Chcesz wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów? Musisz to wiedzieć

Chcesz wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów? Musisz to wiedzieć materiały PR

Czy trudno jest dopasować elektroniczny obieg dokumentów do wymagań swojej firmy? Jak długo trwa analiza i wdrożenie? Prezentujemy zalety systemu, który usprawnia funkcjonowanie przedsiębiorstwa, niezależnie od branży.

Dokumentami najbardziej obciążone są sekretariaty, gdzie każdego dnia trafiają dziesiątki dokumentów urzędowych, faktur czy zapytań ofertowych. Sama forma przekazania dokumentu oraz informacji ma kluczowy wpływ na przebieg podejmowanych decyzji. Jednak wypracowując sobie standard działań i automatyzując je, ryzyko zagubienia ważnego dokumentu lub pominięcie danej sprawy ogranicza się do minimum. Szczególnie, jeśli ilość faktur zaczyna utrudniać sprawne funkcjonowanie.

Ewolucja firmy

Dlatego elektroniczny obieg dokumentów to w pewnym stopniu ewolucja firmy i jej działań, z których zostają wyeliminowane tradycyjne, papierowe dokumenty. W ich miejsce trafia system umożliwiający sprawny przepływ informacji.

System przyśpiesza i optymalizuje działania przedsiębiorstwa, ponieważ ustalana jest struktura mówiąca o tym, kto będzie miał dostęp do dokumentów i w jaki sposób będą one krążyć po firmie. Jeśli dokument w postaci faktury, protokołu lub umowy zostanie wprowadzony do systemu, to zostanie od razu archiwizowany, ale cały czas będzie pod ręką.

Pobierz grafikę Connecto

Co ważne obieg dokumentów może być wdrożony w każdej firmie, niezależnie od jej wielkości oraz branży, w której funkcjonuje. Działa wszędzie tam, gdzie pojawiają się dokumenty (faktury, pisma, umowy). System elektronicznego obiegu dokumentów wdrażany jest etapami, dzięki czemu firma może swobodnie funkcjonować, bez przerywania pracy.  

Zalety elektronicznego obiegu dokumentów w firmie:

  • stały nadzór i dostęp do dokumentów,
  • sprawna komunikacja między działami firmy,
  • redukcja dokumentów papierowych,
  • oszczędność czasu i zwiększenie wydajności działań,
  • minimalizowanie zagrożenia zgubienia lub zniszczenia dokumentu.

Zarządzanie dokumentami – analiza i wdrożenie

Wszelkie działania związane z pracami nad elektronicznym obiegiem dokumentów rozpoczynają się od analizy, która odbywa się wspólnie z klientem. Padają zapytania o potrzeby i wymagania, ilość stanowisk i specyfikę pracy przedsiębiorstwa. Ustalany jest schemat działania, dzięki czemu klient otrzymuje to, na czym mu zależy i nie płaci za zbędne funkcjonalności. Wtedy też tworzy się m.in. schemat, według którego będą krążyć dokumenty.

Pobierz grafikę Connecto

Jak już wspomnieliśmy wdrażanie systemu odbywa się etapami, co nie zakłóca dotychczasowego działania firmy? Nie ma określonego czasu trwania wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów. Wszystko uzależnione jest od wielkości firmy oraz tego, jaki schemat ma w niej funkcjonować.

Szkolenie i wsparcie

Po wdrożeniu systemu obiegu dokumentów w firmie odbywa się szkolenie dla osób, które będą korzystać z systemu. To przeważnie kilka godzin praktycznych zajęć, gdzie specjaliści z firmy wdrażającej system pokazują, w jaki sposób poruszać się po oprogramowaniu oraz co robić w awaryjnych sytuacjach. Występuje też wsparcie posprzedażowe w postaci serwisowania, dodatkowego szkolenia, czy consultingu.

Connecto Sp. z o.o. Piotr Polok