7 rad jak wybrać firmę outsourcingową

 7 rad jak wybrać firmę outsourcingową www.sxc.hu

Krótki poradnik, jak w 7 krokach wybrać optymalną firmę outsourcingową. Sprawdź o co pytać klientów firm outsourcingowych.

Przy wyborze nie warto się śpieszyć. Należy sprawdzić wszystkie oferty, gdyż zła decyzja może okazać się bardzo kosztowna.

Jak wybrać firmę outsourcingową


Wartość świadczonych usług można oceniać dopiero po kilku miesiącach współpracy. Czasami okres ten jest nawet jeszcze dłuższy. W przypadku usług finansowo-księgowych, dokumentacja podlega kontroli przez Urząd Skarbowy, ZUS, Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych i Państwową Inspekcję Pracy. W tym przypadku weryfikacja może nastąpić dopiero w momencie kontroli. Często dzieje się to po roku lub nawet po kilku latach od rozpoczęcia współpracy. Wtedy może okazać się, że trzeba zapłacić wysokie odsetki lub kary grzywny. Jak zabezpieczyć się przed skutkami związania się z niewłaściwym dostawcą?

1. Przygotuj zapytania ofertowe


Warto poświęcić czas na przygotowanie zapytania ofertowego. W nim zawrzemy nasze oczekiwania. Zapytania ofertowe należy skierować do minimum dziesięciu firm, z których następnie wybierzemy trzy, wydające się najbardziej odpowiednie. Warto, aby zapytanie ofertowe było szczegółowe, z zastrzeżeniem, iż oczekuje się przygotowania oferty zgodnej z jego kolejnością i merytoryką. Oferty przygotowane według narzuconego przez nas schematu łatwiej jest porównać.

Trzeba koniecznie określić czas na przygotowanie oferty, miejsce i sposób jej przesłania.

2. Odrzuć wątpliwe oferty


Warto odrzucić oferty, które złożone zostaną w terminie późniejszym niż wyznaczyliśmy. Żadne usprawiedliwienia, w rodzaju, iż handlowiec był w delegacji czy na urlopie nie warto brać pod uwagę. W takim przypadku możemy być pewni, że nie ma właściwych procedur przejmowania obowiązków pod nieobecność pracowników, lub terminowość nie jest cenioną wartością w firmie.

Firmy, od których otrzymamy ofertę standardową, bez włożenia najmniejszego wysiłku w jej przygotowanie, możemy odrzucić w pierwszej kolejności. Każdy klient chce być tratowany indywidualnie i niestandardowo. Na podstawie oferty możemy określić, jak oferent odnosi się do tej wartości. Jeśli oferta jest standardowa i zawiera wiele danych ogólnych, nie odnosząc się do specyfiki naszej firmy i oczekiwań, jest pewne, iż późniejsza współpraca przebiegać będzie podobnie.

Karygodne w ofercie są błędy ortograficzne i interpunkcyjne, np. podwójne spacje czy brak znaków przestankowych. W firmach, gdzie faktycznie dużą rolę przykłada się do jakości, podobne błędy nie mają racji bytu.

3. Skontroluj referencje


Listy referencyjne są jednym z najbardziej popularnych sposobów sprawdzenia wiarygodności. Od razu zaznaczę, iż nie warto korzystać z referencji wystawionych na piśmie. Bywają one często już nieaktualne i zawierają jedynie ogólne informacje.

Często firmy oustourcingowe mają przygotowaną listę referencyjną zaprzyjaźnionych klientów, którzy będą się o niej wypowiadali w samych superlatywach.

Znacznie lepiej jest poprosić o listę wszystkich klientów, koniecznie z numerami bezpośrednimi osób kontaktowych. Na jej podstawie sami dokonamy wyboru . Dodam, iż warto skontaktować z klientami najdłużej obsługiwanymi przez daną firmę, najlepiej od samego początku jej istnienia.

Najważniejsza natomiast jest lista klientów, którzy przestali korzystać z usług firmy outsourcingowej. Najczęściej przyczyną rozwiązania współpracy jest po prostu niespełnienie oczekiwań. Jeśli lista utraconych klientów jest długa, lepiej szukać od razu nowego dostawcy. Może się również zdarzyć, iż nasz potencjalny partner będzie robił wszystko, aby nie przedstawić takiej listy. Wówczas tym bardziej należy stanowczo się jej domagać.

Nie bez znaczenia są kontakty nieformalne. Jest wiele portali internetowych, gdzie można zadać pytanie o firmy, z którymi zamierzamy współpracować. Jest również wiele konferencji, kongresów czy też spotkań branżowych, gdzie można zapytać o rekomendacje.

4. Sprawdź specjalistów firmy


W przypadku usług finansowo-księgowych bardzo ważny jest poziom merytoryczny specjalistów obsługujących naszą firmę. Dlatego warto poprosić o CV osób, których firma chce przydzielić nam do obsługi. Niestety, często firmy outsourcingowe w celu obniżenia kosztów decydują się na zatrudnienie absolwentów jako samodzielnych specjalistów. Czy możemy sobie pozwolić na to, by zostać "królikiem doświadczalnym"? Czy mamy czas na wdrażania ludzi, którzy dopiero się uczą? Warto odpowiedzieć sobie na te pytania.

Już na etapie zapytania ofertowego, warto prosić o podanie danych personalnych osób dedykowanych do obsługi. Sytuacja, w której taka osoba zostanie dopiero zatrudniona, niesie ze sobą pewne ryzyko. Co się stanie, jeśli okaże się nieodpowiednią? Bardzo wielu doskonałych specjalistów zupełnie nie sprawdza się w pracy w firmach outsourcingowych.

Jeśli okaże się przy tym, iż przydzielony specjalista do spraw kadr i płac obsługuje już kilkuset innych pracowników, jakie są szanse, że obsłuży naszą firmę w odpowiedni sposób? Nie mają tu znaczenia nawet najlepsze kilkustopniowe systemy kontroli. Przy maksymalnej automatyzacji wprowadzania danych do systemu zawsze pojawiają się kwestie, które trzeba zweryfikować i wyjaśnić.

5. Dobrze przygotuj kontrakt


Umowa przedstawiona przez dostawcę usług outsourcingowych jest jedynie propozycją.

Warto w niej zawrzeć gwarancję, iż będziemy obsługiwani przez jednego, wymienionego z nazwiska pracownika. Warto również wpisać do umowy osobę, która będzie zastępować przydzielonego nam specjalistę podczas urlopu czy choroby. Powinien on również znać specyfikę naszej firmy. Niestety w wielu firmach outsourcingowych nie jest to stosowane. Odpowiednie procedury zastępstw specjalistów warto wpisać do umowy współpracy.

6. Pilnuj kosztów


Często zdarza się, iż wyjściowa cena za usługę jest bardzo korzystna, natomiast wszystko, co nie zostało zapisane w umowie, okazuje się bardzo kosztowne. W efekcie, honorarium za usługi dodatkowe może dwukrotnie przekraczać wynagrodzenie za usługę podstawową, która została zabudżetowana. Dlatego warto zawrzeć zapis w umowie, że koszty nie wzrosną w trakcie roku oraz wymienić wszystkie dodatkowe usługi ze stawkami, nawet, jeśli jest małe prawdopodobieństwo, iż będą dotyczyły naszej firmy.

Jeden z moich klientów na pytanie, jaką rolę odgrywa dla niego wynagrodzenie, odpowiedział, iż zależy to od poziomu rynkowego cen. Zawsze odrzuca oferty najtańsze (w myśl zasady, iż nigdy nie uda się kupić nowego mercedesa za cenę fiata) oraz najdroższe, gdyż te często są zawyżane. Przygląda się natomiast cenom z poziomu średniego, dokładnie porównując zakres usługi.

7. Pamiętaj o karach umownych


Jeśli chcemy być pewni rzetelności i terminowości dostawcy, żądajmy zapisu o karach umownych. Można określić je procentowo w zależności od kwoty kontraktu. Jeśli firma outsourcingowa popełni błąd, otrzymamy fakturę pomniejszoną o określoną kwotę. Jednocześnie propozycja wprowadzenie kar umownych może być doskonałą metodą weryfikacji dostawców usług outsosurcingowych. Firmy nierzetelne nie będą chciały się na to zgodzić. Wówczas może je odrzucić.

O co pytać klientów firm outsourcingowych?

  • Czy firma wywiązuje się z terminowego i bezbłędnego przygotowywania dokumentacji?
  • Jak szybko firma jest w stanie zaspokajać nowe, nieprzewidziane potrzeby firmy, np. dodatkowe raporty do celów audytorów?
  • Czy występują jakiekolwiek koszty ukryte za usługi dodatkowe? Jeśli tak, czego dotyczyły?
  • Czy w czasie trwania kontraktu doszło do zmiany specjalisty obsługującego firmę?
  • I wreszcie najważniejsze pytanie: Czy wybierając firmę ponownie, wybór padłby na tego samego partnera?


Z wizytą. Warto odwiedzić potencjalnego dostawcę. Najlepiej, gdy wizyta jest niezapowiedziana. Możemy sami ocenić jak, na co dzień funkcjonuje firma oraz sprawdzić rodzaje zabezpieczeń systemów komputerowych i archiwizacji dokumentacji.

Artykuł ukazał się 22.12.2004 w Pulsie Biznesu

Grant Thornton FPA Outsourcing