Asystent czy majordomus?

Asystent czy majordomus? www.sxc.hu

Praca na stanowisku Asystenta posiada moim zdaniem własną, wiekową tradycję. Funkcja ta istnieje, odkąd istnieją struktury społeczne, szczególnie dawniej była to domena głównie mężczyzn.

Giermek, szambelan, majordomus czy chociażby klucznik – te nie istniejące dziś zawody były zalążkiem wykształcenia się funkcji asystenta – osoby będącej wsparciem dla swojego przełożonego. Wykonywana praca zawsze wiązała się ze wspomaganiem funkcjonowania jakiejś organizacji – dawnej domu, dzisiaj natomiast bardziej złożonego organizmu jakim jest zakład pracy. Źródeł wykształcenia się kultury tego zawodu (tak, uważam że można mówić o zawodzie, nie stanowisku) poszukiwałabym już w tamtych czasach. Pojawiają się wymagania wobec pracownika, które przetrwały i są doceniane do dzisiaj.

Popatrzmy jakie cechy powinna posiadać osoba, decydująca się pracować na stanowisku Asystenta w dzisiejszych realiach rynkowych. Podam jako przykład odpowiedzi w przeprowadzonym sondażu na temat najważniejszych cech, wymaganych od asystentów według ich szefów. Z odpowiedzi zapytanych 30 szefów, dowiadujemy się, że najważniejsze dla nich są: 

  • zorganizowanie – 25
  • dyskrecja – 25
  • elegancja/uroda – 19
  • szczerość – 19
  • wykształcenie – 16
  • asertywność – 15
  • przebojowość – 14
  • poczucie humoru – 10

Podobne artykuły:


Najbardziej doceniane są: zorganizowanie i dyskrecja. Zorganizowanie w tym zawodzie stanowi o być albo nie być dla pracownika. Sytuacji w których szef żąda uzyskania różnorodnej dokumentacji czy informacji na temat firmy, konkurencji itp. jest nieskończenie wiele. Większość jest potrzebna „na wczoraj”. Wymagania co do szybkości dostarczania informacji można powiedzieć nie zmienia się od lat, jedynie możliwości techniczne znacząco ułatwiają pracę.

Idąc dalej – asystent to osoba, która najwięcej wie o sprawach mających miejsce w otoczeniu przełożonego oraz w samym dziale/departamencie czy nawet całej spółce. Pełna dyskrecja to zatem warunek niezbędny w pracy na tej funkcji. Wcześniejsze niż planowane ujawnienie niektórych korporacyjnych decyzji – takich jak plany inwestycyjne, rozwoju czy chociażby zmiany w zatrudnieniu spółki (redukcje etatów) mogą zburzyć misternie przygotowywany projekt, narażając firmę na duże straty.

Harmonia w funkcjonowaniu organizacji

Informacje przetwarzane przez sekretariat harmonizują ze sprawnym funkcjonowaniem organizacji. Niewłaściwe przetwarzanie informacji na tym szczeblu, związane z własną interpretacją danych lub ich manipulacjami przez osobę przekazującą (sekretariat) może zaburzyć rytm sprawnego funkcjonowania organizacji, będąc również podłożem różnorodnych konfliktów. Zaufanie do osoby od lat było niezbędnym warunkiem piastowania funkcji.

Elegancja/uroda oraz szczerość uzyskały podobne wyniki. Ich przewaga nad wykształceniem jest zdecydowana – narzuca się tutaj refleksja, że jeszcze nie rozróżnia się w zdecydowany sposób funkcji asystenta – przygotowanego merytorycznie do wsparcia funkcji działu od zwykłej telefonistki. Pocieszające jest jednak, że połowa respondentów zauważa potrzebę posiadania wykształconych osób na tym stanowisku, a na rynku pojawia się coraz więcej ogłoszeń o pracę wymagających wykształcenia kierunkowego.

Wykorzystanie potencjału leżącego w dobrze dobranym kandydacie leży po stronie szefa. Chęć współpracy (dzielenia się informacją, delegowania) to pierwszy czynnik, który musi zaistnieć w tej relacji. Wdrażanie w bieżące sprawy oraz dostęp do informacji gwarantuje sprawne funkcjonowanie komórki podczas nieobecności przełożonego. No i oczywiście wygląd nie może odstraszać, elegancja jak widać jest doceniana a nad urodą za pomocą wizażystki można popracować. Schludny wygląd otwiera zdecydowanie więcej drzwi, dzięki czemu można liczyć na sprawniejsze załatwienie sprawy.

Jeszcze dwie cechy warte są poświęcenia uwagi – asertywność i przebojowość. Sztuka asertywności to umiejętność stanowczego wyrażania swojego zdania, także odmawiania na prośby innych, jednocześnie nikogo przy tym nie urażając. Gwarancją wykonania w wyznaczonym czasie zadań powierzonych przez przełożonego jest posiadanie tej umiejętności. Przebojowość – jako kompetencja ułatwiająca skuteczne wykonanie powierzonych zadań. Odgrywa ważną rolę przy osobistej skuteczności. Zresztą od wieków podwładni byli wysyłani aby załatwiać różnorodne sprawy, a im większa skuteczność przy ich realizacji tym większe uznanie przełożonych.

Patrząc na powyższy zestaw wymaganych cech idealnego asystenta, czyż nie przychodzi na myśl lojalny acz niedoceniany majordomus, odpowiedzialny za wszystkie sprawy związane z prawidłowym funkcjonowaniem domu jako organizacji? W dzisiejszych czasach przełożony wymaga, aby podczas swojej nieobecności biuro funkcjonowało idealnie – czasem obserwując prace wysoko wykwalifikowanego Asystenta zastanawiam się na koniec dnia, kto tutaj jest szefem?

Podobne artykuły:

HPR Group Sp. z o.o. SelectOne Sp.k.