Etykieta w biznesie

Etykieta w biznesie Billy Alexander (stock.xchng)

Zasady poznawania się i witania są niezwykle ważne w biznesie. Gdy stosujemy formy grzecznościowe i przestrzegamy zasad dobrych manier wzbudzamy w rozmówcach szacunek.

Przedstawiamy Państwu fragmenty książki Adama Jarczyńskiego - Etykieta w biznesie. 

Przedstawianie przez osoby trzecie

Zarówno w biznesie, jak i w życiu prywatnym spotykamy się czasem z sytuacją, kiedy należy kogoś przedstawić drugiej osobie. Czasem możemy zostać o to poproszeni przez znajomego z pracy lub wręcz będzie to naszym obowiązkiem, np. w trakcie pełnienia funkcji gospodarza przyjęcia lub podczas asystowania ważnej osobie.

Kilka ważnych zasad dotyczących przedstawiania przez osobę trzecią:

  1. W pracy przedstawiamy osobę niższą rangą osobie zajmującej wyższe miejsce w hierarchii.
  2. W życiu towarzyskim mężczyznę kobiecie, osobę młodszą starszej — występuje co prawda wyjątek, tak jak przy powitaniu, kiedy to możemy przedstawić kobietę mężczyźnie, który cieszy się w społeczeństwie wyjątkowo wysokim poważaniem lub jest zdecydowanie starszy od kobiety.
  3. Podczas przyjęcia osoba bez partnerki/partnera przedstawiana jest parze, chyba że zachodzi znacząca różnica w kwestiach rangi zarówno społecznej, jak i zawodowej.
  4. Kobieta będzie przedstawiona zwierzchnikowi swojego męża — stary zwyczaj, niemniej w konserwatywnym środowisku praktykowany.
  5. Osoba przybywająca na przyjęcie jest przedstawiana już obecnym. Wyjątkiem będzie sytuacja, w której tą osobą będzie gość honorowy, który z reguły przybywa na końcu. Wtedy to gościowi honorowemu przedstawiani są pozostali uczestnicy przyjęcia.

Jak przedstawiamy sobie inne osoby?

  1. Upewniamy się co do imienia, nazwiska oraz rangi tych, których będziemy sobie przedstawiać.
  2. Przedstawiając sobie osoby, możemy o każdej z nich powiedzieć kilka słów wprowadzenia, ułatwia to podjęcie potem rozmowy.
  3. Jeżeli nie pamiętamy dokładnie imienia i nazwiska przedstawianej osoby, mamy cztery wyjścia:
  • Proponujemy, by osoby same się sobie przedstawiły.
  • Czekamy na inną okazję, szybko weryfikując naszą wiedzę i dopełniamy obowiązku.
  • Znając nazwiska, a nie pamiętając jednego imienia, przedstawiamy tylko wedle nazwisk.
  • Zrzucamy winę na swoją słabą pamięć i przepraszając, prosimy o przypomnienie personaliów.


POLECAM: Starajmy się przed ważnym spotkaniem stworzyć listę z wszystkimi zaproszonymi gośćmi, najlepiej jeżeli lista byłaby uzupełniona o zdjęcia — co może być niezwykle trudne. Wtedy chcąc pełnić rolę odpowiedzialnego gospodarza, uczymy się wszystkich nazwisk na pamięć lub przynajmniej tych najważniejszych. Zakładając jednak, iż mamy listę z nazwiskami, imionami i przypisanymi doń stanowiskami, a jest ich dość pokaźna liczba, zróbmy sobie małą ściągawkę, z której dyskretnie będziemy mogli podczas przyjścia gości korzystać. Większa lista może spoczywać w miejscu odosobnionym, gdzie w sytuacji kryzysowej będziemy mogli ją szybko znaleźć. Ciekawą perspektywą może okazać się podręczny telefon z rozbudowaną funkcją kontaktów.

Przykład przedstawienia sobie dwóch osób

Załóżmy, iż nasz znajomy z działu sprzedaży bardzo nas prosił o przedstawienie dyrektorowi firmy, która może być jego potencjalnym klientem. My znamy dyrektora na stopie formalnej, zatem formuła powinna wyglądać następująco:
[…] Panie dyrektorze, pozwoli pan, iż przedstawię pana Michała Kupca, szefa zespołu sprzedaży firmy Bon Tonex. Pan Grzegorz Kulturalny, dyrektor działu zamówień publicznych Butonierka i Partnerzy. […]
Za każdym razem, kiedy mówimy o danej osobie — w tym wypadku wymieniamy imię, nazwisko, funkcję i miejsce zatrudnienia, powinniśmy być zwróceni twarzą w stronę tejże osoby.
Po przedstawieniu następuję krótka wymiana uprzejmości: […] bardzo mi miło pana poznać […], starajmy się dodać do kurtuazji trochę emocji, czyli uśmiechu.
Jeżeli osoba wyższa rangą, w tym wypadku będzie to dyrektor Kulturalny, zacznie rozmowę, pan Kupiec powinien ją podtrzymać — zresztą jest tym jak najbardziej zainteresowany. Jeżeli jednak dyrektor tego nie zrobi, gafą będzie narzucanie się z jakimkolwiek tematem.
 

Jak przedstawiamy siebie bez udziału osób trzecich?

Podchodzimy do osoby, z którą chcielibyśmy zawrzeć znajomość, i wymawiamy następującą formułę:
[…] Pani pozwoli, że się przedstawię, Andrzej Wścibski. […]
[…] Przepraszam, że przeszkadzam, ale bardzo chciałam pana poznać. Nazywam się Mariola Taktowna. [...]
Jeżeli okoliczności na to pozwalają, postarajmy się o uśmiech. Jednocześnie musimy patrzeć drugiej osobie w oczy. Inaczej okażemy brak szacunku, a to w końcu nam zależy na poznaniu drugiej osoby.
Warto przy tym mieć konkretny powód, dla którego się chcemy z kimś zapoznać. Poznanie dla samego gestu jest przez niektórych niezbyt wysoko oceniane.

Tytułowanie

Niezwykle irytujący dla wielu osób jest zwyczaj szybkiego, wręcz automatycznego przechodzenia na "ty". Niestety dzieje się to nie tylko w przypadku relacji starszy - młodszy, kobieta - mężczyzna, przełożony - podwładny, ale też usługobiorca - klient. Z doświadczenia wiem, iż formuła "Panie Marianie" czy "Pani Krystynko" może doprowadzić do szybkiego zakończenia biznesowej znajomości lub w najlepszym wypadku ją mocno osłabić. Tak, są pośród nas osoby, które nie życzą sobie zwracania się do nich z wykorzystaniem imienia. I to nie tylko osoby wyższe rangą, ale i te zajmujące niższe miejsce w hierarchii — choć tym będzie trudniej walczyć o swoją rację — chyba że trafią na osobę, która uszanuje ich zdanie (bez konsekwencji).

Na początku znajomości zwracamy się per "pani" lub per "pan". Tylko i wyłącznie od osoby wyższej rangą powinna wyjść inicjatywa zmniejszenia dystansu w tytułowaniu. Nie jest żadnym novum, iż wiele firm ma wprowadzony bardzo prosty kod porozumiewania się, co czasem ułatwia kontakty, a czasem utrudnia. Jednak nie wolno się zapominać i przenosić zwyczajów wewnątrzfirmowych do pierwszych kontaktów z klientem.

Etykieta uznaje tytułowanie według zajmowanego stanowiska, czyli: "Pani Dyrektor", "Panie Kierowniku", "Panie Prezesie", "Panie Doktorze". Jednak za niegrzeczne będzie uznane zwracanie się po nazwisku, czyli np. "Panie Wścibski", "Pani Kulturalna".

Oprócz tytułowania, które opisałem powyżej, istnieją w naszym języku tytuły kurtuazyjne, zwyczajowe, przypisane do konkretnych profesji. Dlatego warto, abyśmy znali formę, w jakiej należy zwracać się do osób piastujących te wyjątkowe funkcje. W końcu nieraz możemy przemawiać na konferencji, gdzie będziemy musieli powitać: biskupa, rektora, ambasadora czy wiceministra.

Często zadawane pytania

Jak się mam zachować, gdy już się raz witałem z przełożonym, a mijam go kolejny raz w drodze do ksero? Jest to krępujące, czy mam mówić ponownie "dzień dobry", czy udawać, że niby go nie widzę? Udawanie, ze kogoś się nie zauważa, jest niegrzeczne. Mówienie po raz kolejny "dzień dobry" zbędne — choć nikt przez to nie będzie nas uważał za osoby nietaktowne. Najlepszym rozwiązaniem byłoby spojrzenie prosto w oczy mijanej osoby i lekkie skinienie głową, jakbyśmy mówili "witam ponownie". Mile widziany jest w takich sytuacjach delikatny uśmiech.

Wyciągnąłem dłoń do uścisku przy powitaniu. Byłem równy rangą z drugą osobą. Jednak ta świadomie nie odwzajemniła mojego gestu, co powinienem zrobić na przyszłość w takiej sytuacji? Czułem się bardzo niekomfortowo.

W żadnym wypadku nie powinniśmy czuć się zażenowani. To osoba, która nie odwzajemniła przyjaznego gestu, powinna mieć świadomość, iż popełniła gafę. Zakładając, iż nasz rozmówca nie ma żadnych zdrowotnych przeciwwskazań do witania się z innymi, jego zachowanie okazało się co najmniej nietaktowne — chyba że wyraźnie coś chciał zamanifestować (niechęć, brak szacunku, ignorancję). W przyszłości można się mocno zastanowić, czy jest sens podawać swoją prawicę, choć może jeszcze jeden raz pokusiłbym się o utwierdzenie w tym postanowieniu.

Wiadomo, że jak witają się mężczyźni w rękawiczkach, to zdejmują je przed uściśnięciem swoich dłoni. Jak to jednak jest w przypadku dwóch kobiet?

Kulturalnie będzie oczywiście zdjąć rękawiczkę przy powitaniu z drugą osobą. Jednak jeżeli osoba wyższa rangą nalega, by tego nie robić, posłuchajmy się jej. Często siarczysty mróz pozwala na chwilę zapomnieć o etykiecie, która w końcu ma nam służyć, a nie tworzyć sztuczne i niemiłe sytuacje. W przypadku dwóch Dam są również dwie teorie. Według pierwszej, kiedy Damy mają cienkie rękawiczki (nie balowe, ale skórzane), nie zdejmują ich, witając się ze sobą. Z kolei wedle drugiej teorii Dama młodsza powinna okazać szacunek starszej i zdjąć rękawiczki do przywitania. Podsumowując — myślę, iż odrobina kurtuazji nikomu jeszcze nie zaszkodziła. A okazywanie szacunku starszym w końcu nie boli.

Wiem, iż niektórzy mężczyźni lubią całować kobiety w dłoń. Ja akurat tego zwyczaju nie praktykuję. Jednak co zrobić, jak zostanie mi podstawiona dłoń pod usta? Wymuszenie pocałunku dłoni przez kobietę jest nieeleganckie. Jednak prawdziwy Dżentelmen powinien kobiecie ustąpić i ją pocałować, sprawiając przy okazji wrażenie, iż sprawia mu to dużą przyjemność. Cytując klasykę "Dżentelmen cierpi w milczeniu".

Jak powinno się postąpić w sytuacji, gdy poznamy osobę, która się niewyraźnie przedstawiła? Czekamy, aż w końcu — jakoś — z kontekstu wyłowimy poprawne nazwisko, czy się powinniśmy dopytać? Zdecydowanie dopytujemy na samym początku, przy przedstawianiu się. Takie kwestie lepiej od razu rozwiązać, niż potem się głowić, jak np. przedstawić innej osobie nowo poznanego rozmówcę. Oczywiście winę zrzucamy na siebie i swoją "niezdarność". Przy okazji możemy zauważyć, jak niedokładne przedstawienie się może zestresować drugą, Bogu ducha winną osobę.

Wszyscy w dziale naszej firmy jesteśmy równi rangą — oprócz szefa. Atmosfera w zespole jest dość luźna, często spotykamy się na gruncie prywatnym. Co mnie szalenie irytuje to fakt, iż w sytuacji gdy stoję z koleżankami i kolegami na korytarzu i podchodzi nasz znajomy, to wita się najpierw z mężczyznami uściskiem dłoni, a nas, kobiet, jakby w ogóle nie zauważał. Z reguły kończy się na niedbałym "cześć".

Przyznam, iż jest to problem, który dość często omawiam podczas szkoleń z zakresu etykiety biznesowej. Zakładając, iż wszyscy są równi rangą i panują przy tym przyjazne stosunki, mężczyzna powinien najpierw skierować się w stronę koleżanek i stojąc przed pierwszą z nich powiedzieć — w zależności od panujących zwyczajów "dzień dobry", "cześć". Jednocześnie chcąc okazać koleżance szacunek, daje jej chwilę na wybór powitania. To kobieta decyduje, jaką formę przybierze pozdrowienie. Może to być tylko odpowiedź "cześć", ale również może to być uścisk dłoni lub pocałunek. Z reguły pierwsza z kobiet nadaje ton powitaniu z pozostałymi paniami. Po oddaniu szacunku koleżankom mężczyzna może przejść do powitania z kolegami. PANOWIE, DAJMY DAMOM MOŻLIWOŚĆ PRZYWITANIA SIĘ!

Kwestie do zastanowienia

    • Czy staram się uważać podczas tytułowania innych, żeby nie naruszać sfery prywatnej?
    • Mężczyzna — czy w kontaktach z kobietami nie ściskam zbyt mocno ich dłoni?
    • Kobieta — czy w kontaktach z mężczyznami nie ściskam zbyt lekko dłoni przy powitaniu?
    • Kiedy ostatnio kogoś przedstawiłam/zapoznałem — może przećwiczyć to jutro w pracy?
    • Czy wyjeżdżając za granicę w celach służbowych lub podejmując w firmie klienta spoza Polski, staram się dowiedzieć, jaka forma powitania obowiązuje w jego kraju?


Pierwszą część artykułu Etykieta w biznesie znajdą Państwo tutaj>>>

Podobne artykuły:




Helio S.A.