Forum Dyrektorów Administracyjnych – biura, flota i oszczędności

Forum Dyrektorów Administracyjnych – biura, flota i oszczędności Fotolia

Biura zatrzymały się niemal w XIX wieku. Nadal pracujemy w open space. A to nie jest ani najlepsze, ani najwydajniejsze rozwiązanie – mówiła Beata Osiecka z Kinnarps Polska podczas II Forum Dyrektorów Administracyjnych.

Przy tworzeniu strategii konieczna jest zarówno analiza danych jak i wyznaczenie odpowiednich celów – wskazywał Mateusz Argasiński z koncernu SAB-Miller. W swoim wystąpieniu dotyczącym tworzenia strategii zakupowych podkreślał rolę dokładnego zbierania danych ze wszystkich dostępnych źródeł. – Doskonałym źródłem informacji na temat wydatków są systemy ERP oraz dostawcy, także działy finansowe, które przechowują faktury.

Oszczędności można szukać wszędzie

Wiele uwagi poświęcił zarządzaniu wydatkami w firmie. – Strukturę naszych wydatków można porównać do kostki, na którą składa się to, co kupujemy oraz kto, kiedy i jak to kupuje – mówił. Dodał, że dzięki tym informacjom możliwe jest dokładne poznanie struktury wydatków i przyporządkowanie ich do konkretnych kategorii. Ta wiedza pozwala także optymalizować wydatki – Z analizy firmy SAB-MILLER wynikało, że największe koszty generują kolorowe i metalizowane etykiety na butelki. – Etykietujemy miliony butelek dziennie , więc nawet najmniejsza oszczędność ma znaczenie dzięki efektowi skali – wskazywał prelegent - Dlatego warto się zastanowić, czy kolory na nich naprawdę są potrzebne.

Koszty funkcjonowania nieruchomości powinny być jawne

Budynek, który jest dopiero budowany zawsze będzie oferował bardziej konkurencyjne ceny, niż istniejący, dostępny od kilku lat – mówiła Magdalena Oksańska z firmy Knight Frank. – W nowym budynku koszty są dopiero szacowane i najprawdopodobniej wzrosną. Właściciel budynku, który już funkcjonuje na rynku poda koszty za zeszły rok, które raczej drastycznie nie będą wzrastać.

Prelegentka wielokrotnie podkreślała, że właściciel budynku powinien udostępnić potencjalnym najemcom koszty funkcjonowania budynku za zeszły rok. Dlaczego miałby tego nie robić? Czemu rachunek za ogrzewanie albo prąd miałby być tajny? – pytała.

Przestrzegała także przed pozornymi oszczędnościami wynikającymi z wynajmowania najtańszych firm do obsługi technicznej budynku – Do przetargu warto zapraszać specjalistów. Jeśli budynek jest zaawansowany technicznie i skomplikowany, to najtańsza firma może nie poradzić sobie z obsługą.

Podkreśliła także, że firmy nie powinny pozwolić właścicielom na przerzucanie kosztów na najemcę. – Powierzchnie wspólne i puste zawsze są kosztem właściciela.

Szukać tańszych lokali

Nasze doświadczenia wskazują, że bardziej opłaca się wynajmowanie nieruchomości niż posiadanie jej na własność – mówiła Katarzyna Mazurek z Banku Credit Agricole. – Własnościowe budynki szybko się starzeją, a firma jest coraz mniej skłonna inwestować w ich utrzymanie w dłuższej perspektywie.

Wskazała także, że przenosiny, choć są czasochłonne i kosztowne, są w dłuższej perspektywie czasu tańsze, niż utrzymywanie budynku. – Z powodu kosztów i braku inwestycji spada jego standard, przez co obniża się także jakość pracy w takim biurze.

Biuro to nie tylko krzesła i stoły

– Biura zatrzymały się niemal w XIX wieku - mówiła Beata Osiecka z Kinnarps Polska. - Nadal pracujemy w open space. A to nie jest ani najlepsze, ani najwydajniejsze rozwiązanie.

Prelegentka podkreślała, że obecnie projektowane biura przeceniają rolę pracy indywidualnej – Około 75 proc. naszej pracy to zadania wykonywane w zespole. Bolączką każdego istniejącego biura jest wieczny brak miejsc spotkań – wskazywała prelegentka. – Pierwszą firmą, która odeszła od tego modelu jest Google. Firma zaaranżowała biura według nowej filozofii, dopasowując je do zadań wykonywanych przez pracowników. Zwiększyli także ilość sal spotkań.

Ekspertka wskazywała, że projekt coraz częściej opiera się nie na konkretnym zbiorze stołów ze stanowiskami pracy, lecz odpowiednio zaaranżowanych przestrzeniach, które mogą służyć wielu celom. – Niektórzy managerowie mają gabinety, które po ich wyjściu i zamknięciu kluczowych materiałów w szafce służą zespołom jako sale konferencyjne.

Inni dyrektorzy wolą być bliżej swoich ludzi i siedzieć w open space razem z nimi – wskazywała.

Podczas konferencji omówiono także problemy i wyzwania związane z zarządzaniem firmową flotą samochodową. Prelegenci i eksperci omawiali wady i zalety leasingu, niebezpieczeństwa prawne z nim związane oraz obszary, w których można szukać oszczędności. Wydarzenie zostało zorganizowane przez Nowoczesną Firmę. Następne Forum Dyrektorów Administracyjnych w listopadzie 2015 roku.