Funkcja ABI w praktyce

Funkcja ABI w praktyce ra2 studio - Fotolia

Podstawowe zadania Administratora Bezpieczeństwa Informacji zostały zdefiniowane w art. 36a ust. 2 ustawy o ochronie danych osobowych. Do czego zobowiązują ABI-ego i jak sprostać tym wymaganiom?

Realizacja tych zadań wymaga posiadania przez ABI wiedzy zarówno z zakresu przepisów prawa, funkcjonowania systemów teleinformatycznych, informatyki śledczej, ale także wiedzy z zakresu prowadzania szkoleń, ataków socjotechnicznych, kontroli i opracowywania specjalistycznej dokumentacji.

Właściwe przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych możliwe jest w szczególności dzięki:

  • sprawdzeniu zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych,
  • opracowywaniu sprawozdań dla administratora danych, dotyczących powyższego zakresu,
  • nadzorowaniu opracowania i aktualizowania dokumentacji, wymaganej przepisami o ochronie danych osobowych oraz rozporządzeniami wykonawczymi,
  • zapoznaniu osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych,
  • prowadzeniu przez ABI rejestru zbiorów danych osobowych.

W procesie planowania i realizowania sprawdzeń w zakresie zgodności przetwarzania danych osobowych warto współpracować i konsultować się z jednostką audytu wewnętrznego w organizacji. Audyt wewnętrzny posiada wypracowaną metodykę w planowaniu okresowych audytów oraz w przygotowywaniu wymaganej dokumentacji w tym zakresie.

Najpierw plan

Do planu sprawdzeń zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych możemy wybrać: proces realizowany w organizacji, jeden ze zbiorów danych lub wybrane systemy, w których przetwarzane są dane osobowe, ale warto również uwzględnić kontrole przestrzegania obowiązków przez procesorów (korzystając z metody doboru próby).

Podobne artykuły:

Rozporządzenia wykonawcze do ustawy o ochronie danych osobowych określają:

  • przegląd, zakres oraz terminy przeprowadzenia sprawdzenia,
  • zasady przygotowania planu sprawdzeń,
  • termin przedstawienia planu administratorowi danych (1 miesiąc przed rozpoczęciem sprawdzenia) oraz poinformowania o planowanym sprawdzeniu kierownika jednostki objętej sprawdzeniem (7 dni),
  • sposób i zakres dokumentowania sprawdzenia, podobnie jak dla dowodów audytowych.

Uwaga, sprawdzam!

Sprawdzenia mogą być realizowane dla administratora danych, ale również dla Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO), w trybie:

  • sprawdzenia planowego – zgodnie z przygotowanym wcześniej planem,
  • sprawdzenia doraźnego – w przypadku podejrzenia wystąpienia lub wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych,
  • sprawdzenia na wniosek GIODO – w zakresie i terminie wskazanym przez organ nadzorczy.

Co powinno znaleźć się w sprawozdaniu?

Opracowywanie sprawozdań dla administratora danych lub GIODO z przeprowadzonych wcześniej sprawdzeń jest bardzo zbliżone do opracowywania raportów z przeprowadzanych audytów. W tym przypadku również warto skorzystać z doświadczenia i wiedzy jednostki audytu wewnętrznego.

Ustawa o ochronie danych osobowych definiuje zakres sprawozdania z przeprowadzonego sprawdzenia, który powinien zawierać:

  • oznaczenie administratora danych i adres jego siedziby lub miejsca zamieszkania;
  • imię i nazwisko administratora bezpieczeństwa informacji;
  • wykaz czynności podjętych przez administratora bezpieczeństwa informacji w toku sprawdzenia oraz imiona, nazwiska i stanowiska osób biorących udział w tych czynnościach;
  • datę rozpoczęcia i zakończenia sprawdzenia;
  • określenie przedmiotu i zakresu sprawdzenia;
  • opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku sprawdzenia oraz inne informacje mające istotne znaczenie dla oceny zgodności przetwarzania danych z przepisami o ochronie danych osobowych;
  • stwierdzone przypadki naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych w zakresie objętym sprawdzeniem wraz z planowanymi lub podjętymi działaniami przywracającymi stan zgodny z prawem;
  • wyszczególnienie załączników stanowiących składową część sprawozdania;
  • podpis administratora bezpieczeństwa informacji, a w przypadku sprawozdania w postaci papierowej – dodatkowo parafy administratora bezpieczeństwa informacji na każdej stronie sprawozdania;
  • datę i miejsce podpisania sprawozdania przez administratora bezpieczeństwa informacji.

Sprawozdanie może być przygotowywane w wersji elektronicznej lub papierowej.

Podobne artykuły:

Dodatkowo w ramach przeprowadzanych sprawdzeń warto:

  • ocenić wypełnienie obowiązków ustawowych przez administratora danych osobowych,
  • uwzględnić wnioski i zalecenia dotyczące działań naprawczych,
  • wskazać osoby odpowiedzialne za realizację zaleceń,
  • wskazać terminy realizacji zaleceń pokontrolnych,
  • monitorować realizację zaleceń,
  • wyniki tego monitoringu raportować do administratora danych.

Regulacja czy przeregulowanie?

Na rynku pojawiły się opinie, że znowelizowane przepisy o ochronie danych osobowych zostały przeregulowane. W mojej ocenie stanowią jednak dobrą propozycję rozwiązań, ponieważ ułatwiają – szczególnie początkującym ABI – zrozumienie wymagań ustawowych.

Dodatkowy zakres wymagań dla DPO (data protection oficer), odpowiednika obecnego ABI, określi Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych. Jest to związane z informacją przekazaną przez Komisję Europejską dotyczącą zakończenia negocjacji w ramach tzw. „trialogu”, co nastąpiło 15 grudnia ub. r. W następstwie porozumienia politycznego osiągniętego podczas rozmów trójstronnych, ostateczne teksty zostaną oficjalnie przyjęte przez Parlament Europejski i Radę na początku 2016 r. Nowe przepisy zaczną obowiązywać po upływie dwóch lat.

PKO BP Finat Sp. z o.o. Jolanta Gasiewicz