A może zorganizujemy event?

A może zorganizujemy event? Photo credit: Éole / Foter

Ze słownikowej definicji wynika, że event (ang. wydarzenie) to zdarzenie zaplanowane i zorganizowane pod kątem ściśle określonego celu. Eventy należą do tych działań realizowanych przez firmę, które bezpośrednio nie wpływają na wzrost sprzedaży.

Mimo to coraz chętniej organizacje sięgają po to narzędzie, ponieważ realizacja ciekawych eventów w przypadku pracowników służy przede wszystkim budowaniu tożsamości zespołu oraz ich integracji, natomiast w przypadku klientów ułatwia poznanie firmy, co może zaprocentować nawiązaniem dłuższej współpracy w przyszłości. Profesjonalnie zorganizowane wydarzenie to również forma budowy wizerunku przedsiębiorstwa czy marki na rynku. A to w przypadku tak silnej konkurencji jest bezcenne. Firmy zauważają znaczenie eventów, jednak w dalszym ciągu wolą organizować je własnymi nakładami, aniżeli zatrudnić profesjonalistów. Dlaczego tak się dzieje?

Kto organizuje?

Współczesne firmy coraz częściej rozumieją konieczność organizowania różnego rodzaju wydarzeń, od wyjazdów integracyjnych, czy motywacyjnych dla pracowników, po prezentacje produktów i szkolenia dla klientów. Niestety bardzo często jednak organizacja takiego eventu już na samym początku napotyka na zasadniczą przeszkodę: jak zrealizować własny pomysł? Takie sytuacje powodują, że kusząca wydaje się możliwość zrzucenia tego zadania na barki pracowników, np. do organizacji bankietu dla zagranicznych kontrahentów oddelegowane zostają jedna lub dwie osoby, które akurat są w danej chwili najmniej obciążone bieżącymi obowiązkami. Nie daje to jednak gwarancji sukcesu. Czy jeśli w firmie następuje awaria systemów informatycznych, to czy o pomoc poprosimy pracownika recepcji (choćby nawet uzdolnionego informatycznie), czy wezwiemy firmę specjalizującą się w naprawie tego typu usterek? Powstaje więc pytanie dlaczego przy organizacji wydarzeń działać metodą prób i błędów, skoro można skorzystać z usług profesjonalistów?!

Znaczenie

Rola eventów jest nie do przecenienia, dlatego bez względu na to czy organizujemy imprezy małe czy na szeroką skalę należy je planować i organizować wykazując się wiedzą w tym obszarze i perfekcją wykonania. Przede wszystkim należy pamiętać, że czas i energia oddelegowanych pracowników nie zmniejsza kosztów, a wręcz przeciwnie powoduje niską jakość, co negatywnie wpływa na wizerunek organizatora. Częstym argumentem odmownym, kierowanym do firm eventowych jest stwierdzenie, że w danej firmie „pracują profesjonaliści i z pewnością sami sobie świetnie poradzą ze zorganizowaniem danego wydarzenia”. Pytanie, czy na pewno? Warto zastanowić się nad powodami, dla których warto skorzystać z outsourcingu podczas organizacji wydarzenia i zlecić przygotowanie naszego eventu firmie zajmującej się tym na co dzień. A jest ich kilka.

Podobne artykuły:

Kompetencje

Po pierwsze, przy współpracy z firmą eventową nikt nie próbuje podważyć kompetencji właścicieli czy pracowników firm. Są oni bowiem specjalistami, ale specjalistami w konkretnym fachu. Dlatego lepiej, aby pracownik zajmował się tym, do czego posiada predyspozycje i wiedzę, pozwalając tym samym rozwijać się firmie. Bardzo często czas potrzebny pracownikom na wdrożenie się w nowe zadania, jak i czas podczas którego nie wykonują oni swoich obowiązków kosztuje firmę więcej aniżeli zatrudnienie specjalistów.

"Wrzutka"

Po drugie, nawet jeśli akurat ktoś ma wolną chwilę, to “wrzutka” w postaci organizacji wydarzenia może nie tylko zabrać mu całą rezerwę czasu, którą mógłby poświęcić na wymyślanie usprawnień lub porządkowanie rzeczy od zawsze odkładanych na później, ale także zmusić do pracy w nadgodzinach. Oddelegowanie pracowników firmy do organizacji eventu powoduje więc, że nie wykonują oni swoich obowiązków tak dobrze jak mogliby to robić. Nie wspominając nawet o tym, że niejednokrotnie wiąże się to z koniecznością opłacenia im nadgodzin. Efekt: organizacja wcale nie odbywa się w zakresie kosztów własnych, więc nie jest prawdą, że “już płacimy komuś pensję więc niech to robi w ramach pracy”.

Prestiż

Po trzecie, przekonanie wielu przedsiębiorców, że samodzielna organizacja wydarzeń zagwarantuje im taką samą, a nawet lepszą jakość, jak w przypadku zlecenia tego firmie eventowej też wydaje się kuriozalne, ale o zgrozo, jakże często jest przywoływane! Ciężko jest znaleźć jakikolwiek powód, dla którego wykonywanie takich zadań okazjonalnie “in-house” miałoby być lepsze jakościowo i do tego jeszcze tańsze. Doświadczenie uczy, że nie dość że taka działalność jest droższa, to jeszcze prowadzi do średniej jakości. A przecież to jakość podejmowanych działań buduje prestiż firmy w oczach zaproszonych gości. Prestiż z kolei przekłada się na dochody. Po co, więc uparcie te dochody ograniczać?

Stała współpraca

Po czwarte, jedną z najważniejszych korzyści, jakie można osiągnąć ze współpracy z profesjonalnymi firmami jest fakt, że mają one sprawdzonych i zaprawionych w bojach podwykonawców. Firmy takie wiedzą komu mogą zlecić zadanie na ostatnią chwilę, która firma wykona banner szybko, dobrze i tanio, jaki wybrać catering, żeby goście następnego dnia nie cierpieli z powodu zatrucia pokarmowego. Wewnętrznie wytypowani “specjaliści” ograniczają się do wyszukiwarek internetowych, czy rekomendacji ze strony znajomych. Nie trzeba się zastanawiać, która z metod jest skuteczniejsza. Stała współpraca i zlecanie podwykonawcy dużych ilości zleceń owocuje upustami, rabatami, czy promocjami do których detaliczny klient nie ma dostępu.

Specjaliści

Wszystkie powyższe argumenty przemawiają za tym, aby  zadania związane z organizacją wydarzenia powierzać firmom, które mają w tym obszarze duże doświadczenie. Decyzję o współpracy z firmą eventową utrudnia jednak duża ilość i jakość firm na rynku oraz niemierzalność usługi oferowanej przez firmę eventową. Polski rynek eventowy przeżywa obecnie rozkwit. Niestety ilość firm nie zawsze przekłada się na ich jakość. Ciekawym jest bowiem fakt, że część nowo powstających firm tworzą osoby bez doświadczenia w branży. Dlatego przed wyborem warto zapoznać się z portfolio potencjalnego podwykonawcy. Cechą szczególną rynku usług, do którego należą firmy eventowe jest trudność w ocenie jakości i wykonania usługi. Rzutuje to także na relacje zleceniodawca- zleceniobiorca. Firmy, które zlecają realizację wydarzenia odczuwają niepewność, która może objawiać się dwojako. Jako uczucie, że płacą za pracę, którą mogliby wykonać samodzielnie, dlatego często z tego powodu dochodzi do nieporozumień w kwestii wyceny usługi. Także jako nieustający lęk, czy usługa zostanie należycie wykonana i czy w związku z tym na pewno wizje obu stron w tym względzie są zbieżne.

 


Tomasz Grochowski uczestnicy.pl Sp. z o.o.