Biznes u progu zmian

Biznes u progu zmian flickr

Innowacja, outsourcing i modyfikacja profilu działalności jako ratunek dla firmy.

Dynamiczne zmiany to podstawowe wyzwanie, z jakim musi zmierzyć się współczesny człowiek. Mówi się, że ten, kto stoi w miejscu, ten się cofa. Dotyczy to nie tylko rozwoju jednostki, ale także działalności biznesowej. Jeśli jako właściciele firmy nie dostrzegamy rynkowych sygnałów i nie podążamy za trendami, nieuchronnie dopadnie nas kryzys. Jak zapobiegać niebezpiecznemu zastojowi i odnajdywać się w zmiennej rzeczywistości?

Na drodze do lepszego

Szybko zmieniające się realia biznesowe wymagają od przedsiębiorców dużej elastyczności. Zasadnicze wyzwania, jakie przed nimi stoją, to m.in. optymalizacja kosztów, zwiększenie konkurencyjności na rynku, nawiązywanie nowych i budowanie trwałych relacji z klientami, modernizacja procesów i wykorzystywanie nowoczesnych technologii czy skuteczne zarządzanie kadrami, aby pracownicy o najwyższych kompetencjach jak najdłużej pozostali w naszych strukturach. Każdy z tych obszarów wymaga ciągłego monitorowania i nieustannych modyfikacji w celu umacniania swojej pozycji. Konsekwencją niedostrzeganie takiej potrzeby jest stagnacja i trafienie w ślepy zaułek. Nieuchronnie prowadzi to do sytuacji, gdy nasi rynkowi rywale posuwają się do przodu, a my pozostajemy w tyle. Zmiana nie jest bowiem przeprowadzana dla samej zmiany, lecz ma na celu stałe udoskonalanie usług, produktów, procesów produkcji, miejsca pracy, wydajności zespołu i wielu innych dziedzin naszej działalności. Jeśli nie nadążamy za coraz to wyższymi standardami, naszym klientom nie pozostanie nic innego, jak tylko zamienić nas na innych.

S.O.S w postaci innowacji

Sposobem na uzyskanie i utrzymanie dynamicznego rozwoju firmy jest sięganie po innowacje. Niemałą sztuką jest jednak nie tylko ich wprowadzenie, lecz także ich właściwy wybór. Dlatego pierwszym krokiem do wdrożenia nowości jest solidna analiza własnej sytuacji rynkowej i biznesowego otoczenia. Odpowiedzmy sobie na pytania, na jakie potrzeby naszych klientów odpowiemy za pomocą innowacji, jaką niszę tym sposobem wypełnimy, czy pozwoli nam to wyróżnić się spośród innych? Nowość, która w pełni odpowiada na oczekiwania konsumentów, może przyciągnąć uwagę jak magnes. Nie musi ona wcale stanowić przełomowej technologii czy niespotykanego produktu. Równie dobrze możemy wykazać się innowacyjnością w zakresie obsługi klienta, zarządzania talentami czy promowaniu swojej firmy. Aby tego dokonać, warto poszukać inspiracji na zachodnich rynkach, prognozach dotyczących trendów i przemian społecznych, a przede wszystkim podczas zapoznawania się z opiniami własnych klientów, pracowników czy dalszego otoczenia biznesowego. Wykonamy wówczas niezbędną pracę, która prowadzi do odnalezienia tej innowacji, która może otworzyć nam drzwi do sukcesu.

Przed nami jednak jeszcze długa droga do jej wdrożenia, a tego niełatwo jest dokonać bez wiedzy o zarządzaniu zmianą. W pierwszej kolejności musimy sobie uświadomić, że nie jest to jednorazowy akt, lecz długotrwały, skomplikowany i często żmudny proces. Podczas tego musimy posiadać precyzyjnie wyznaczony cel i strategię działania, a ponadto dysponować odpowiednim zasobem czasu i środków. W trakcie wprowadzania zmiany w organizacji uwzględnijmy takie rozwiązania jak kursy doszkalające lub przekwalifikujące pracowników, powołanie osobnego działu lub zespołu, który będzie odpowiadał za transformację czy też skorzystanie z usług zewnętrznej firmy doradczej, która zapewni nam kompleksowe wsparcie. Szansą dla małych i średnich przedsiębiorstw jest trwający obecnie projekt finansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego „Modelowa adaptacja do zmian na małopolskim rynku pracy”, realizowany przez PM Doradztwo Gospodarcze. W ramach projektu firmy mogą bezpłatnie skorzystać z porad i szkoleń, które umożliwią im zdobycie narzędzi managerskich niezbędnych do przeprowadzania zmian. Dzięki temu możemy m.in. właściwie zdiagnozować rozmiar transformacji, nauczyć się w odpowiedni sposób ją komunikować, rozpoznać „agentów zmiany” i osoby jej przeciwne, zmotywować zespół bez względu na jednostkowe postawy, a przede wszystkim utrzymać efektywność organizacji mimo tego, że znajduje się ona na etapie poważnej reorganizacji.

Outsourcing na pomoc firmie

Innym sposobem na poprawę sytuacji przedsiębiorstwa jest powierzenie części jego zadań wyspecjalizowanej w danym sektorze firmie zewnętrznej. Outsourcing procesów biznesowych (ang. BPO) odpowiada na różnorodne potrzeby. Pozwala na to, aby bez rezygnacji z realizowanych dotychczas usług, zwiększyć wydajność zespołu i poprawić jego efektywność. Ponadto umożliwia redukcję wybranych stanowisk pracy i oddelegowanie obowiązków na zewnątrz, a jednocześnie utrzymanie takiego samego profilu i poziomu działalności. W końcu jest to szansa na zwiększenie innowacyjności firmy czy poszerzenie jej oferty, gdy nie posiadamy odpowiednich środków, aby doszło do tego w wewnętrznych strukturach. Outsourcing jest zatem sposobem na optymalizację kosztów i oszczędność czasu. Może on być odpowiedzią na kryzysowe położenie organizacji lub też po prostu wiązać się z chęcią jej rozwoju.

Docenia to coraz większa grupa przedsiębiorców, którzy korzystają lub planują skorzystać z BPO. Aż 63 proc. przedstawicieli firm postrzega outsourcing jako szansę na budowanie przewagi konkurencyjnej, a 74 procent z nich twierdzi, że jest on niezbędny podczas informatyzacji przedsiębiorstwa. To jednak kolejna dziedzina, która wymaga zmian i nauczenia się funkcjonowania w nowej rzeczywistości. Prawdopodobnie będzie temu towarzyszyć chwilowy chaos, spadek efektywności i bunt części pracowników. Dlatego pamiętajmy o odpowiedniej strategii komunikacyjnej (jasna informacja zamiast rozprzestrzeniających się plotek), inwestycji w postaci niezbędnego czasu (ludzie opornie i powoli reagują na zmiany) czy też uwzględnieniu różnych postaw zespołu (od podejścia konserwatywnego po w pełni otwarte). Gdy czujemy się niepewni na gruncie zaprowadzania w firmie nowego porządku bądź dokonywania niezbędnych zwolnień pracowniczych (outplacement), sięgnijmy po specjalistyczne usługi doradcze. Zapobiegną one sytuacji, na którą wskazują statystyki. Zgodnie z nimi aż 70% przedsiębiorstw nie jest zadowolonych z rezultatów zmiany. Profesjonalne wsparcie może uchronić nas przed takim rezultatem.  

Mała rewolucja

Jeszcze inną metodą na ratowanie sytuacji firmy może okazać się zmiana jej dotychczasowego profilu działania. Zakłada ona nie tylko znaczącą modyfikację oferty, ale często także dotarcie do nowych grup konsumenckich. Taki krok na szczęście nikogo już dziś nie dziwi. Podobnie jak trudno jest obecnie spotkać pracowników spędzających w jednej firmie całe życie, tak też zrozumiałe jest przekwalifikowanie podmiotu gospodarczego. Warto podjąć taką decyzję, gdy w naszej niszy rynkowej nagle zaroiło się od konkurencji, gdy cierpimy z powodu niewydolności dotychczasowego systemu pracy i tracimy najbardziej wartościowych pracowników lub po prostu dopadł nas kryzys gospodarczy i musimy szybko szukać dla siebie ratunku. Zamknijmy wówczas „stary rozdział” (warto przed tym wywiązać się z wcześniejszych zobowiązań, zakończyć projekty, rozliczenia, kontrakty i in.) i otwórzmy się na nowe możliwości.

Zasadniczą zaletą naszej sytuacji jest to, że posiadamy już określone zasoby i know-how, więc nie startujemy całkowicie od zera. Negatywnym aspektem jest natomiast skala koniecznej zmiany. Zarówno dla zarządu, jak też pracowników może ona oznaczać prawdziwą rewolucję, która wymaga wysiłku, motywacji i pomysłowego podejścia. Najlepszą strategią w związku z tym będzie partnerski stosunek do zatrudnianej kadry oraz wyraźne przekazanie im korzyści z zachodzących procesów. Podczas tego kierujemy się 3 filarami komunikowania zmiany: musimy się zmienić (jest to niezbędne); chcemy się zmienić (wszystkim nam przyniesie to profity); potrafimy się zmienić (posiadamy odpowiednie zasoby, aby wdrożyć swój plan). Zaangażowanie pracowników w trwające zmiany sprawi, że nie będą oni odpływać ze struktur firmy, lecz wspólnie z nami zawalczą o jej przyszłość. Na drodze ku lepszemu liczy się bowiem przede wszystkim to, aby razem realizować wspólne cele. Umiejętne ukierunkowanie tego procesu zagwarantuje nam liczne korzyści… aż do następnej zmiany.

Grzegorz Wróbel