A Ty jak komunikujesz i wyznaczasz cele?

A Ty jak komunikujesz i wyznaczasz cele? Africa Studio - Fotolia

Często zapominamy o skonkretyzowaniu celów, zaplanowaniu działań i zasobach służących ich realizacji. Jeszcze częściej mamy do czynienia z celami „wziętymi” mówiąc kolokwialnie „z kosmosu”.

Czy możesz powiedzieć dokąd teraz mam iść? – zapytała Alicja. – To zależy wyłącznie od tego, dokąd sama chcesz iść – odparł kot. – Właściwie, to jest mi wszystko jedno odpowiedziała Alicja. – W takim razie mnie też jest wszystko jedno dokąd pójdziesz – powiedział kot. – Ja chciałabym tylko gdzieś dojść wyjaśnia Alicja. – Ach, jeśli tylko będziesz długo szła, na pewno gdzieś dojdziesz odparł kot. Alicja w krainie czarów, Lewis Carroll.

Dużo o celu pisałam, dużo o nim opowiadam, ale nader często spotykam się z managerami, którzy planują, pracują, wdrażają działania bez celu – są jak Alicja w Krainie Czarów – chcą iść byle gdzieś dojść. Czyż nie czuli by się lepiej wiedząc, że osiągnęli, zdobyli… cel.

Często zapominamy o skonkretyzowaniu celów, zaplanowaniu działań i zasobach służących ich realizacji. Jeszcze częściej mamy do czynienia z celami „wziętymi” mówiąc kolokwialnie „z kosmosu”.

Każdy z nas ma swoje cele, są one różne, łatwiej bądź trudniej osiągalne, których realizacja trwa szybciej lub dłużej, a ich osiągnięcie wiąże się z mniejszym bądź większym wysiłkiem. Wszystkich nas – próbujących osiągnąć ten cel łączy jedno – zaangażowanie. Bez zaangażowania praca nad celem będzie długa, mozolna i niezwykle kosztowna.

Jak często słyszeliście takie zdania:

  • Musimy zorganizować wyjazd integracyjny. Wszyscy mają się zintegrować, ma być tanio i niedaleko firmy, dwa dni.
  • Musimy zwiększyć świadomość naszej marki jak najszybciej. Przygotuj mi propozycję.
  • Musimy zwiększyć sprzedaż w najbliższym kwartale o 15% jak to zrobicie mnie to nie interesuje.

Oczywiście są to skróty myślowe, aczkolwiek obrazujące codzienne życie w wielu firmach. Musimy, musimy i jeszcze raz musimy – ale po co? W jakim celu?

Jaka byłaby różnica, gdyby jedno z tych „musimy” zamienić na „chcę” a jedno z tych zdań na taki dialog:

Chciałbym zorganizować wyjazd integracyjny.

A w jakim celu?

Zależy mi na poprawieniu zaangażowania zespołu i zwiększeniu wydajności. Chciałbym, aby wyjazd odbył się w najbliższych 3 miesiącach, kosztował max. 25,000 PLN, a najważniejsze chciałbym porozmawiać z uczestnikami co sądzą i jak oceniają nasze plany i przyszłe działania, a przy okazji zorganizować szkolenie.

Szkolenie? Dotyczące czego?

Z prezentacji – przyda się każdemu – prawda?

To może zapytajmy dział HR i pracowników jakie szkolenie byłoby dla nich najbardziej przydatne w ich pracy.

Znakomity pomysł. Czekam na wyniki i propozycję do 30.06. Liczę, że wykorzysta Pan swoją wiedzę i doświadczenie.

Dopasowane działania do grupy docelowej czy sytuacji w jakiej znajduje się organizacja są bezcenne. A może rynek nie ma takiej siły nabywczej, aby zwiększyć sprzedaż o 20%? Może wyjazd integracyjny wcale nie jest potrzebny, bo zespół jest bardzo zintegrowany, tylko nie ma wsparcia od kadry zarządzającej i to właśnie dla niej powinno być zorganizowane spotkanie? Może świadomość marki jest tak niska, że trzeba przeprowadzić długoterminowe działania? Po co tyle pracy ma iść na marne? Po co marnować pieniądze na nietrafione i nieskuteczne działania?

Dodatkowo w tak niejasny sposób zakomunikowane cele mogą przysporzyć wiele nieporozumień, a co gorsze wywołać w zespole niezadowolenie i zdemotywowanie.

Bez badania i wiedzy na odpowiednim poziomie zrealizowanie celów może być przysłowiowym „bujaniem w obłokach” i może nas sporo kosztować.

Przykładem niech będzie pewna firma, której prezes (właściciel) określał cele do zrealizowania, które tylko jemu jednemu wydawały się słuszne. Zespołowi sprzedaży dawał 6 miesięcy na ich realizację, budżet był zamrożony, działania wspierające (marketing, PR, marketing treści i media społecznościowe) traktował jako zbędne, zajmujące cenny czas i jedynie generujące koszty.
Efekt: co 6 miesięcy – nowy szef i zespół sprzedaży, wyniki firmy zaczęły dramatycznie spadać, klienci zaczęli szukać nowych rozwiązań a zatrudniona nowa kadra zaczęła odchodzić. Na koniec dodam, iż firma jest (a może już była?) polska, obecna na rynku od ponad 20 lat, kiedyś lider swojej branży.

Szkoda firmy i pracowników. Bez umiejętności wyznaczania i precyzowania celów tracimy również znakomite narzędzie do zarządzania talentami, angażowania i motywowania. Jestem przekonana, że w Twojej firmie jest wielu pracowników, którzy chcą się wykazać i mieć możliwość rozwijania swoich umiejętności.

Swego czasu przechodząc etap asystentki (jestem za taką możliwość do dzisiejszego dnia wdzięczna, ponieważ miałam możliwość współpracować ze znakomitym fachowcem, wspaniałym szefem i mentorem, który wprowadził mnie w świat finansów i administracji, co przydaje mi się do dzisiejszego dnia. Dziękuję Ci Wouter Dam z Lucent Technologies!) zamieniał niektóre polecenia na cele, np. miałam opracować koncepcję wdrożenia rozliczania podróży służbowych w ciągu miesiąca. Brzmi jak zadanie, wyzwanie a tak naprawdę jest to cel, ale wyznaczony w bardzo mądry i przemyślany sposób.

Nie dość, że mogłam popisać się kreatywnością, mogłam nauczyć się nowych rzeczy, bardziej zintegrować się z kadrą menadżerską to dodatkowo poczułam się nie jak asystentka a równa członkini zespołu (to uczucie znane jest wielu paniom – prawda?). O ile wzrósł mi poziom zaangażowania, jak bardzo poczułam się zmotywowana i jak bardzo moja firma i mój szef zyskały w moich oczach – bardzo, bardzo dużo.

Dlaczego?
Otrzymałam możliwość wykazania się umiejętnościami, posiadanymi kompetencjami,  kreatywnością i zdobytą wiedzą.

A co zyskała firma?
Zaangażowanego i zadowolonego pracownika oraz kolejnego ambasadora marki Lucent Technologies (do dnia dzisiejszego zresztą).

Dla każdej organizacji powinno to być bezcenne. Czy jest dla każdej – nie sądzę, a szkoda…

Jak podejść do celów:

  1. Wyznaczaj: klarownie i precyzyjnie.
  2. Komunikuj: jasno, zrozumiale i pozytywnie.
  3. Dostosuj: do możliwości członków Twojego zespołu.
  4. Zbadaj: czy są możliwe do osiągnięcia.
  5. Zaplanuj: realizację i zasoby.
  6. Określ: sposób pomiaru realizacji.

A na koniec – cel powinien być wyzwaniem, inspiracją i motywacją a nie przysłowiowym kijem, czyli być SMARTER.

  • Specific (Konkretny).
  • Measurable (Mierzalny).
  • Achievable (Osiągalny).
  • Relevant (Realistyczny)
  • Timely (Określony w czasie).
  • Extending capabilities (Bogaty w zasoby).
  • Rewarding (Nagradzający).

A Ty jak komunikujesz i wyznaczasz cele?

International Association of Business Communicators (IABC) Justyna Piesiewicz