Dlaczego warto przed wdrożeniem systemu ERP wykonać analizę przedwdrożeniową?

Dlaczego warto przed wdrożeniem systemu ERP wykonać analizę przedwdrożeniową? fotolia

Czym tak naprawdę jest analiza przedwdrożeniowa i czy w ogóle jest potrzebna firmie, która zamierza wdrożyć system ERP?

Wiele firm szuka optymalnych rozwiązań, które spowodują uproszczenie i zwiększenie efektywności działania przedsiębiorstwa. W związku z tym próbują znaleźć takie narzędzia, które im w tym pomogą. Jednym z nich jest na pewno system ERP, czyli zintegrowany system informatyczny, który gromadzi i przetwarza dane o wszystkich procesach gospodarczych zachodzących w firmie. Zdarza się jednak, że firmy nie do końca rozumieją sens samego zastosowania takiego oprogramowania, umożliwiając implementację systemu bez wcześniejszej analizy problemów i procesów. Wdrożenie systemu ERP ma prawo się nie udać i zwykle się nie udaje, kiedy kadra zarządzająca nie poświęci czasu na omówienie problemów jakie chce z pomocą systemu rozwiązać i usprawnień jakie system ma umożliwić. Ważne jest wyznaczenie celów i mierników dla nich – w przeciwnym razie nie będzie wiadomo dokąd zmierzamy. Aby działać świadomie w zakresie wdrożenia systemu ERP, warto przeprowadzić analizę przedwdrożeniową.

Analiza przedwdrożeniowa to proces, którego wynikiem jest konkretny dokument. W dokumencie tym opisana jest szczegółowo sytuacja przedsiębiorstwa przed wdrożeniem oraz model działania systemu ERP w poszczególnych obszarach firmy, w których planowane jest wdrożenie systemu. Analiza umożliwia również zrozumienie swoich słabych oraz mocnych stron, na których firma może się skupić w przyszłości. Informacje, jakie pojawią się podczas przeprowadzania analizy, posłużą do szybkiego określenia obszarów, w których wystarczy zastosowanie funkcjonalności dostępnych w standardzie systemu ERP oraz wskazanie tych obszarów, gdzie konieczne będzie stworzenie rozwiązań dedykowanych, których standard systemu z oczywistych przyczyn nie posiada.

Na czym tak naprawdę polega analiza przedwdrożeniowa? Są to przede wszystkim spotkania z klientem, tworzenie koncepcji funkcjonowania systemu informatycznego, który producent oprogramowania proponuje potencjalnemu nabywcy. Analiza przedwdrożeniowa umożliwia zrozumienie specyfiki danego przedsiębiorstwa, które chce wdrożyć dany system ERP. Dzięki niej producent oprogramowania ma możliwość ustalenia najważniejszych potrzeb przedsiębiorstwa: czy wdrożyć np. wielomodułowy, zintegrowany system ERP z gotowymi funkcjonalnościami(taki system ERP posiada firma Streamsoft i nazywa się Streamsoft Prestiż), czy zaimplementować oprogramowanie umożliwiające dowolną jego rozbudowę pod kątem oczekiwań użytkownika, w kierunku nawet najbardziej specyficznych funkcjonalności – jak system ERP Verto, którego producentem również jest firma Streamsoft?

Zdarza się również tak, że klient jednak świadomie rezygnuje z analizy przedwdrożeniowej, tłumacząc się brakiem takiej potrzeby i tym, że wie co chce osiągnąć wdrażając system. Może to jednak doprowadzić do niewłaściwego zdefiniowania potrzeb i niespełnienia oczekiwań wobec samego systemu. Najważniejszym celem implementacji systemu ERP w każdym przedsiębiorstwie jest oczywiste zwiększenie efektywności procesów zachodzących w firmie oraz zarejestrowanie wszystkich kosztów i ocena konieczności ich ponoszenia. Analiza przedwdrożeniowa pozwala ustalić konkretny punkt startowy wdrożenia systemu ERP, podzielić wdrożenie na etapy i szczegółowo rozpisać, jakie zadania będą składały się na realizację danego etapu. Stanowi ona pewnego rodzaju mapę, dzięki której klient zawsze będzie wiedział, w jakim miejscu się znajduje i będzie umiał sobie odpowiedzieć na pytanie: czy daleko jeszcze do celu?

.