5 barier w procesie zmian

5 barier w procesie zmian flickr

Obserwacje prowadzone w firmach wprowadzających zmiany doprowadziły mnie do wniosku, że na drodze do sukcesu w procesie zmian stoi pięć istotnych barier. Bariery te mogą uniemożliwić albo obniżyć efektywność wdrażania zmian.

Z punktu widzenia podmiotów zmian, jakimi są pracownicy firmy, bariery występujące w procesie zmian można przedstawić w następujący sposób:

Bariera informacyjna Nie wiem

Bariery informacyjna wynika głównie z nieznajomości planów zmian, jakie mają być wdrażane w firmie. Rezultatem braku znajomości wizji zmian jest brak ich akceptacji i małe prawdopodobieństwo uzyskania partycypacji pracowników w procesie zmian. Może to prowadzić do braku zaufania pracowników do liderów zmian, a w konsekwencji do oporu wobec zmian.

W obliczu bariery informacyjnej osoby zarządzające zmianą (liderzy zmian, koalicja liderów) powinny zwracać uwagę na skuteczne komunikowanie i promowanie swoich zamierzeń, a także stworzyć system zbierania informacji zwrotnych od pracowników o planowanych i toczących się procesach zmian.

Bariera poznawcza – Wiem, ale nie rozumiem

Bariera informacyjna w wielu przypadkach jest fundamentem bariery poznawczej. Występowanie bariery poznawczej wynika bowiem z niedostatecznego zrozumienia wizji zmian, czego wynikiem jest brak zaangażowania w ich realizację.

Bariera poznawcza powstaje w rezultacie braku tłumaczenia swoich planów przez inicjatorów zmian oraz niejasnego przekazu dotyczącego wizji zmian związanego np. z hermetycznością języka, jakim opisany jest proces zmian. Zdarzają się przypadki protekcjonalnego traktowania pracowników („i tak nie zrozumieją”), co odbija się na skuteczności późniejszych działań mających na celu wdrożenie zmian. Brak zaspokojenia potrzeb poznawczych jest przyczyną powstania oporu wobec zmian i odkładania zmian w czasie.

Przełamanie bariery poznawczej jest możliwe dzięki zaangażowaniu przedstawicieli pracowników już na etapie tworzenia wizji zmian. Umożliwi to nie tylko wypracowanie wspólnego stanowiska, ale również uzyskanie wysokiego poziomu zrozumienia zapisów wizji i strategii zmian.

Bariera wolicjonalna – Rozumiem, ale nie chcę

Bariera wolicjonalna objawia się niechęcią do wprowadzania w życie wizji zmian. Jej przyczyna ma swoje źródła najczęściej w jednoczesnym występowaniu innych barier wdrażania. Jeżeli pracownicy odpowiedzialni za realizację strategii zmian nie znają jej pełnej treści (bariera informacyjna), a dodatkowo mają trudności z właściwą jej interpretacją (bariera poznawcza), to bariery te zwykle skutecznie zniechęcają do podejmowania działań na rzecz wprowadzania zmian.

Powstawanie bariery wolicjonalnej może mieć również związek z różnymi formalnymi lub nieformalnymi grupy w firmie, które sprzeciwiają się wprowadzaniu zmian mogących zagrażać ich interesom (utrata władzy, stanowiska, kompetencji).

Pokonanie bariery wolicjonalnej wymaga prowadzenia długofalowej polityki dialogu z pracownikami, a w trakcie zmian motywowania i inspirowania pracowników oraz komunikowania korzyści wynikających z wdrożenia zmian.

Bariera systemowa (zasobowa) – Chcę, ale nie mogę

Bariery systemowe (zwane też środowiskowymi) stanowią zbiór negatywnych czynników pochodzących z zewnętrznego otoczenia przedsiębiorstwa lub mających swoje źródło we wnętrzu firmy.

Bariery zewnętrzne ujawniają się w przypadku pojawienia się niekorzystnych okoliczności, których źródło tkwi poza sferą wpływu zarządu firmy. Ich przykładem są niekorzystne wskaźniki makroekonomiczne (spadek PKB, wzrost stóp procentowych), trendy społeczne i demograficzne (starzenie się społeczeństwa, konsumpcyjny tryb życia), zmiany przepisów prawnych (przepisy podatkowe), czy globalizacja rynków i konkurencji. Skala pojawiających się problemów i ich ogólnokrajowy bądź międzynarodowy charakter sprawiają, że władze firmy nie mogą zapobiec ich pojawieniu. Mogą natomiast, w ramach systemu zarządzania zmianą, sporządzić scenariusze rozwoju związane wystąpieniem opisanych problemów i przygotować odpowiednie opcje strategiczne.

Bariery wewnętrzne obejmują trudności specyficzne dla poszczególnych firm, mają zatem regionalny charakter, a władze firmy lub inicjatorzy zmian posiadają narzędzia mogące pomóc łagodzić lub usuwać pojawiające się problemy. Do najczęściej występujących barier wewnętrznych można zaliczyć np. bariery finansowe (środki na wdrożenie zmian).

Bariera sprawnościowa – Mogę, ale nie potrafię

Ostatnią z barier utrudniających wprowadzanie zmian jest bariera sprawnościowa. Jej występowanie wynika z braku umiejętności tworzenia warunków do skutecznej realizacji zmian. Nie jest bowiem możliwe przeprowadzenie istotnych zmian bez odpowiedniego dostosowania przedsiębiorstwa.

Zmianom organizacyjnym może stać na przeszkodzie dotychczasowa struktura organizacyjna firmy albo funkcjonujące w niej systemy (system wynagrodzeń, system oceny pracowniczej czy system IT). Planując realizację działań związanych z wdrażaniem zmian i tworzenie zespołów wdrożeniowych należy uwzględnić fakt, że podejmowanie nowatorskich i twórczych działań może być odbierane negatywnie przez pracowników, ponieważ obawiają się oni utraty posiadanych kompetencji. Wprowadzane zmiany powinny być połączone z podnoszeniem kompetencji pracowników (zarówno kadry kierowniczej, jak i specjalistów), gdyż dzięki nabywaniu niezbędnej wiedzy i podnoszeniu umiejętności można osiągnąć lepsze efekty wdrażania.

Drugie główne źródło bariery sprawnościowej tkwi w braku wypracowanych strategii i procedur zarządzania zmianą. Przejawia się ona głównie w niewystarczających umiejętnościach służących sporządzenia planu i harmonogramu wdrożenia, planu komunikowania zmian interesariuszom, czy też zaplanowania i wdrożenia systemów monitorowania wprowadzania zmian.

Wiem, rozumiem, chcę, mogę i potrafię

Wszystkie wymienione bariery warto rozpatrywać łącznie, a dobrą praktyką inicjatorów zmian powinno stać się każdorazowe sprawdzenie, czy planowane działania związane z wprowadzaniem zmian spełniają każdy z warunków efektywnego wdrożenia (wiem, rozumiem, chcę, mogę i potrafię).

VALUE CREATION Jarosław Rubin