Efektywność warunkiem przetrwania

Efektywność warunkiem przetrwania Craig Parylo / stock.xchng

KAIZEN, czyli skuteczne metody zwiększania produktywności. KAIZENŸ to działania niskonakładowe, co w naszej sytuacji gospodarczej ma znaczenie, a zmiana mentalności w kierunku eliminacji marnotrawstwa i ciągłych udoskonaleń jest wymogiem czasów.

"Nawet największy głupiec jest w stanie zwiększyć wydajność pracy, jeśli poświęci na to odpowiednią ilość środków. Prawdziwą sztuką jest zwiększenie efektywności bez dodatkowych inwestycji w nowe urządzenia i technologie”

Masaaki Imai

W ostatnich latach, w wyniku zaostrzającej się konkurencji, można zauważyć wzrost zainteresowania przedsiębiorstw nowymi czynnikami sukcesu. W obliczu bezwzględnej i agresywnej rywalizacji, zwiększanie efektywności stało się koniecznością, a nie wyborem. W momencie wejścia Polski do Unii Europejskiej stało się oczywiste że krajowa gospodarka musi dopasować się do wymagań rynku unijnego, gdzie jakość jest jednym z głównych kryteriów oceny produktów i usług firm, czynnikiem decydującym o ich sukcesie rynkowym.

Podobne artykuły:

Nowe czynniki sukcesu – jakość, jakość i jakość

Doświadczenia europejskie wskazują, że dla podwyższenia efektywności i skuteczności zarządzania w przedsiębiorstwie konieczne jest scalenie z istniejącymi systemami różnych rozwiązań z zakresu zarządzania jakością. Jakością rozumianą w szerokim tego słowa znaczeniu, rozpoczynając od jakości produktów w ujęciu technicznym, poprzez jakość pracy ludzkiej oraz jakość organizacji, na jakości w ujęciu systemowym kończąc. Wynikiem takiego podejścia było powstanie różnych nowoczesnych technik, metod  podejść pozwalających doskonalić jakość, zarówno w technice, tak i w zarządzaniu. Sztandarowym przykładem są tu normy ISO serii 9000, stanowiące podstawę do budowy systemów zarządzania jakością, a także będące pierwszym etapem systemowej optymalizacji organizacji. Z chwilą powstania tychże norm wiele przedsiębiorstw zdecydowało się na ich zastosowanie. U podłoża decyzji wprowadzenia własnego systemu zarządzania jakością oprócz próby zdystansowania konkurencji posiadaniem „certyfikatu ISO” legły również względy natury organizacyjnej, takie jak możliwość uporządkowania procesów zachodzących w przedsiębiorstwie, a przede wszystkim poprawa efektywności gospodarowania posiadanymi zasobami. Poprawa efektywności, rozumianej jako wykonanie właściwych rzeczy we właściwy sposób, zgodnie z raportem dla Klubu Rzymskiego w roku 1999 to lepsze życie, mniej zanieczyszczeń i marnotrawstwa, osiąganie zysków, wielokrotne wykorzystanie kapitału. To również mniejsze straty w procesie produkcji, eliminacja zbędnego transportu, zbędnych ruchów, nadprodukcji, eliminacja braków, wysokich zapasów, czasu oczekiwania oraz nieplanowanych przestojów (rys. 1).


(kliknij obrazek aby go powiększyć)

Rys. 1 Przyczyny strat w organizacji

Miary efektywności

Jedną z miar efektywności jest produktywność. W ujęciu społeczno-ekonomicznym produktywność można rozumieć jako: mentalność ciągłego usprawniania, dzięki której człowiek nabywa zwyczaju podnoszenia poziomu swoich działań, przejawiająca się w organizowaniu i wspieraniu wszelkiego rodzaju przedsięwzięć, mających na celu ciągłe podnoszenie efektywności działania organizacji, poprawianie jej pozycji rynkowej oraz zwiększanie zadowolenia pracowników z warunków pracy i poziomu życia.

Czemu służy produktywność

Wyniki działań w obszarze produktywności mogą zostać wykorzystane między innymi do identyfikacji strat, wąskich gardeł, barier utrudniających uzyskiwanie lepszych wyników i hamujących rozwój. Istnienie lub brak tej mentalności wśród osób związanych z budowanym systemem jakości w organizacji, decyduje o jego sukcesie lub porażce. Można przyjąć, iż ciągłe podnoszenie efektywności działań swoich i organizacji stanowi bazę, na której buduje się sukces firmy. Przedsiębiorstwa, których pracownicy i kierownictwo to zrozumieli odniosły sukces.

Japonia - kraj produktywności społecznej

Społeczno-ekonomiczne ujęcie produktywności jest bliskoznaczne obowiązującemu w japońskiej filozofii zarządzania pojęciu KAIZENŸ.

Japończycy w wyniku trudnych warunków egzystencji, takich jak niekorzystne ukształtowanie terenu i związane z tym ograniczenia w osiedlaniu, uzależnienie od dostaw podstawowych surowców, czy deficyt wody pitnej, zbudowali wokół KAIZENŸ swoistą filozofię życia.

Oznacza ono poprawę i ciągłe doskonalenie sposobu życia domowego społecznego oraz zawodowego.

Nie tylko w Japonii – nie tylko w domu

KAIZENŸ to również sposób na zwiększenie efektywności organizacji. W przeciwieństwie do lansowanego w większości krajów zachodnioeuropejskich szybkiego rozwoju przez zwiększanie zasobów, wysokie inwestycje i duże kroki, w KAIZENŸ kładzie się nacisk na wzrost poprzez optymalizację istniejących zasobów, małe kroki i ciągły proces rozwoju. Poznanie koncepcji KAIZENŸ jest decydujące w zrozumieniu różnic pomiędzy wzorami zarządzania istniejącymi w Japonii i krajach  zachodnioeuropejskich. „Na pytanie o najważniejszą różnicę między japońskimi a zachodnimi założeniami zarządzania bez wahania odpowiedziałbym: japoński KAIZENŸ i związany z nim zorientowany na proces  sposób myślenia przeciwstawia się zachodniemu myśleniu zorientowanemu na innowacyjność i rezultat ...” – tłumaczy Masaaki Imai, twórca i założyciel Instytutu KAIZENŸ, posiadającego swoje filie na całym świecie, również w Polsce.

Podejście procesowe

Ważnym aspektem KAIZENŸ jest akcentowanie terminu proces. Zorientowany na proces  sposób myślenia KAIZENŸ staje się bazą dla systemów zarządzania, w których za podstawę uznaje się wsparcie wysiłku pracowników związanych z tym procesem.

Stoi to w sprzeczności z zachodnią praktyką  zarządzania, surowo oceniającą osiągnięcia pracowników. Najważniejszą rolę odgrywają tu wyniki i rezultaty, a nie wkład poczyniony przy ich realizacji. „Nawet największy głupiec jest w stanie zwiększyć wydajność pracy, jeśli poświęci na to odpowiednią ilość środków. Prawdziwą sztuką jest zwiększenie  efektywności bez dodatkowych inwestycji w nowe urządzenia i technologie” – mówi Masaaki Imai. KAIZENŸ w tłumaczeniu dosłownym oznacza zmianę na lepsze, czyli w języku przedsiębiorców ciągłe doskonalenie (rys. 2).


(kliknij obrazek aby go powiększyć)

Rys. 2 Znaczenie słowa KAIZEN

Marnotrawstwo (Eliminacja marnotrawstwa)

Optymalizacja istniejących zasobów według KAIZENŸ to rozpoznanie miejsc powstawania marnotrawstwa, którymi mogą być miejsca produkcji, warsztat, czy biuro (jap. Gemba), obserwacja przedmiotów i rzeczywistych zachowań pracowników (jap. Gembutsu), identyfikacja strat i marnotrawstwa (jap. Muda), ich eliminacja i uruchomienie procesu ciągłego doskonalenia w każdym możliwym miejscu (rys. 3).


(kliknij obrazek aby go powiększyć)

Rys. 3 Zasada doskonalenie wg. Kaizen

Długofalowość

W procesie rozwoju najważniejszą rolę odgrywa jego długofalowość. Oznacza to nieustanne i konsekwentne doskonalenie organizacji przez wszystkich jej członków. Zgodnie z filozofią i przesłaniem KAIZENŸ, każdego dnia należy małymi krokami dokonywać ulepszeń w przedsiębiorstwie. Małe kroki oznaczają, że wprowadzane zmiany nie są zmianami rewolucyjnymi, tylko ewolucyjnymi i nie  wymagają od przedsiębiorstwa wielkich przygotowań do ich wprowadzenia, po prostu są one tak  niewielkie, że nie powodują nagłych zmian. Ale też co za tym się idzie nie powodują wśród pracowników oporu przed ich wprowadzeniem, typowego oporu przed dużą zmianą, wynikającego z obawy przed  nowym, nieznanym.

Nieuniknione zmiany… na lepsze

W przekonaniu Japończyków zmiana staje się oczywistym i nieuniknionym elementem nie tylko działalności organizacji, ale również normalnego życia. Stare japońskie przysłowie  mówi, że „jeśli przez trzy dni nie widziało się jakiegoś człowieka, jego przyjaciele powinni zwrócić uwagę na to, jakie w tym czasie dokonały się w nim przemiany...”.

Zniszczenia spowodowane II wojną światową zmusiły japońskich menedżerów do stworzenia nowego systemu zarządzania organizacją. W tym czasie filozofia KAIZENŸ powoli zaczęła wchodzić w codzienne życie przedsiębiorstw. Każdy dzień działań oznaczał jednocześnie dzień zmian. Wprowadzenie KAIZENŸ ukształtowało w Japonii wiele koncepcji i narzędzi (m.in. filozofia orientacji na klienta, koło PDCA), stosowanych i wykorzystywanych w latach późniejszych również w innych krajach.

KAIZENŸ na Zachodzie…

Po kilkudziesięciu latach odosobnionego w świecie stosowania przez japońskich menedżerów polityki ciągłych ulepszeń, również firmy z innych krajów  zaczęły powoli wchodzić na tę drogę. Większość firm należących dzisiaj do World-Class-Companies z  Europy Zachodniej i Ameryki, w skutek wprowadzenia polityki ciągłych ulepszeń osiągnęło międzynarodowy sukces.

Niektóre z nich mogą się poszczycić spektakularnymi sukcesami, osiągniętymi w czasie pięcioletniego konsekwentnego stosowania tej filozofii, takimi jak:

    • wzrost produktywności do 30%,
    • skrócenie czasu wytwarzania do 50%,
    • redukcja zapasów do 80%,
    • redukcja miejsca do 70%,
    • redukcja czasu usuwania błędów do 90%.

Osiągnięcie takich wyników było możliwe po spełnieniu kilku kluczowych warunków:

    • przyjęcie pełnej odpowiedzialności przez najwyższy szczebel zarządzania za wdrażanie KAIZENŸ,
    • gotowość średniego szczebla zarządzania na zmianę konwencjonalnych metod produkcji i realizacji usług,
    • dostosowanie kwalifikacji pracowników niższego szczebla, aby umożliwiały stosowanie metod i narzędzi KAIZENŸ.

…a KAIZENŸ w Polsce

Jak w poruszonym kontekście, wyglądają na tle wiodących firm światowych firmy polskie? To, co w  Europie Zachodniej, czy Japonii było naturalną konsekwencją ewolucji i rozwoju, w Polsce miało z wiadomych względów burzliwy przebieg. Dziś wiele firm polskich wdraża najnowsze, wypróbowane w świecie metodologie zarządzania i korzysta z bogatego bagażu doświadczeń innych krajów, mając możliwość uniknięcia błędów, jakie towarzyszyły innym. Filozofia KAIZENŸ ma dużą szansę na implementację w Polsce. Konieczna jest naturalnie pewna zmiana mentalności polskich przedsiębiorców i pracowników, ale wysiłek ten długofalowo może stanowić fundament wielkiego sukcesu.

Przede wszystkim dlatego, że KAIZENŸ to działania niskonakładowe, co w naszej sytuacji gospodarczej ma niebagatelne znaczenie, a zmiana mentalności w kierunku eliminacji marnotrawstwa i szukaniu ciągłych, małych udoskonaleń jest wymogiem naszych czasów.

Podobne artykuły:

Profesjonał Sp. z o.o.