6 zasad bezpiecznego niszczenia danych w biurze

6 zasad bezpiecznego niszczenia danych w biurze www.sxc.hu

W każdej firmie tworzone są dokumenty o różnym poziomie poufności zawartych w nich informacji. Mogą to być na przykład dane finansowe, plany sprzedażowe, marketingowe oraz objęte szczególną ochroną prawną dane osobowe.

Z badań przeprowadzonych na zlecenie firmy HSM w grupie przedsiębiorstw różnych branż wynika, że 23% doradców finansowych nie dysponowało żadnymi wewnętrznymi procedurami z zakresu ochrony danych, a aż 11% pracowników banków wyrzuca dokumenty związane z transakcjami finansowymi bezpośrednio do kosza! Aby zminimalizować ryzyko wypłynięcia wartościowych danych z firmy warto stosować się do sześciu podstawowych zasad bezpiecznego niszczenia danych.

Po pierwsze, stwórz zasady niszczenia danych w biurze

Pierwszym krokiem powinno być stworzenie dokumentu zawierającego szczegółowe wytyczne odnośnie niszczenia danych w firmie, z którym powinien zapoznać się każdy obecny oraz nowozatrudniony pracownik.  Następnie należy przeprowadzić szkolenie wyjaśniające szczegóły polityki niszczenia danych oraz uświadamiające zagrożenia wynikające z niewłaściwego zabezpieczania dokumentów i nieprawidłowego ich niszczenia.

Podobne artykuły:

Po drugie, zdecyduj czy dane niszczyć na miejscu, czy poza firmą

Niezależnie czy informacje, których chcemy się pozbyć dotyczą działalności naszej firmy czy innych podmiotów, do niszczenia danych należy podejść z należytą starannością. Niszczenie dokumentów w miejscu ich powstawania jest jedynym rozwiązaniem, które zapewnia stuprocentową ochronę danych i eliminuje niebezpieczeństwo dostania się chronionych informacji w niepowołane ręce. Norma DIN 66399 określająca zasady niszczenia nośników danych, zarówno elektronicznych jak i papierowych zdecydowanie wskazuje niszczenie dokumentów w miejscu ich wytwarzania jako rozwiązanie preferowane przed innymi rozwiązaniami. Na rynku działa wiele firm oferujących niszczenie danych. W tym przypadku dane zbierane są w firmie w jednym pojemniku i następnie transportowane do miejsca, w którym są niszczone. Możemy uczestniczyć w niszczeniu naszych dokumentów lub zażądać dowodów, że dane zostały zniszczone. Trzeba pamiętać o tym, że zlecanie tego zadania podmiotom zewnętrznym zawsze wiąże się z ryzykiem wypływu danych w niepowołane ręce, na etapie transportu dokumentów oraz ich niszczenia.

Po trzecie, określ kategorie niszczonych nośników

Warto zadać sobie pytanie, co się dzieje z elektronicznymi nośnikami danych, gdy już ich nie potrzebujemy? Nierzadko pozbywamy się ich bez większej uwagi, sprzedając pośrednikom, na giełdach komputerowych, w  serwisach aukcyjnych lub też oddając nieodpłatnie osobom trzecim.

Coraz częściej rejestrujemy ważne dane na płytach CD/DVD, nośnikach magnetycznych, dyskach twardych, kartach pamięci, a także w smartfonach, telefonach komórkowych, na pamięciach USB, komputerach, itp. To są często tak samo ważne same informacje jak te zapisane na nośnikach tradycyjnych. Należy pamiętać, iż pamięci elektroniczne mogą pomieścić znacznie więcej danych niż teczka czy segregator stąd świadomość potrzeby ochrony tych nośników winna być jak najwyższa.

Podobne artykuły:

HSM