10 kroków udanego wdrożenia systemu IT

10 kroków udanego wdrożenia systemu IT Photo credit: kchbrown / Foter

Jak przeprowadzić udane wdrożenie systemu IT?Jakimi zasadami się kierować? Na co zwrócić uwagę przy podejmowaniu decyzji dotyczącej wdrożenia nowego systemu IT?

Wybór i wdrożenie systemu powinno być poprzedzone analizą potrzeb i funkcjonalności docelowego rozwiązania. Należy powołać zespół projektowo-analityczny, którego członkami powinni być specjaliści oraz pracownicy wszystkich działów w firmie - najlepiej ci, którzy są otwarci na zmiany i których zapał i entuzjazm będzie ich sprzymierzeńcem. W późniejszym czasie ci sami ludzie powinni uczestniczyć w rozmowach z dostawcami systemu, a następnie czynnie nadzorować wdrożenie poprzez prowadzenie szkoleń, projektowanie wewnętrznych instrukcji użytkowania systemu i procedur postępowań. Ich zadaniem powinno być też monitorowanie w późniejszym czasie poprawności użytkowania systemu oraz jakości danych wprowadzonych do baz, a także zgłaszanie propozycji dodatkowych zmian funkcjonalnych i organizacyjnych wynikłych podczas pracy z systemem.

Wdrożenie

Decyzja dotycząca wdrożenia nowego systemu informatycznego podyktowana jest potencjalnymi korzyściami z zastosowania innego rozwiązania. Szczegółowe studium przypadku tego przedsięwzięcia powinno porównać koszty istniejącego środowiska w przeciągu uzasadnionego czasu, na przykład pięć lat, z kosztami alternatywnych rozwiązań - uwzględniając również koszty migracji do każdego elementu w tym samym czasie oraz wskazać wady obecnego środowiska i inną alternatywę. Ważnym elementem jest też oszacowanie ryzyka tego przedsięwzięcia.

Do zadań wykonywanych w tej fazie należy zdefiniowanie docelowego stanu: oprogramowania i rozwiązań technicznych oraz przeprowadzenie audytu istniejącego systemu. Ponadto konieczne jest zbadanie oczekiwań wszystkich potencjalnych użytkowników systemu oraz zdefiniowanie procesów biznesowych i określenie priorytetów.

Przy określaniu wymagań wobec systemu należy wziąć pod uwagę posiadane rozwiązania techniczne oraz te wymagania, które będą stawiane przy wybranej funkcjonalności. W szczególności oznacza to analizę takich elementów, jak serwery, stacje robocze, urządzenia mobilne, a także połączenia sieciowe i zdalne. Rachunek ekonomiczny wymusza maksymalne wykorzystanie istniejącego sprzętu. Oczywiście istnieją przypadki, gdy adaptacja stosowanego do tej pory rozwiązania do nowego jest droższa niż zakup nowych elementów. Należy pamiętać, że o kosztach wdrożenia systemów informatycznych tylko w niewielkim stopniu decydują ceny licencji na oprogramowanie, czego dowodem jest migracja do wolnego oprogramowania (ang. Open Source) wymagająca sporych nakładów na przygotowanie i przeprowadzenie tego procesu. Konieczne jest też zapewnienie bezpieczeństwa, w szczególności zapewnienie ciągłego i niezawodnego działania systemu obecnego, jak i nowego.

Wybór fukncji

Podanie a priori zestawu funkcji najbardziej potrzebnych w przedsiębiorstwach jest tendencyjne - wymagania wobec funkcjonalności zależne są przecież od specyfiki firmy, jej wielkości i branży.

Dlatego spośród dużej ilości funkcji, które oferują systemy, przedsiębiorstwo musi wybrać te, których zastosowanie w praktyce przyniesie największe efekty. Analiza przed wdrożeniem ma na celu określenie, jakie informacje są w firmie dostępne, jakie niedostateczne, a jakie w ogóle nie ujęte w systemach informatycznych.

Należy też pamiętać, że wybierając rozwiązania częściowe (obejmujące tylko niektóre procesy w firmie), napotka się problem integracji - czyli połączenia i dostosowania do siebie poszczególnych elementów składowych systemu. Niezależnie jak ona będzie przeprowadzana - natychmiast po wykonaniu nowej transakcji lub z opóźnieniem, natychmiast na żądanie, codziennie na zakończenie dnia, co tydzień o godz. 6:00 czy w ostatnim dniu miesiąca w nocy - wymaga wdrożenia odpowiednich mechanizmów.

Na rynku jest wiele programów różniących się zakresem funkcjonalnym, wielkością, stosowaną bazą danych czy wreszcie ceną. Niektóre rozwiązania są produkcją międzynarodowych korporacji, niektóre znanych polskich firm, niektóre znów lokalnego dostawcy oprogramowania. W dwóch pierwszych przypadkach proces tworzenia oprogramowania i jego wdrażania jest rozdzielony. Dlatego oprócz wyboru programu równie istotna jest decyzja o wyborze jego dostawcy. Od niego bowiem często zależy jakość instalacji, szkoleń, dostarczanych materiałów, wsparcia technicznego czy obsługi serwisowej.

Wybierając natomiast produkt mniej znany, decyduje się często na współpracę z firmą, która jednocześnie tworzy i wdraża swoje rozwiązania. Taka firma najczęściej oferuje rozwiązania bardziej specjalistyczne i jest elastyczniejsza w zakresie wprowadzania nowych funkcji do systemu.

Oprócz marki i ceny, która często ma decydujący wpływ na wybór oprogramowania, zwrócić należy uwagę przede wszystkim na:

    • funkcjonalność systemu - musi być zgodna z priorytetowymi potrzebami firmy,
    • modułowość - czy program może być dostarczony w części, co ważne jest w przypadku, gdy z początku wybrane zostały tylko niektóre funkcje,
    • możliwość indywidualnego dopasowania systemu za akceptowalną cenę,
    • możliwość rozbudowy - należy liczyć się z tym, że w miarę wzrostu firmy może okazać się konieczne wdrożenie dodatkowych elementów.


Do wdrożenia trzeba się przygotować, i to pod różnymi względami. Projekt takiego wdrożenia powinien obejmować aspekt: finansowy, metodologii i planowania, szkoleń i wsparcia technicznego. Należy pamiętać, że nawet najlepszy system w początkowej fazie zazwyczaj opóźnia, a nie przyspiesza pracę, przy zamianie starego systemu na nowy potrzebne jest nawet parę miesięcy, by osiągnąć funkcjonalność sprzed zmian.

Występujące wątpliwości

Często firmy wdrażające nowy system niecierpliwią się z powodu słabych wyników osiąganych w początkowej fazie. Nieznajomość obsługi i wykorzystania poszczególnych funkcji nowego systemu powoduje dodatkowo powstawanie dużej ilości błędów w danych, skutkujące otrzymywaniem nieprawidłowych wyników zbiorczych. Można, szczególnie przy większych bądź rozproszonych projektach, wykonać wdrożenie pilotażowe w pojedynczej jednostce czy dziale. Wnioski, które nasuną się podczas tego pilotażowego wdrożenia, ułatwią prace w następnych jednostkach.

Często zdarza się, że wszyscy użytkownicy zmieniają stary system na nowy w tym samym dniu (big bang - w wolnym tłumaczeniu ,,na hurra"). Zaletą tego sposobu migracji jest fakt, że redukuje się koszty utrzymania obydwu systemów (starego i nowego) w jednym czasie oraz to, że pracownicy nie będą musieli ,,przeskakiwać" tam i z powrotem pomiędzy systemami. Do wad zaliczyć można przede wszystkim wysokie ryzyko i wymagania tego przedsięwzięcia. Możliwa jest też zmiana w grupach, na przykład w działach. Tym sposobem można w jednej grupie zainstalować sprzęt i oprogramowanie wykorzystując ich stary sprzęt przy instalacji dla nowej grupy, następnie ,,podmienić" ten sprzęt w następnej grupie.

Każde wdrożenie wymaga czasu. Im lepiej przygotowana jest załoga, im bardziej przemyślana jest kolejność poszczególnych elementów, określone zasady migracji danych z poprzednich systemów, opracowane nowe scenariusze postępowań, tym bardziej skraca się czas osiągania kolejnych celów. Dobrze jest zdefiniować "cele pośrednie", których osiągnięcie z jednej strony motywuje, z drugiej pozwala na szczegółową analizę prac, szybkie zdiagnozowanie problemów i ewentualną korektę planów.

Reakcje po wprowadzeniu zmian

Nadzorującym projekt należy zwrócić uwagę na konieczność dobrego motywowania personelu, przeprowadzania odpowiedniej ilości szkoleń, wdrażania wewnętrznych procedur i instrukcji obsługi systemu. W swoich planach należy również uwzględnić kilka klasycznych reakcji na wprowadzania zmian w sposobie pracy:

  • naturalny strach przed nieznanym powoduje, że pracownicy będą opierali się tylko dlatego, że wdrażany system jest dla nich nowy,
  • znajdą się z pewnością pracownicy, którzy są znacznie bardziej dociekliwi i otwarci na zmiany, dla których przyjemnością jest próbowanie czegoś nowego
  • ambitni ludzie, którzy bardzo dobrze znają obecny system, mogą czuć, że ich pozycja jest zagrożona, tym bardziej, jeśli nowy system różni się znacznie od poprzedniego. Należy zwrócić na tych pracowników szczególną uwagę - przeszkolić ich w pierwszej kolejności i dać takie wsparcie, by ich pozycja w przedsiębiorstwie nie została osłabiona.


Gdy system już pracuje, to czas z punktu widzenia osób zaangażowanych we wdrożenie, należy do najbardziej nerwowych i niebezpiecznych. Czas, w którym cała firma zaczyna polegać na nowym systemie, rodzi bowiem najwięcej problemów. Może okazać się, że z wprowadzonych danych niełatwo jest uzyskać potrzebne informacje. Dlaczego tak może się zdarzyć? Bo przy określaniu wymagań wobec nowych systemów często bazuje się na doświadczeniach z poprzednich rozwiązań, największy więc nacisk kładzie się na zagadnienia, które w poprzednim systemie były słabo rozwiązane. Te niesprawiające do tej pory kłopotu łatwo można więc pominąć.

Ponadto w trakcie pracy pojawiają się dodatkowe ustalenia, które wymagają na przykład zmiany sposobu użytkowania pewnych funkcji. Niedoinformowanie niektórych osób, a nawet całych działów, jak również błędy we wczesnej fazie wdrożenia, skutkują pojawianiem się w systemach niespójnych danych. Rodzi to konieczność częstego przeprowadzania kontroli poprawności danych oraz ich poprawy.

Potrzebne jest więc zaplanowanie nie tylko spotkań i szkoleń we wstępnej fazie wdrożenia. Tak samo ważne są:

  • szkolenia okresowe, w których powinny uczestniczyć różne działy firmy,
  • cykliczne raporty poziomu wdrożenia, problemów i błędów programu,
  • dystrybucja wiedzy na temat zmian funkcjonalnych, wniosków z kontroli systemu.


Tekst pierwotnie ukazał się w "Kompendium Oprogramowanie dla biznesu 2007"

Podobne artykuły:

Alicja Mazur Madar Sp. z o.o. Zabrze