Dlaczego potrzebna nowa norma ISO 9001:2015

Dlaczego potrzebna nowa norma ISO 9001:2015 Image courtesy of by Kittisak/FreeDigitalPhotos.net

Pod koniec 2018 roku wszystkie certyfikaty ISO 9001:2008 stracą ważność i nie będą uznawane międzynarodowo.

W wrześniu 2015 r. Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna opublikowała nową wersję normy ISO 9001:2015 dotyczącą Systemu Zarządzania Jakością. Wszystkie organizacje posiadające certyfikaty systemu zarządzania jakością zgodnego z ISO 9001: 2008 (lub PN-EN ISO 9001:2009) mają trzy lata na dostosowanie swojego systemu zarządzania do nowych wymagań ISO 9001:2015. Pod koniec 2018 roku wszystkie certyfikaty ISO 9001:2008 stracą ważność i nie będą uznawane międzynarodowo. Struktura nowej normy oparta została na wymaganiach ISO Directive, Annex SL 2013, zgodnie z którymi normy systemów zarządzania muszą posiadać w przyszłości taką samą strukturę, podział, jak również wspólne moduły tekstowe i terminologię. Podejście to powinno zapewnić, że wszystkie normy systemu zarządzania będą posługiwać się takim samym nazewnictwem rozdziałów i tekstów nagłówkowych. Rozwiązanie to pozwoli na łatwiejszą integrację kilku systemów zarządzania i budowanie dla niej jednej spójnej zintegrowanej dokumentacji.

Zmiany w normie ISO 9001

Wprowadzone w normie ISO 9001 zmiany istotnie zmieniają podejście związane z funkcjonowaniem systemu zarządzania jakością w organizacji. Nowa wersja Normy ma zdecydowanie mniej nakazowy charakter w stosunku do jej poprzedniej wersji co daje organizacji większą swobodę w adaptacji zawartych w niej wymagań. Wprowadzone nowe pojęcia tj. analiza kontekstu i stron zainteresowanych oraz analiza ryzyk i szans wymaga od organizacji określenia i wdrożenia zasad ciągłej weryfikacji wewnętrznych jak i zewnętrznych aspektów mających wpływ na biznes i rozwój organizacji. Pozwala to na bieżące śledzenie i aktywne reagowanie na wszelkie sytuacje, które w jakikolwiek sposób mogłyby zagrażać jej działalności. Podejście to wymaga od organizacji nowego, innego spojrzenia na zasoby, infrastrukturę, cele czy strategie rozwoju, ale także na szeroko postrzegane otoczenie organizacyjno-prawne, konkurencję, jak i inne zależności, którym organizacja podlega.

Zaktualizowana Norma kładzie bardzo znaczący nacisk na kontynuowanie podejścia procesowego niezbędnego do rozwoju, wdrożenia i poprawy skuteczności funkcjonowania systemu zarządzania jakością. Istotnej zmianie, niejako nowemu spojrzeniu, uległa funkcja naczelnego kierownictwa określana dziś, jako przywództwo. Aktualnie wymaganym jest, aby pełną odpowiedzialność za organizację, zasoby i ustanowiony w niej system w tym jego skuteczność przejęło kierownictwo. Funkcjonujące w Normie ISO 9001 z 2008 roku wymagania dotyczące nadzoru nad dokumentami i zapisami zostało zmienione na „udokumentowane informacje“. Zmiana ta daje organizacji większą dowolność i elastyczność w formalizowaniu zasad wdrożonego systemu. Tym samym stworzenie dokumentacji nie będzie głównym wyzwaniem podczas wdrażania Systemu Zarządzania Jakością. Organizacja będzie miała zatem większą swobodę w decydowaniu, jakie udokumentowane informacje są dla niej odpowiednie i użyteczne. Pozwoli to zdecydowanie na łatwiejsze połączenie prowadzonych i dokumentowanych działań operacyjnych z funkcjonującym w organizacji systemem jakości. Istnieje jeszcze wiele dobrych zmian tj. nowe spojrzenie na dobór dostawców i prowadzoną z nimi współpracę, zarządzanie zmianą, zarządzanie wiedzą, działania korygujące czy ciągłe doskonalenie.

Wdrożenie i szkolenie

Chcąc zaktualizować wdrożony system jakości, organizacja musi być w pełni świadoma istoty wymagań wprowadzonych zmian. Jak zatem skutecznie przeprowadzać ten proces? Bezwzględnym wymaganiem będzie zdobycie i ugruntowanie właściwej wiedzy z tego zakresu. Wiele ofert szkoleniowych na rynku proponuje klientom zapoznanie z zakresem wprowadzonych zmian w normie. Polskie Centrum Badań i Certyfikacji oprócz szczegółowej wiedzy co do zakresu i rodzaju wprowadzonych zmian proponuje klientom warsztat pozwalający znacząco pogłębić wiedzę z aspektów dostosowania systemu zarządzania jakością do wymagań nowej normy PN-EN ISO 9001: 2015-10. Szkolenie to pozwoli organizacji na szczegółową analizę własnego systemu zarządzania, jak i podjęcie decyzji co do dalszych prac aktualizacyjnych. Im szybciej organizacja się ich podejmie tym łatwiejszy będzie proces dostosowania funkcjonującego systemu, działania będą właściwie zaplanowane a organizacja więcej zyska na procesie aktualizacji. Odkładanie procesu na ostatnią chwilę może spowodować zbyt pobieżne i niedokładne przeprowadzenie działania. Ukierunkowanie na biznes nowej normy ISO 9001 skoncentrowanej na uzyskaniu wyższej satysfakcji klientów dzięki wysokiej kulturze pracy oraz jakości wytwarzanych wyrobów to permanentny proces, który aby był skutecznym, w żaden sposób nie może być działaniem incydentalnym.

Jolanta Kowalczuk