Elektroniczna Wymiana Danych – jak nie wypaść z obiegu?

Elektroniczna Wymiana Danych – jak nie wypaść z obiegu? buchachon - Fotolia

Optymalizacja obsługi dużego wolumenu danych zarówno wewnątrz firm, jak i w układzie B2B, to jeden z bezwzględnych priorytetów budowania profesjonalnych relacji biznesowych.

Dla 56 proc. firm kłopoty z danymi oznaczają zagrożenie płynności komunikacji i współpracy, również z partnerami zewnętrznymi (Oracle 2013). Dlatego wymiana informacji w biznesie powinna podlegać ściśle określonym standardom, w tym: sprawnej transmisji dokumentów przy użyciu bezpiecznych protokołów, bezbłędnej walidacji danych i ich szybkiego przetwarzania. EDI (Elektroniczna Wymiana Danych) to rozwiązanie, które automatyzuje wszystkie te procesy, redukuje koszty i eliminuje błędy powodowane dotąd przez człowieka. Szczególnie, że te ostatnie kosztują firmy najwięcej.

Wykorzystywanie komputerów do tworzenia, przechowywania i wymiany danych jest obecnie normą, jednak ich manualne wprowadzanie, tworzenie dokumentacji handlowej i administracyjnej, skanowanie i drukowanie, przesyłanie jej tradycyjnymi kanałami transmisji, takimi jak fax czy poczta elektroniczna spowalnia procesy biznesowe, konsumuje zasoby finansowe firmy i generuje ryzyko błędu operacji, wynikające z zaangażowania czynnika ludzkiego. W celu zwiększenia efektywności tych procesów, wiele przedsiębiorstw decyduje się na wdrożenie EDI (ang. Electronic Data Interchange), czyli Elektronicznej Wymiany Danych, procesu stanowiącego pomost łączący bezpośrednio systemy komputerowe partnerów biznesowych, umożliwiający transmisję informacji handlowych czy administracyjnych bez potrzeby ingerencji człowieka. Pierwsza implementacja procesu EDI miała miejsce w sektorze transportu – stosowali go przewoźnicy morscy, kolejowi i powietrzni. Obecnie koncepcja ta znalazła zastosowanie w różnych sektorach gospodarki: handlu, transporcie i logistyce, finansach, ubezpieczeniach, inżynierii czy turystyce. EDI stanowi dziś podstawę do budowania efektywnych relacji rynkowych, usprawniając większość procesów biznesowych, takich jak księgowość, produkcja, płatności, zaopatrzenie, zakupy czy projektowanie.

- Dla wielu światowych firm EDI od dawna stanowi standard funkcjonowania. Wynikające z wdrożenia tego procesu korzyści mają kluczowe znaczenie dla sukcesu przedsiębiorstwa, a w niektórych przypadkach mogą decydować o być czy nie być firmy. Niektóre efekty implementacji procesu elektronicznej wymiany danych są widoczne niemalże natychmiast. Rezygnacja z manualnego przetwarzania, drukowania, archiwizacji i wysyłki papierowych dokumentów na rzecz ich elektronicznych odpowiedników skraca czas komunikacji biznesowej i znacząco obniża koszty administracyjne. Najważniejsze, choć trudne do skalkulowania, są jednak pośrednie, długofalowe korzyści strategiczne - wzrost prestiżu firmy i jej wiarygodności w oczach partnerów i klientów, podniesienie jakości i standardów współpracy – wylicza Adrian Lapierre, CEO firmy SoftProject odpowiedzialnej za integracje systemów ERP oraz zapewnienie ich bezpieczeństwa.

Standardy EDI – komunikacja językiem systemów

Tak jak w realnym świecie komunikacja między partnerami biznesowymi, aby była skuteczna, musi odbywać się w zrozumiałym dla obydwu stron języku, również maszyny - podmioty elektronicznej wymiany informacji - muszą rozumieć komunikaty, którymi się porozumiewają. EDI jest procesem wymiany danych sformatowanych w taki sposób, aby były czytelne dla różnorodnych systemów komputerowych. Elektroniczne dokumenty mają formę komunikatów EDI, zapisanych w formacie wyznaczonym przez standard, który jest rodzajem „języka” zrozumiałego dla systemów informatycznych – tak silnie zdywersyfikowanych w obecnych czasach.

Wśród najpopularniejszych standardów EDI wyróżnia się standard UN/EDIFACT (United Nations Rules For Electronic Data Interchange For Administration, Commerce, and Transport), opracowany przez Organizację Narodów Zjednoczonych i stosowany m. in. w handlu, transporcie czy zarządzaniu. Jest to jedyny standard międzynarodowy. W Ameryce Północnej, w celu usprawnienia transakcji biznesowych firm z różnych sektorów gospodarki, American National Standards Institute wdrożył standard ASC X12. Z kolei powstały na bazie języka XML, standard cXML jest otwartym rozwiązaniem, mającym szerokie zastosowanie w domenie e-commerce. Wybór standardu zależy zatem od rejonu działalności firmy, domeny w jakiej funkcjonuje oraz wysokości budżetu, jakim dysponuje.

SoftProject Systemy Informatyczne sp. z o.o. Adrian Lapierre