Automatyzuj inwentaryzację i obniżaj koszty

Automatyzuj inwentaryzację i obniżaj koszty fotolia

Programy do ewidencji majątku pozwalają nie tylko obniżyć koszty związane z inwentaryzacją, ale w znaczny sposób upraszczają proces spisywania i rozliczania majątku.

Po co naszej firmie program automatyzujący inwentaryzację?

– Dzięki tego typu programom nie musimy spisywać poszczególnych składników majątku ręcznie, chodząc po biurze czy hali produkcyjnej. Oznaczamy najpierw poszczególne przedmioty etykietami z kodami kreskowymi, po czym dokonujemy spisu majątku za pomocą kolektorów, czyli terminali do zbierania i przetwarzania danych. Dane te następnie w sposób automatyczny trafiają do naszego programu – wyjaśnia Piotr Szanser, prezes firmy Mercomp, ponad 20 lat zajmującej się wdrażaniem autorskich rozwiązań w obszarze finansowo-księgowym. – Automatyzacja inwentaryzacji to oszczędność przede wszystkim czasu i pieniędzy.

Co daje program do ewidencji i inwentaryzacji?

Na rynku istnieją obecnie dziesiątki różnych programów, które wspierają proces inwentaryzacji majątku. Programy te pozwalają uporządkować informacje o majątku firmy, wyeliminować pomyłki występujące przy tradycyjnej ewidencji, a także ograniczyć liczbę osób uczestniczących w przeprowadzaniu spisów inwentaryzacyjnych.

Ponadto niektóre pomagają w naliczaniu amortyzacji wraz z generowaniem odpowiednich dokumentów takich jak: tabele amortyzacji i umorzeń, listy modernizacji i przeszacowań, czy też raporty GUS. Ich zadaniem jest także wspieranie zarządzaniem majątku, tak, aby wszystkie informacje na jego temat znajdowały się w przedsiębiorstwie w jednym miejscu.

Programy do ewidencji majątku wspierają w codziennej pracy nie tylko działy finansowo-księgowe, administracyjne, ale także zarządy firm czy działy techniczne, które często prowadzą oddzielne ewidencje na własny użytek. Wielokrotnie dzięki tego typu oprogramowaniu udaje się w firmie uspójnić proces komunikacji pomiędzy tymi komórkami oraz ograniczyć się do prowadzenia tylko jednej wspólnej ewidencji.

– Często jest tak, że firmy decydują się na zamówienie rozwiązania specjalistycznego, zajmującego się ewidencją i inwentaryzacją, gdyż posiadane już rozwiązania ERP uważają za mało funkcjonalne i elastyczne. Na tego typu oprogramowanie decydują się także firmy posiadające moduły finansowe w SAP. Te nie dają bowiem księgowym i administratorom pełnej elastyczności i swobody – wyjaśnia Piotr Szanser.

Jak wybrać dobry program?

Wybierając program do ewidencji majątku warto zwrócić uwagę na kilka ważnych elementów. Ważne jest przede wszystkim to, aby program pozwalał całościowo spojrzeć na majątek i jego kondycję. Istotne jest, aby pozwalał w łatwy sposób klasyfikować pełen zakres informacji o majątku firmy, po to, aby mogło z niego korzystać wiele grup odbiorców.

Bardzo ważne są też funkcjonalności dotyczące amortyzacji. W szczególności, gdy nasze potrzeby są rozbudowane bądź niestandardowe. Wiele programów, zwłaszcza tych tanich lub darmowych, działających właściwie w zastępstwie programu Excel jest w tym zakresie ułomna.

Istotną kwestią jest również możliwość skorzystania z profesjonalnego doradztwa i wdrożenia. Dzięki temu dostajemy kompletne rozwiązanie, które jest dopasowane do naszych potrzeb i gotowe od razu do działania. Minimalizujemy dzięki temu ryzyko niepowodzenia. Nie bez znaczenia dla naszego komforu ma tu też kwestia możliwości późniejszego skorzystania z serwisu czy help-desku dostarczanego przez dostawcę.

Dobry program powinien mieć możliwość definiowania dowolnej liczby typów amortyzacji (np. bilansowa, podatkowa), a także umożliwiać tworzenie dowolnej liczby grup klasyfikujących (np. miejsca powstawania kosztów, projekty, źródła finansowania, zlecenia). Ponadto ważna jest możliwość elastycznego tworzenia analiz i raportów w wykorzystaniem wszystkich danych w systemie.

Dobrze, gdy tego typu rozwiązania dają również pełną obsługę wieloskładnikowości, w tym m.in. możliwość przesuwania składników pomiędzy poszczególnymi zestawami. Często bowiem w działach księgowych istnieje konieczność przesuwania poszczególnych elementów majątku pomiędzy zestawami (np. ze względu na zmiany w produktach, lokalizacjach mebli itp.). Tego typu zmiany powinny mieć swoje odzwierciedlenie w ewidencji finansowo-księgowej, tzn. automatycznie – po przesunięciach – zmieniać wartości umorzeń i odpisów amortyzacyjnych. Funkcji uelastyczniających naliczenia amortyzacji nie posiadają często porządne systemy ERP, dlatego tak ważne jest zwrócenie uwagi na tego typu możliwości programu do ewidencji.

Warto też wziąć pod uwagę to, czy poszukiwany przez nas program posiada dodatkowe funkcjonalności np. wspierające zarządzanie sprzętem komputerowym lub licencjami. Dobrze też, aby wspierał nas w serwisowaniu majątku (ubezpieczenia, gwarancje, wykonywanie zleceń itp.) czy umożliwiał przechowywanie w nim dowolnych załączników.

Koszty zautomatyzowania inwentaryzacji

Tanie programy to koszt nawet kilkuset złotych. Ale te nie pozwalają uwzględnić zwykle ściśle określonej specyfiki firmy. Albo działają w tzw. chmurze, co dla wielu firm jest problemem np. ze względu na rygorystyczną politykę bezpieczeństwa firmy. Porządne rozwiązanie do ewidencji majątku to koszt ok. 10-40 tys. zł wraz ze specjalistycznym doradztwem, podczas którego pracownicy przechodzą szkolenie, a dane dotyczące majątku zostają odpowiednio zaimportowane oraz zamodelowane w nowym systemie.

Dzięki automatyzacji procesu inwentaryzacji majątku można zaoszczędzić nawet 85 proc. czasu poświęcanego dotychczas na ten proces. Oszczędności łatwo zobaczyć na przykładzie, w którym założono, iż koszt roboczogodziny osoby realizującej inwentaryzacje to 20 zł, a liczba składników majątku to 1000.

Założenia wyliczeń

  • Standardowo inwentaryzacja 1 składnika majątku wraz z pełnym rozliczeniem inwentaryzacji wykonywana ręcznie to ok. 15 minut (0,25h)
  • Przy pomocy systemu do inwentaryzacji i kolektora danych to ok. 2 minuty (0,04h)
  • Przyjmijmy, że koszt 1 godziny inwentaryzacji to 20 zł
  • Wartość oszczędności liczymy jako liczbę składników x (oszczędność czasu 0,25h-0,04h) x przyjęty koszt 1 godziny, tu 20 zł
  • Koszt inwentaryzacji prowadzonej standardowo, czyli „ręcznie”:
    1.000 x (0,25 x 20) = 1000 x 5 = 5.000 zł
  • Koszt inwentaryzacji prowadzonej z wykorzystaniem kolektorów:
    1.000 x (0,04 x 20) = 800 zł
  • Wartość oszczędności na inwentaryzacji z wykorzystaniem kolektorów:
    1.000 x (0,21 x 20) = 4.200 zł

Chcesz zobaczyć jak wyglądało wdrożenie oprogramowania do automatyzacji działań ewidencyjnych w firmie home.pl? Pobierz ebook.


Nowoczesna Firma S.A. Krzysztof Szczepaniak