Informatyzacja z sukcesem

Informatyzacja z sukcesem Fotolia

Każdy przyszły użytkownik musi mieć możliwość poznania poszczególnych faz wdrożenia, aby zdobyć wiedzę dotyczącą funkcjonowania całego systemu, a także poznać i określić swój wkład w realizację projektu.

Coraz częściej w mediach pojawiają się statystyki dotyczące osiągnięć firm zajmujących się wdrożeniami systemów informatycznych wspomagających zarządzanie. Jednak żadne wyliczenia, informacje o dynamice sprzedaży czy też liczbie zastosowanych systemów nie oddają atmosfery, w jakiej następują wdrożenia - a ta nie zawsze jest przyjazna. Atmosfera realizacji projektu jest jedynie socjologicznym elementem wdrożenia systemu, a przecież tak wiele zależy od nastawienia ludzi do projektu, ich zaangażowania oraz chęci szukania najlepszych rozwiązań, a nie usprawiedliwień.

W wielu firmach pomija się działania przedwdrożeniowe: szkolenia informacyjne, przekonywanie, jak ważny projekt będzie wdrażany, jakie korzyści przyniesie pracownikom, co zmieni się na lepsze. Tymczasem sukces przedsięwzięcia zależy od poziomu zadowolenia pracowników, którzy wdrażają dany projekt.

Podobne artykuły:

Jak wprowadzić w firmie zintegrowany informatyczny system wspomagający zarządzanie

Obecnie niewiele firm w Polsce, które informatyzują swoje systemy zarządzania, przeprowadza szkolenia przedwdrożeniowe. Tylko nieliczne przedsiębiorstwa, które wdrażają u siebie dany system są świadome, jak ważne są działania zmieniające negatywne nastawienie pracowników do realizacji konkretnego projektu. Jednak wiele wskazuje na to, że warsztaty integracyjne z udziałem konsultantów firmy wdrożeniowej i pracowników firmy-klienta będą już niedługo standardowym wstępem do procesu wdrożenia. Dzisiaj są asem w rękawie wobec konkurencji.

Pytanie o źródła oporu

Zazwyczaj po podjęciu decyzji o wdrażaniu informatycznego systemu wspomagającego zarządzanie następuje wybór firmy, która tego dokona. Uzasadnione jest, że dyrekcja kieruje się w swym wyborze czynnikami ekonomiczno-technicznymi, najistotniejszymi z punktu widzenia przedsiębiorstwa. Decyduje koszt systemu, rodzaj wdrażanych modułów, czas wdrożenia, liczba pracowników, których trzeba będzie oddelegować do zajęcia się wdrożeniem systemu.

Można jednak zadać pytanie: dlaczego osoby zatrudnione w firmie, która wydała ogromne pieniądze na realizację danego wdrożenia, są niezadowolone, nie przekonane do tego projektu i nieświadome, jak dobry system przedsiębiorstwo zakupiło system, który rzeczywiście usprawni ich pracę?

System ich wróg?

Ludzie z reguły boją się zmian (a wdrożenie jak najbardziej należy uznać za zmianę), gdyż postrzegają je jako naruszenie dotychczasowego porządku - stanu, który do tej pory, wydawałoby się, nie wymagał poprawy. Zdarzało się, że uczestnicy szkoleń prowadzonych w firmach wdrażających system narzekali na realizowany projekt, na współpracę z konsultantami, choć w sali obok ci właśnie konsultanci opracowywali systemowe rozwiązania!

Pracownicy obawiali się wdrożenia, gdyż kojarzyło im się ono ze skomplikowaną techniką, koniecznością poznania i nauczenia się nowego programu komputerowego. Najczęściej bali się, bo byli przekonani, że konsekwencją wdrożenia będą zwolnienia, gdyż system zastąpi ich w dotychczas wykonywanej pracy. Prawdopodobnie za mało czasu poświęcono przekonaniu tych ludzi do nowych rozwiązań, jakie oferują bardzo dobre systemy informatyczne.

Błędy (nie tylko) konsultantów

Do prowadzenia danego projektu wdrożeniowego lub jego części firma doradcza zwykle deleguje do firmy-klienta kilku konsultantów, w zależności od potrzeb. To oni są w oczach pracowników bezpośrednimi sprawcami całego zamieszania i odczuwają - wynikające ze wspomnianych wyżej obaw - ich negatywne nastawienie do wdrożenia systemu.

Zła atmosfera wywołana brakiem zrozumienia i współpracy nie zachęca do bezpośrednich kontaktów pomiędzy doradcami a pracownikami.

Konsultanci ograniczają swoją działalność do najkonieczniejszych wizyt i kontaktów telefonicznych, starają się na podstawie własnych doświadczeń i posiadanej wiedzy zaprojektować system, który w konsekwencji nie zawsze spełnia wszystkie wymagania klienta. Stosując niedopasowany system, pracownik ma prawo do niezadowolenia i narzekania - na kierownictwo własnej firmy, na firmę wdrożeniową i oczywiście na konsultantów. Jeśli zatrudnione osoby otwarcie komunikują potrzebę zmian w celu harmonizacji systemu, to wówczas modyfikuje się programy. Bywa jednak, że pracownicy są już tak sfrustrowani i mają dość technicznego języka konsultantów, że wolą stosować niezbyt dobrze funkcjonujący system, aniżeli po raz kolejny kontaktować się z doradcami.

Niekiedy pracownicy firmy-klienta biorą udział w konsultacjach, projektowaniu i odpowiadają na pytania dotyczące wprowadzanego systemu, ale tak naprawdę nie wiedzą, czy ich uwagi zostaną uwzględnione i wykorzystane przy wdrożeniu. Pracownicy często nie otrzymują również informacji o końcowym efekcie ich prac i prac konsultantów. Nie znają więc ostatecznej formy projektu i zastosowanych rozwiązań, a przecież przyszły użytkownik systemu powinien wiedzieć nie tylko, co składa się na cały projekt, ale też gdzie jest w nim zlokalizowany ten element programu, który będzie wykorzystywał w swojej pracy.

Uczestnicy szkolenia żalili się też na brak pod koniec wdrożenia podziękowania dla pracowników firmy i konsultantów za: wkład pracy, zaangażowanie, solidność, poświęcony czas, współpracę, wyrozumiałość i okazaną cierpliwość. Jest to kolejny czynnik obniżający prawdopodobieństwo osiągnięcia sukcesu projektu.

Warunki wstępne

Jeżeli występuje tyle czynników przeszkadzających w sprawnym i skutecznym wdrożeniu systemu informatycznego, powodujących opór ludzi, a wpływających na trzy elementy "magicznego trójkąta oceny projektu": jakość, koszt, czas to co trzeba zrobić, aby uniknąć tych błędów i zagwarantować powodzenia projektu, przy zaangażowaniu pracowników? Jednym ze sposobów jest kompleksowe podejście do wdrożenia, uwzględniające działania zmniejszające sprzeciw i dezaprobatę personelu firmy-klienta.

Jak zapewnić sukces wdrażanemu w firmie projektowi informatycznemu? Należy spełnić kilka omówionych niżej warunków:

    1. Powołanie zespołu wdrożeniowego
      Warto stworzyć interdyscyplinarny zespół, składający się z osób z różnych działów, które są zaangażowane w proces wdrożenia. Taki skład zespołu umożliwia skuteczne planowanie działań, które wpłyną pozytywnie na atmosferę pracy i przyniosą konkretne efekty. Jeszcze przed przystąpieniem do wdrożenia zespół powinien razem z kierownictwem firmy zaplanować całość działań związanych z kompetencjami tego zespołu.
    2. Przeprowadzenie ankiety- Wskazane jest przeprowadzenie ankiety, której celem jest zbadanie sytuacji w przedsiębiorstwie. Ankieta powinna służyć znalezieniu odpowiedzi na pytania: z jakimi problemami borykają się pracownicy, jaki jest ich poziom otwartości na zmiany, czy są zadowoleni z pracy, jakie występują utrudnienia (w których punktach struktury czy organizacji pracy widzą wąskie gardła), jakie mają możliwości rozwoju?
    3. Rozmowy z pracownikami- Należy rozmawiać z pracownikami o wdrożeniu i badać opinie dotyczące różnych systemów informatycznych wspomagających pracę w firmie. Kierownictwo przedsiębiorstwa powinno organizować spotkania swoich pracowników zainteresowanych wdrożeniem z przedstawicielami firm prezentującymi działanie takich systemów.
    4. Informowanie o korzyściach- Trzeba informować - np. w intranecie, w gazetkach zakładowych - o korzyściach, jakie firma i pracownicy osiągną dzięki wdrożeniu zintegrowanego systemu wspomagającego zarządzanie. Funkcjonowanie systemu powinno być przedstawione w zwięzłej formie. Ważne jest, aby zatrudnieni na bieżąco byli powiadamiani, na jakim etapie jest wdrożenie, co już się udało, a co jeszcze jest do zrobienia.
    5. Przekonywanie liderów- Trzeba również przekonać liderów do konieczności wdrożenia w firmie takiego systemu. W konsekwencji utwierdzą oni w słuszności realizacji projektu pozostałą załogę.
    6. Opracowanie harmonogramu wdrożenia- Zadania opracowania harmonogramu wdrożenia w firmie zintegrowanego systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie leżą w gestii kierownictwa. W harmonogramie powinno się znaleźć dokładne wyznaczenie celu "Z" - celu końcowego - i celów "A" - cząstkowych zadań mających doprowadzić do celu "Z", zanim konsultanci z firmy wdrażającej projekt pojawią się w danym przedsiębiorstwie.

Szkolenia przed wdrożeniem

Po podjęciu decyzji dotyczącej wyboru systemu i firmy zajmującej się wdrożeniem systemów informatycznych, można rozpocząć realizację projektu. Dzięki akcji informacyjnej pracownicy będą bardziej otwarci na przyjęcie nowych rozwiązań i na współpracę z konsultantami wdrażającymi projekt informatyczny, ale czy to wystarczy, by zagwarantować jego sukces? Nie. Należy jeszcze zadbać o poprzedzające wdrożenie szkolenia.

Duże znaczenie ma przeprowadzenie warsztatów integracyjnych, w których biorą udział pracownicy - przyszli użytkownicy systemu oraz konsultanci danego projektu. Jeżeli firma jest duża i nie ma potrzeby, aby wszystkie zatrudnione osoby uczestniczyły w konsultacjach, warto zadbać o przeprowadzenie dla nich krótkiego szkolenia informacyjnego. Program warsztatów powinien być podporządkowany osiągnięciu następujących celów:

    • zmianie postaw pracowników wobec wdrożenia,
    • zmniejszeniu ich oporu przed zmianą, jaką jest zastosowanie zintegrowanego systemu informatycznego,
    • przekazaniu ogólnej wiedzy o systemie jego przyszłym użytkownikom,
    • trenowaniu umiejętności budowania zespołu, współpracy i komunikacji w zespole złożonym z pracowników i konsultantów,
    • takiej integracji pracowników i konsultantów, by komunikacja między nimi była skuteczna i efektywna.

Dzięki przeprowadzeniu takiego szkolenia zwiększa się szansa, że do realizacji projektu przystąpi zgrana grupa, dostrzegająca potrzebę zmiany, chętna do pracy i współpracy, działająca bezkonfliktowo w trudnych sytuacjach oraz zaangażowana we wdrożenie.

Istotne jest, aby na początku warsztatów przedstawiciel kierownictwa firmy-klienta podał powody wdrożenia nowego systemu, zachęcił pracowników do współpracy z konsultantami firmy zajmującej się wdrożeniem i zapewnił doradców o pomocy przy wdrożeniu w związku z realizacją wspólnego celu. Jest to również odpowiedni czas na przedstawienie wyników wcześniej przeprowadzonych ankiet.

Poszerzanie wąskich gardeł

Zazwyczaj zespół osób oddelegowanych do prac projektowych składa się z wybitnych specjalistów. Warsztaty integracyjne sprzyjają atmosferze dobrej współpracy konsultantów z pracownikami, a wymiana doświadczeń służy zbudowaniu efektywnego zespołu.

Podczas warsztatów przyszli użytkownicy, jak też konsultanci ujawniają swoje obawy związane z projektem. Na tym etapie można już zdiagnozować utrudniające jego wprowadzenie wąskie gardła i zaproponować działania, które je wyeliminują.

Powinny być również przeanalizowane oczekiwania, nadzieje oraz korzyści, jakie firma i każdy pracownik może odnieść dzięki wdrożeniu systemu informatycznego. Kończąc szkolenie, osoba biorąca udział w realizacji projektu powinna wiedzieć, dlaczego warto wdrażać system wspomagający zarządzanie w jego firmie.

Precyzyjne planowanie

Podczas szkolenia przedwdrożeniowego trenerzy powinni położyć duży nacisk na to, by pracownicy zaangażowani w danym projekcie nabyli umiejętność prawidłowego formułowania celów. Po usta leniu celów i zadań do wykonania podczas projektu, przechodzi się do fazy realizacji, często zapominając o... planowaniu. Podczas szkolenia należy zwrócić szczególną uwagę na ten właśnie element zarządzania.

Precyzyjne planowanie pozwoli określić, co ułatwi i co utrudni pracę w zespole konsultantom, a co pracownikom. Dzięki temu działania podczas realizacji projektu nie będą przypadkowe.

Przygotowani na... konflikt

Powodzenie projektu zależy w dużej mierze od komunikacji w zespole, a umiejętność aktywnego słuchania i zadawania pytań jest pomocna przy wdrożeniu systemu. Znajomość zasad komunikacji można wykorzystać przy realizacji modułu szkolenia dotyczącego sposobów zażegnywania konfliktów. Ludzie zaangażowani we wdrożenie przedsięwzięcia informatycznego powinni wiedzieć, jak należy przeciwdziałać konfliktom i umieć je rozwiązywać, kiedy już się pojawią.

Jednym z ważniejszych punktów programu warsztatu, dotyczącego budowania i integracji zespołu projektowego, jest określenie typów osobowości członków zespołu zaangażowanego w realizację konkretnego projektu oraz poznanie ich charakterystyk, sposobów zachowania i reagowania. Wiedza ta może być przydatna przy ocenie niektórych zachowań współpracujących ze sobą osób.

Ostatnia część szkolenia dotyczy zarządzania konkretnym projektem wdrożeniowym. Każdy przyszły użytkownik musi mieć możliwość poznania poszczególnych faz wdrożenia, aby zdobyć wiedzę dotyczącą funkcjonowania całego systemu, a także poznać i określić swój wkład w realizację projektu. Tak przygotowany i przeprowadzony projekt wdrożeniowy na pewno zakończy się sukcesem.

Podobne artykuły:

Profesjonał Sp. z o.o.