Audyt jak poranna kawa

Audyt jak poranna kawa B S K stock.xchng

Metodologia 5S staje się coraz bardziej popularna w polskich organizacjach. Jest to pierwszy krok na drodze do doskonałości, jeden z czterech fundamentów KAIZEN Management System.

Jak jednak zapewnić stabilność i ciągłość zaimplementowanych rozwiązań oraz sprawić by wysiłek związany z wdrożeniem 5S i wypracowaniem standardów nie poszedł na marne? Jednym z narzędzi, które może pomóc w utrzymaniu efektów jest system cyklicznych audytów 5S.

Audyt – kontrola w białych rękawiczkach?

Audyt służy zapewnieniu procesu ciągłego doskonalenia. Pozwala zweryfikować funkcjonowanie wypracowanych przez nas standardów dotyczących różnych obszarów całej organizacji, począwszy od indywidualnych stanowisk pracy, poprzez obszary wspólne, elementy rzeczywistości wirtualnej, na procesach skończywszy. Głównym celem audytu jest wskazanie niezgodności, jak również tych elementów, które funkcjonują właściwie. Wielu praktyków przeprowadzających audyty 5S wymienia jeszcze jedną bardzo ważną rolę audytu – mianowicie pozwala nam on odnajdować tkwiący w obszarach potencjał do doskonalenia, inspirować pracowników do wdrażania usprawnień i motywować ich do pracy zgodnej ze standardami w momencie, gdy ich zapał i pierwotna fascynacja działaniami 5S opadnie. Często jednak trafiamy na opór i niechęć, czy też swoistą wrogość do systemu audytowania, jak i samych audytorów. Wynika to ze złych skojarzeń związanych z audytem, nierzadko traktowanym jako kontrolę. Wiele organizacji bowiem podchodzi do wdrażania i przeprowadzania audytów w niewłaściwy sposób. Jak więc podejść do tematu kompleksowo, by uniknąć zagrożeń związanych z oporem i nieprzyjaznym nastawieniem współpracowników?

W filozofii Kaizen istnieje kanon kilku sprawdzonych zasad, które wdrożone we właściwy sposób pozwalają zniwelować nieprzyjazne skojarzenia związane z audytem i sprawić, iż stanie się on działaniem oczywistym dla wszystkich pracowników organizacji i swoistą przyjemnością zarówno dla osoby odpowiedzialnej za audytowany obszar, jak i dla samych audytorów.

Od czego zacząć?

Pierwszym krokiem jaki powinna wykonać organizacja planująca wdrożenie audytów 5S jest uświadomienie swoim pracownikom sensu i istoty przeprowadzania audytów. Niezmiernie istotne jest to, by pracownicy wiedzieli, że audytor sprawdza niezgodności występujące na obszarze, a nie kontroluje ludzi i ich sposobu wykonywania pracy, iż audytowi podlega ich obszar pracy – nie oni sami! Zapewni to większe otwarcie pracowników na sytuację audytową, która dla wielu z nich niewątpliwe wiąże się z dużym stresem. Planując system audytowania powinniśmy pamiętać o stworzeniu formularza audytowego zawierającego pytania kontrolne, w oparciu o które dokonywana będzie ocena oraz uwzględniającego kryteria tejże oceny. Należy zadbać, aby treść formularza znana była wszystkim pracownikom, dzięki czemu łatwiej będzie przeprowadzić audyt, a osoby odpowiedzialne za obszar będą miały możliwość przygotowania się do niego w pełni świadomie podejmując konkretne działania. Znajomość kryteriów oceny znacznie ułatwia także zrozumienie argumentacji audytora związanej z występującymi niezgodnościami i pozwala uniknąć niepotrzebnych dyskusji.

Warto opracować cykliczny plan audytów. Terminy audytów powinny być ustalane z osobą odpowiedzialną za obszar. Można ustalić konkretne daty zaplanowane na pewien okres czasu z góry, a jeśli nie ma takiej możliwości, powinna funkcjonować chociażby zasada, mówiąca o minimalnym terminie na przygotowanie się do audytu (np. „audyt musi być zaplanowany z co najmniej 7 dniowym wyprzedzeniem”). Unikajmy robienia „nalotów”. Starajmy się działać tak, by ludzie czuli się bezpiecznie.

Idziemy na GEMBA

Pamiętajmy, aby audyt przeprowadzany był na GEMBA, czyli w miejscu gdzie praca jest wykonywana, w czasie jej wykonywania i przy obecności pracowników standardowo ją wykonujących. Tylko wówczas bowiem uzyskać można konkretne, zgodne ze stanem faktycznym informacje, dane, liczby, fakty, które zapewniają audytorowi kompletny obraz sytuacji. Do współprowadzenia audytu warto zaprosić drugą osobę – modelowo audyt powinien być bowiem przeprowadzony przez dwóch audytorów: wiodącego i wspierającego, nie pracujących na codzień na obszarze audytowanym. Pozwala to uniknąć subiektywnej oceny, daje możliwość świeżego spojrzenia na obszar, jak również zapewnia audytorom wzajemne wsparcie w sytuacjach konfliktowych. W wielu organizacjach do udziału w audytach zapraszany jest przedstawiciel kierownictwa, co powoduje podniesienie rangi tego wydarzenia, większe zaangażowanie pracowników i szersze spojrzenie na pojawiające się problemy. Dokonując wyboru audytorów trzeba mieć na uwadze, iż powinny to być osoby posiadające wiedzę z zakresu funkcjonowania organizacji oraz znajomość narzędzi, technik i metod ciągłego doskonalenia (w szczególności 5S oraz standaryzacji). Jeśli takowej nie posiadają – należy ich odpowiednio przeszkolić.

Komunikacja bezcennym narzędziem audytora

Dobrą praktyką jest stworzenie podczas przeprowadzania audytu przyjaznej atmosfery umożliwiającej swobodną, szczerą rozmowę. Budujemy w ten sposób zaufanie, a tym samym większą otwartość osób pracujących na danym obszarze, a w szczególności osoby odpowiedzialnej za obszar. Pomimo tego, że audyt przeprowadzany jest w oparciu o formularz narzucający pewne ramy, zawsze warto zadawać dużo pytań otwartych. Stwarzają one możliwość do głębszego poznania funkcjonowania obszaru, zrozumienia jego specyfiki oraz odnalezienia potencjału do doskonalenia. Pracownicy widzą także, że audytor nie szuka „dziury w całym”, ale oprócz weryfikowania zgodności obowiązujących standardów stara się wskazać elementy, które mogą działać lepiej. A na tym zyskują wszyscy!. Niezmiernie ważnym aspektem jest równe traktowanie wszystkich obszarów oraz pracowników. Stanowisko zajmowane przez kolegę czy koleżankę, osobiste sympatie bądź też antypatie nie mogą absolutnie wpływać na ocenę. Często jest to bardzo trudne, ponieważ audytor ma obawę, że surowa ocena podczas audytu może wpłynąć niekorzystnie na przyjacielskie relacje z daną osobą. Równe podejście do wszystkich zapewnia natomiast audytorowi zachowanie obiektywizmu, jasność i rzetelność oceny, jak również ma wpływ na profesjonalny odbiór jego osoby, zabezpieczając jednocześnie przed krytycznymi uwagami związanymi z brakiem bezstronności. Audyt powinien zakończyć się podsumowaniem zawierającym ocenę, ale także feedback’iem uwzględniającym Plan Działania dla niezgodności lub obszarów do doskonalenia. Dobrze jest, jeśli formatka Planu Działania zawiera informacje związane z terminem wykonania konkretnego zadania, osobą odpowiedzialną za jego realizację oraz możliwość odznaczania statusów. Daje to możliwość bieżącego monitorowania progresu danych obszarów oraz interweniowania w razie potrzeby. W niektórych organizacjach funkcjonuje również system auto-audytów, polegający na comiesięcznym weryfikowaniu zgodności obszaru ze standardami, przeprowadzanym przez osobę odpowiedzialną za obszar. Ma to na celu większą samodyscyplinę i zmobilizowanie pracowników do utrzymywania standardów oraz doskonalenia swoich miejsc pracy.

Motywacja – jak zrobić by chciało się chcieć

Podczas audytów ważne jest podejmowanie działań, które zwiększają zaangażowanie współpracowników w doskonalenie swoich obszarów. Warto zauważać i wyróżniać dobre rozwiązania, chwalić za postępy, choćby te najmniejsze oraz pokazywać innym dobre praktyki. Doceniony wysiłek i praca sprawia przyjemność, każdy lubi słyszeć słowa pochwały. Dobre słowo potrafi niektórych ludzi zmotywować do działania o wiele bardziej niż gratyfikacja finansowa. Aczkolwiek zdarzają się firmy, w których dla obszarów wyróżniających się fundowane są nagrody rzeczowe, przechodnie puchary lub odznaki. W momencie gdy wystąpią niezgodności, nie należy za nie ganić! Bardziej korzystne i przemawiające do wyobraźni jest pokazywanie ich konsekwencji w odniesieniu do danego obszaru, jak i całej organizacji, a jednocześnie wskazanie tych elementów jako potencjału do doskonalenia.

Motywacyjny wpływ na pracowników ma również wizualizacja wyników audytowych w miejscu dostępnym dla wszystkich. Większość ludzi ma w sobie pierwiastek rywalizacji, a możliwość przyjrzenia się wynikom z innych obszarów pozwala zweryfikować to, w którym miejscu jesteśmy na tle organizacji i zmobilizować do dalszych działań doskonalących. Przykładem wizualizacji mogą być tabele wskazujące wyniki uzyskane podczas audytu, uwzględniające wszystkie obszary. Dużo ciekawszym i wymowniejszym sposobem jest wykres radarowy. Daje on znacznie szerszą informację na temat konkretnych obszarów do doskonalenia związanych z 5S, pokazując jednocześnie jak ocena uzyskana podczas audytu mieści się w celach wyznaczonych na dany okres dla całej organizacji.

Sztywne zasady czy kierunkowskaz?

Powyższe zasady stanowią jedynie swoisty kierunkowskaz. Są pewne elementy, które powinny bezsprzecznie znaleźć się w każdym systemie audytowania (m.in. znajomość zasad audytowania przez wszystkich pracowników, posługiwanie się zestandaryzowanym formularzem audytowym, miejsce przeprowadzania audytu, ocena wraz z Planem Działania), jednakże każda organizacja powinna dostosować konkretne zasady do swojej specyfiki funkcjonowania.

Audyt 5S może przynieść wiele korzyści, o ile jest profesjonalnie przeprowadzony. Pozwala na utrzymanie wypracowanych przez organizację rozwiązań i standardów, weryfikację „punktów zapalnych” i ich bieżącą obsługę, mobilizację pracowników do działań doskonalących i ciągłe poszukiwanie nowych koncepcji, znajdowanie potencjału we wszystkich obszarach funkcjonowania firmy, co oczywiście w efekcie końcowym daje możliwość dostarczania klientowi produktu lub usługi o najwyższej jakości. Ważne jest to, aby system audytowania na tyle sprawnie wpisać w procesy samodoskonalenia organizacji, by audyty stały się naturalnym elementem naszej codziennej pracy, niemalże tak oczywistym i lubianym jak poranna kawa.

Podobne artykuły:

Marta Kanus PROFES

Dalej

x

0 komentarzy

Nie udało się dodać komentarza, spróbuj ponownie za chwilę

Komentarz powinien być dłuższy niż 5 znaków

Prosze wprowadzić prawidłowy adres e-mail

Nick powinien być dłuższy niż 4 znaki