Doskonałość w biurze- Office Exellence

Doskonałość w biurze- Office Exellence Photo credit: 'smil / Foter

Zwiększenie produktywności prac biurowych w firmie Lauda.

Różne badania pokazują, że prawie jedna trzecia naszego czasu pracy jest marnowana, np. na szukanie przedmiotów czy dokumentów, czytanie zbędnych informacji (zwłaszcza e-maili), czekanie i przesiadywanie na zebraniach, a także przez źle zestrojone procesy. Trwałe zapewnienie konkurencyjności wymaga od przedsiębiorstw nieustannych wysiłków w kierunku optymalizacji procesów. Należy rozpoznać i zgłębić szczegóły wszystkich możliwości racjonalizatorskich w przedsiębiorstwie. Coraz częściej przedmiotem zainteresowania stają się tzw. obszary pośrednie, takie jak administracja, działy konstrukcyjne/projektowe i inne, w których zasadniczą część pracy stanowi praca biurowa. Tak jest również w średniej wielkości firmie Lauda Dr. R. Wobser GmbH & Co. KG z siedzibą w bawarskiej miejscowości Lauda-Königshofen. Zrealizowano tam projekt Office Excellence, o którego efektach opowiada niniejszy artykuł.

Firma Lauda

Firma Lauda zatrudnia około 300 pracowników, ma obrót na poziomie 50 milionów euro oraz sześć oddziałów zagranicznych i jest wiodącym na świecie producentem innowacyjnych urządzeń i instalacji do regulacji temperatury, a także wysokiej jakości mierników na potrzeby badań naukowych, inżynierii przemysłowej oraz produkcji. 50 lat doświadczenia i jedyna w swoim rodzaju paleta produktów – od kompaktowych termostatów laboratoryjnych aż po projektowane indywidualnie według życzenia klienta systemy ogrzewania i chłodzenia o mocy chłodniczej ponad 200 kW sprawiają, że Lauda zapewnia ponad dziesięciu tysiącom swoich klientów na całym świecie optymalną temperaturę w całym łańcuchu tworzenia wartości.

Wysokiej jakości produkty Lauda utrzymują na stałym poziomie temperatury nawet co do 5 tysięcznych °C i precyzyjnie regulują w je w zakresie od –100 do 400°C. Urządzenia firmy Lauda określają dokładnie napięcie powierzchniowe oraz lepkość cieczy. Jako wysoko wyspecjalizowany producent na niszowym rynku, Lauda zajmuje w niemal wszystkich branżach przyszłości jedno z dwóch pierwszych miejsc. Regulatorom temperatury Lauda oraz systemom ogrzewania i chłodzenia tej firmy zaufali znani producenci i dostawcy półprzewodników. Na rozwijającym się rynku techniki medycznej chłodnice obiegowe firmy Lauda chłodzą pacjentów i gwarantują bezpieczne operacje na otwartym sercu. Dzięki licznym innowacjom i ciągłym inwestycjom Lauda stale umacnia swoją pozycję na rynku i odnotowuje ciągły wzrost, zarówno na głównym rynku europejskim, jak i za oceanem.

Cele projektu Office Excellence

Projekt Office Excellence ma wspierać dalszy wzrost przedsiębiorstwa. Pojęcie „Office Excellence”, które można przetłumaczyć jako „doskonałość w biurze”, oznacza jasno zdefiniowany sposób postępowania, służący do zwiększenia produktywności w obszarze administracyjnym. Trzonem tej inicjatywy jest redukcja wszelkiego rodzaju marnotrawstwa w rozumieniu Kaizen (Kaizen = zmiana na lepsze) i procesu ciągłego doskonalenia (KVP).

Sformułowano następujące cele projektu Office Excellence:

  • poprawa organizacji miejsc pracy i samoorganizacji,
  • poprawa współpracy i komunikacji,
  • standaryzacja przebiegów pracy i optymalizacja procesów,
  • zwiększenie tworzenia wartości; unikanie marnotrawstwa,
  • wprowadzenie mentalności Kaizen,
  • wzmocnienie mentalności „Next Operation as Customer (NOAC)”,
  • zwiększenie zadowolenia pracowników.


Obszarem pilotowym w firmie Lauda został dział projektowania i konstrukcji regulatorów temperatury. Pracuje w nim 25 osób. Dział ten zajmuje się konstrukcją, tworzeniem sprzętu i oprogramowania oraz budową prototypów. Przeprowadzono tam serię ośmiu jednodniowych warsztatów w miesięcznych odstępach. Pomiędzy warsztatami zawsze wdrażano działania. Po projekcie pilotażowym program Office Excellence jest teraz wprowadzany w kolejnych obszarach biurowych całej firmy.

Model postępowania

Office Excellence posługuje się logicznym modelem postępowania, aby skutecznie zwiększać produktywność w obszarze administracyjnym.

Doskonałe procesy biznesowe powstają z jasnych i wypróbowanych przebiegów pracy (poziom 3). Płynny przebieg procesów zapewniają inteligentne w każdym szczególe procedury i standardy (poziom 2). Całość jest wspierana przez dobrze funkcjonującą organizację biura (poziom 1). Pracownicy opracowują rozwiązania i od razu je realizują. Zastosowano wypróbowane i proste narzędzia, takie jak kampania DACHS®, metoda IGEL® czy strategia WIESEL®.

Produktywność można zwiększyć nawet o 30 procent. Często jest to połączone ze skróceniem czasów przepływu. Wielu błędów można uniknąć dzięki poprawieniu „drobiazgów”. Dodatkowo pomaga w tym poprawa jakości czasu pracy dzięki zmniejszeniu stresu i podniesieniu jakości pomieszczeń biurowych.

Sposób postępowania jest zgodny z zasadą „od wewnątrz na zewnętrz”. Najpierw, zaczynając od pierwszego poziomu, porządkuje się własne miejsce pracy i otoczenie pracy. Kolejny, drugi poziom służy do poprawienia współpracy wewnątrz własnego działu poprzez rozsądne standardy. Optymalizacja procesów obejmujących kilka obszarów odbywa się we współpracy z innymi działami firmy na poziomie trzecim.

Projekt rozpoczęto od spotkania inauguracyjnego. Prezes dr Gunther Wobser podkreślił, jak ważny jest projekt: dzięki porządkowi, standaryzacji i sprawnie przebiegającym procesom zyskujemy czas na kreatywność i pracę twórczą.

Następnie w ramach tzw. gry z walizkami wykonywano zlecenia związane z księgowością. Okazało się, że dość szybko udało się wykonać zadania, mając do dyspozycji walizkę o uporządkowanej zawartości, natomiast zadania wykonywane przy pomocy nieuporządkowanej walizki zabrały o wiele więcej czasu. Celem ćwiczenia było uzmysłowienie pracownikom istoty marnotrawstwa.

W kolejnym etapie w grupie dyskutowano o tym, co w danym obszarze działa dobrze, a co można by poprawić. Inne grupy poszły na tzw. obchód Muda (= marnotrawstwo) po obszarach roboczych. Tam zauważono duże możliwości udoskonalenia, które uwieczniono na zdjęciach. Wszyscy uczestnicy uświadomili sobie, nad czym trzeba będzie pracować przez kolejne miesiące.

Podobne artykuły:

Stowarzyszenie REFA Wielkopolska