Gdy stajemy przed wyborem „to BI or not to BI”...

Gdy stajemy przed wyborem „to BI or not to BI”... marketingfacts.nl

Gdzie szukać źródeł zysku, jak ograniczyć koszty i w jaki sposób pozyskiwać informacje ułatwiające podejmowanie strategicznych decyzji ? W uzyskaniu odpowiedzi na te pytania pomagają systemy Business Intelligence.

Zanim jednak sięgniemy po wyspecjalizowane narzędzia analityczne warto zastanowić się nad tym, czy w pełni wykorzystujemy system ERP. W wielu przypadkach może on okazać się wystarczający zaspokajając potrzeby kontrolingowo-zarządcze firm.

Według firmy analitycznej DiS, rynek systemów Business Intelligence ma rosnąć w najbliższych latach w tempie 5-10% rocznie. BI to nieprzypadkowo jedna z najszybciej rozwijających się gałęzi oprogramowania biznesowego. Każde przedsiębiorstwo potrzebuje informacji o charakterze analitycznym i prognozującym. Są one niezbędne nie tylko do podejmowania decyzji strategicznych, ale także do stałej kontroli ich realizacji.  Zarząd każdego przedsiębiorstwa stara się, bądź też będzie się starał w najbliższym czasie o zdobycie narzędzia informatycznego, które pomoże tego typu informacje uzyskać. System Business Intelligence wydaje się w takiej sytuacji naturalnym wyborem, ale warto pamiętać, że nie zawsze potrzebne jest rozwiązanie tej klasy. W wielu przypadkach te porównywalne  wyniki analityczne można uzyskać wykorzystując zaawansowane funkcje systemu ERP. To czy takie rozwiązanie będzie lepszym wyborem, zależy z jednej strony od potrzeb przedsiębiorstwa z drugiej od dobrze zdefiniowanych wymagań a także od tego czy już na etapie analizy wdrożeniowej uwzględniono potrzeby zarządu związane z obszarem kontrolingu.

Przemyślane wdrożenie nie wymaga dalszych inwestycji

To jakich informacji potrzebują firmy, zależy od ich wielkości, branży w której działają, stopnia skomplikowania organizacyjnego, a także odbiorców i dostawców. Są jednak dane, które są równie istotnie niezależnie od rodzaju przedsiębiorstwa.

To analizy finansowe, budżetowe, sprzedażowe, dotyczące zapasów oraz HR a więc obszary z którymi doskonale radzi sobie zaawansowany system ERP.  Pozwala on nie tylko na raportowanie z funkcją  „drill down”, wykorzystywanie tabeli przestawnych czy budowanie współczynników alertowych i raportów „w każdej chwili”. Umożliwia też przygotowywanie analiz „co jeśli” a więc prognozowanie sytuacji. Warto też wspomnieć o możliwości tworzenia zestawu informacji dedykowanych dla danego użytkownika. Mogą one być generowane także ze źródeł zewnętrznych i dotyczyć np. tendencji rynkowych, działań konkurencji lub innych informacji kształtujących popyt na produkty sprzedawane przez przedsiębiorstwo. Te funkcjonalności spełniają potrzeby nie tylko małych i średnich przedsiębiorstw, ale również tych prowadzących działalność na dużą skalę.

Aby w pełni wykorzystać możliwości systemu ERP, niezbędne jest wykreowanie odpowiedniego zestawu informacji tak, by były one użyteczne dla zarządu. Drugim istotnym elementem jest dobre przygotowanie, przez konsultanta wdrażającego system ERP, właściwych funkcjonalności systemu i przeszkolenie posługujących się nim użytkowników. Na etapie wdrożenia systemu ERP służby odpowiedzialne za przygotowanie danych zarządczych lub kontrolingowych powinny posiadać jasny przekaz ze strony zarządu jakie informacje niezbędne są do podjęcia decyzji. Tworzenie polityki wspomagania decyzji zarządu dopiero na etapie wdrożenia systemu ERP może być mało skuteczne. To zresztą najczęściej spotykana sytuacja - brak takiej polityki prowadzi do decyzji o zakupie kolejnego narzędzia informatycznego, które ma pomóc w przygotowaniu odpowiedniego zestawu informacji kontrolingowych i zarządczych.

W wielu przypadkach, dobrze zdefiniowane wymagania dotyczące raportów kontrolingowych i zarządczych, mogą sprawić, że wykorzystanie dostępnych funkcjonalności systemów ERP okaże się wystarczające. Systemy ERP zaspokoją też oczekiwania szefów działów lub pracowników posiadających uprawnienia decyzyjne.

Gdy ERP to za mało

Oczywiście nierzadko zdarza się, że potrzeby informacyjne zarządów są tak wysublimowane, że dostępne funkcjonalności systemów ERP nie są wystarczające (dotyczy to zwłaszcza bardzo dużych przedsiębiorstw, przetwarzających bardzo dużą ilość danych). W takiej sytuacji niezbędne są narzędzia, które wyposażone są w mechanizmy pozwalające analizować dane niezależnie od systemu ERP, wykorzystując zaawansowane funkcje hurtowni danych. Wykorzystanie takiego narzędzia powinno zawsze być poprzedzone analizą czy przedsiębiorstwo jest przygotowane do używania tak zaawansowanego narzędzia, a zwłaszcza czy została zdefiniowana polityka informacyjna dla zarządu i służb kontrolingowych.

Stworzenie hurtowni, gromadzącej dane z różnych źródeł, nie jest zadaniem prostym i jednorazowym.  To proces  na który składają się przede wszystkim: przygotowanie i ciągłe rozwijanie projektu bazy danych. Projektant hurtowni musi zadbać o spójność (integralność) gromadzonych danych oraz wydajność udostępniania informacji. Te dwie cechy są podstawą powodzenia wdrożenia hurtowni danych. Na poziomie projektu bazy danych cechy te przekładają się na prawidłowo zaprojektowane agregaty (kostki danych) oraz struktury danych detalicznych (faktów).  Prawidłowo skonstruowana hurtownia danych to dodatkowo możliwość analizy trendów, zależności, drążenia danych (data mining) itd.

Hurtownia w większości przypadków będzie bazować na danych z bazy transakcyjnej ERP, kluczową sprawą jest więc to, by jeszcze przed wdrożeniem projektu hurtowni danych w sposób precyzyjny określić najważniejsze priorytety informacyjne zarządu i kadry kierowniczej. W pewien sposób określą one projekt wdrożenia ERP i idąc krok dalej usprawnią proces tworzenia hurtowni danych. Brak celów i priorytetów informacyjnych jest najczęstszą przyczyną niepowodzenia wdrożenia ERP i uruchomienia takiego narzędzia jak hurtownia danych.

Stając przed wyborem „to BI or not to BI” należy wstępnie zmierzyć się z kilkoma zagadnieniami. Po pierwsze: sprecyzowanie wymagań, co do potrzeb informacyjnych  na każdym stanowisku użytkującym system; po drugie: sprawdzenie czy funkcjonalność systemu ERP jest wystarczająca dla potrzeb kontrolingowo-zarządczych; po trzecie: decyzja o wdrożeniu systemu BI musi być koniecznie poprzedzona zdefiniowaniem polityki informacyjnej dla zarządu i kadry kierowniczej.  Należy również pamiętać, że w przypadku oprogramowania sprawdza się również zasada: każde narzędzie jest tak dobre jak człowiek, który je używa.   


BPSC SA Biuro Projektowania Systemów Cyfrowych S.A. Ireneusz Krak