7 zwyczajów ludzi mało efektywnych

7 zwyczajów ludzi mało efektywnych http://www.sxc.hu/profile/len-k-a

Większość ludzi, którzy nie radzą sobie z organizowaniem własnej pracy, popełnia podobne błędy.

Obecnie dostępnych są dziesiątki, jeśli nie setki narzędzi zwiększających produktywność. Można zapisywać listę zadań w specjalnej aplikacji, notesie, na tablecie lub w inny, dowolny sposób.

Mimo to często trudno jest zorganizować się. Zaczynasz z dobrymi chęciami – czyścisz skrzynkę mailową, przygotowujesz do spotkania i zapisujesz pięć najważniejszych zadań. I gdy wybija piąta, okazuje się, że zrobiłeś znacznie mniej, niż chciałeś, a czas się gdzieś ulotnił.

Problem może leżeć nie w narzędziach, lecz w sposobie ich wykorzystania.

Oto siedem podstawowych błędów w codziennym planowaniu pracy:

1. Zawsze dokańczasz listę zadań

Większość aplikacji do zarządzania czasem zachęca do porządkowania i kończenia zadań.

Tymczasem robienie wszystkich zadań z listy może być sygnałem, że nie jesteś produktywny. Marissa Mayer, szefowa Yahoo, wskazuje, że człowiek naprawdę produktywny potrqafi dobierać i zmieniać priorytety tak, aby najważniejsze zadania były pierwsze. A te mniej ważne umie sobie odpuścić.

Częste sprawdzanie takiej listy może też być znakiem, że sama czynność Cię bawi, a nie wykonywanie swoich zadań.

2. Zawsze odbierasz telefon

Niektórzy uważają, że jeśli klient zostanie przekierowany na pocztę głosową, to dla niego znak, że jest nieważny. Zwłaszcza, że dzwoniący nie chcą przebijać się przez maszynę tylko rozmawiać z prawdziwym, żywym człowiekiem.

Jednak badania wskazują, że znacznie większą efektywność osiągniesz skupiając się na swoim zadaniu., Telefon najczęściej po prostu przeszkadza – oznacza, że nagle musisz przerzucić się na wykonywanie kilku zadań na raz. Skończysz to, co robisz, to oddzwonisz.

3. Zawsze odpowiadasz na maile

Jedną z zasad efektywnego zarządzania dokumentami jest pozbycie się problemu od razu. Natychmiastowa odpowiedź na maila lub wypełnienie dokumentu. Gdy ktoś chce ci dać zlecenie, zgódź się od razu, zamiast wprowadzać dodatkowe utrudnienia.

Ale w dobie powiadomień z mediów społecznościowych i ciągłych alertów od różnych aplikacji, nie zawsze jest to prawda. Najczęściej informacje są mało istotne. Podobnie zresztą większość papierowych dokumentów.

4. Komunikujesz się tylko w jedną stronę

Zastanawiasz się pewnie, jak to jest, że czas ci ucieka i nie umiesz zmotywować pracowników. Najczęściej wina za nieudaną komunikację leży w komunikującym. Nie dowiesz się, czego ludzie od ciebie chcą, jeśli ich nie wysłuchasz

Co więcej, ludzie, których nie posłuchałeś, raczej nie pójdą ci na rękę. Jeśli będziesz rozmawiał i słuchał, twoja produktywność wzrośnie dzięki lepszemu kontaktowi z innymi

5. Blokujesz wszelkie rozpraszacze

Odrzucanie absolutnie wszystkich bodźców z zewnątrz także potrafi niszczyć produktywność. Dobrze zarządzane bodźce zewnętrzne potrafią dodać umysłowi energii. Właśnie masz skończyć zadanie, aż nagle ktoś wpada i zaraża nowym pomysłem.

Czasami produktywność oznacza zaproszenie innych, by pozwolili ci spojrzeć na twój problem świeżym okiem. Samo przeszkadzanie nie jest złe – trzeba tylko umieć nim zarządzać.

6. Chcesz wygrać

Ludzie mało efektywni dopatrują się sukcesu w każdej swojej czynności. Tymczasem to droga do porażki, bo przestajesz widzieć rolę innych we wspólnym dziele. Najbardziej efektywnym ludziom zawsze zależy na grupowym zwycięstwie.

7. Bardzo ci zależy na produktywności

To ironia, że im bardziej skupiasz się na efektywności w pracy, tym mniej jesteś efektywny.

Ktoś skupiony przede wszystkim na ukończeniu listy i własnej produktywności, robi swoją pracę po łebkach, bez głębszego zastanowienia.

Po drugie, skupia się na konkretnych zadaniach do ukończenia, przez co umyka mu obraz całości.

Takie spojrzenie na firmę jako całość pozwala lepiej ustalić priorytety. 

Opracowano na podstawie inc.com

Nowoczesna Firma S.A. Konrad Budek