodzenia, jeżeli sprawa "twardej" strony nie zostanie właściwie uregulowana. Konkretne uzgodnienia, procedury i plany to niezbędny, choć niewystarczający, warunek dla osiągnięcia sukcesu. 
Przeglądając czynniki mające wpływ na niepowodzenie lub sukces projektu, odkryjesz, że wiele z tych czynników leży po "miękkiej" stronie. Dlatego nasza książka traktuje nie tylko o wymiarze "TO", lecz również o "MY" i "JA", a zatem o relacjach między ludźmi tworzącymi zespół projektowy, o rolach jednostek w projekcie, o istocie procesów współpracy, o technikach komunikacji i o sposobach rozwiązywania konfliktów. Jest tu też mowa o roli i postawie zarządzającego projektem i innych zainteresowanych. 

"Miękkimi" zagadnieniami, jakie porusza książka, są na przykład: 

    • nastawienie zorientowane na rezultat podczas kierowania projektem;
    • uzyskanie wzajemnego porozumienia w zespole projektowym poprzez ułatwianie przebiegu procesów grupowych;
    • dostrzeganie i docenianie pracy członków zespołu przez zarządzającego projektem;
    • stała troska o wzajemną komunikację i sprzężenie zwrotne w projekcie;
    • sfera otwartości pozwalająca wprost określić ryzyko i hipotezy w celu zarządzania nimi;
    • relacja pomiędzy zarządzaniem oczekiwaniami a postrzeganą jakością produktów i usług;
    • zaangażowanie zmierzające do uczynienia z dostawców partnerów o jednakowym z nami sposobie myślenia;
    • identyfikacja działań dla danej fazy projektu poprzez wykorzystanie techniki burzy mózgów.

Szczegóły "projektów, faz i działań"


Książka zawiera też trzeci wymiar: wymiar obejmujący szczegóły. Projekty dzielą się na fazy, a fazy na działania. Zarówno działanie, jak i określanie środków przypisaliśmy do poziomu działań obejmującego szczegóły (rozdziały 5 i 6), ponieważ nie ma jeszcze książki, w której uczyniono by to w oparciu o PMBOK. 
Dla wygody czytelnika w różnych miejscach u góry stron umieszczono symbole wyobrażające dane zagadnienie. W niektórych miejscach przy odpowiednich fragmentach tekstu informujemy dokładnie przy pomocy dodatkowego symbolu, do której części w obrębie danego zagadnienia odnosi się tekst.

Wskazówki dla czytelnika


Książka została podzielona w następujący sposób:

    1. Część 1. obejmuje cztery rozdziały opisujące myśli przewodnie podejścia TIPI. Poruszone zostało w nich zagadnienie zarządzania projektem (rozdz. 1.), dzielenia na fazy (rozdz. 2.), kontroli (rozdz. 3.) i podejmowania decyzji (rozdz. 4.).
    2. Część 2., zawierająca rozdz. 5. i 6., pełni bardziej funkcję poradnika. Rozdział 5. opisuje cykl życia projektu, zawiera też między innymi listy działań (formułowane niezmiennie w trybie rozkazującym). Należy go traktować jako podręcznik dla zarządzającego projektem, w którym drogę wskazują ilustracje umieszczone na tipi. Rozdział 6. zawiera szereg załączników: różnorodne listy kontrolne (checklists), wzory, liczne objaśnienia i przykłady.



Osobom zamierzającym zapoznać się z naszymi poglądami polecamy przeczytanie czterech pierwszych rozdziałów. Kto chciałby następnie wykorzystywać książkę w pracy jako podręcznik, powinien zapoznać się również z rozdziałami 5. i 6.

Zarządzanie projektem . . . . . . .

E. Bosschers, R. Boutelegier, J. Dierick, H. Fredriksz, R. Krooshof "Zarządzanie projektem" - fragmenty


E. Bosschers, R. Boutelegier, J. Dierick, H. Fredriksz, R. Krooshof IFC Press Sp. z o. o.