Integracja systemowa bez prawnych pułapek

Integracja systemowa bez prawnych pułapek Image courtesy of ddpavumba/FreeDigitalPhotos.net

Jest sposób by zintegrować systemy bez konieczności zmian w umowach z dostawcami oprogramowania. Zintegrowanie systemu nawet w jednej firmie jest procesem bardzo złożonym z wieloma pułapkami prawnymi, a co dopiero fuzja dwóch przedsiębiorstw.

Fuzje i przejęcia to działania biznesowe obarczone dużym ryzykiem. Zintegrowanie firm wymaga bowiem m.in. połączenia systemów informatycznych obsługujących biznes, co jest procesem bardzo złożonym technologicznie i również prawnie. Jednak istnieje sposób, by proces biznesowy "rozrzucony" po kilku aplikacjach uczynić sprawnym i efektywnym w krótkim czasie.

Wszelkiego rodzaju fuzje i przejęcia firm, choć z punktu widzenia działalności biznesowej są dość powszechną praktyką, są jednak przedsięwzięciami dość ryzykownymi. Jak wynika z powszechnie dostępnych badań, ponad połowa tego rodzaju transakcji nie przynosi oczekiwanego rezultatu nie tylko z powodów finansowych. Jednym z najczęstszych rozczarowań jest niemożność odpowiedniego zintegrowania systemu informatycznego w nowej strukturze organizacyjnej firmy. Problem kompatybilności oprogramowania jest niezwykle złożony. Spotykają się tam bowiem nie tylko kwestie dotyczące samego procesu biznesowego, ale też aspekty technologiczne i niestety również prawne.

Wyobraźmy sobie np. sytuację w której firma ubezpieczeniowa przejmuje inną mniejszą spółkę działającą w tej samej branży. Już na początku wspólnej drogi okazuje się, że po pierwsze trzeba zmienić paletę produktów, czyli połączyć jakoś ofertę ubezpieczeniową jednej firmy i drugiej. Inne są bazy klientów, a każda z firm działających to tej pory osobno miała do tego swoje narzędzia i nie chodzi tylko o programy komputerowe obsługujące samą sprzedaż, ale także szereg aplikacji pomocniczych (systemy obsługi szkód, rozliczeń, itp.) Tak naprawdę trzeba zbudować od początku cały proces biznesowy tak, by oferta firmy powstałej w wyniku fuzji była spójna. Aby ten proces należycie przygotować niezbędne okazuje się zintegrowanie dotychczasowych narzędzi funkcjonujących w łączonych firmach. Jest to ogromne wyzwanie powiązane z niebagatelnym ryzykiem, jakim jest zburzenie dotychczasowego środowiska pracy i opracowanie zupełnie nowych narzędzi. Obie firmy są bowiem aktywnymi graczami na rynku, mają już bazę klientów i nie mogą sobie pozwolić na przerwy w ich obsłudze.

Często jednak okazuje się, że nie tylko kwestie technologiczne nie pozwalają na dokonanie zmian w oprogramowaniu, ale też mało precyzyjna dokumentacja prawna związana z infrastrukturą informatyczną. Składała się ona z umów licencyjnych obwarowanych licznymi klauzulami dotyczącymi praw autorskich do kodu, umów outsourcingowych oraz utrzymaniowych dotyczących poszczególnych elementów mozaiki programów, które przecież miały służyć jednemu celowi: sprzedaży ubezpieczeń.

W wielu firmach, które rozwijają się m.in. przez przejęcia innych przedsiębiorstw i co za tym idzie również innych systemów informatycznych, problem integracji oprogramowania bywa z początku bagatelizowany. Dopiero gdy okazuje się, że bez tego proces biznesowy nie będzie przynosił oczekiwanych rezultatów, zaczynają się prace nad ustaleniem, na czym tak naprawdę stoimy. Koszty koniecznych zmian, jakie wykazuje prawny audyt rozwiązań informatycznych przyprawia często o ból głowy zarząd przedsiębiorstwa. Bywa, że koszty te przewyższają spodziewane zyski z dokonanej transakcji przejęcia. Dostawcy dotychczas używanych systemów, wietrząc swój interes, piętrzą trudności windując koszty konieczne do poniesienia w czasie procesu integracji. Pojawiają się zupełnie nowe zagadnienia, które ten proces utrudniają (np. może się okazać, że z dnia na dzień jakieś bazy danych zostaną zaszyfrowane przez dostawcę pod pozorem poprawy bezpieczeństwa danych).

Jak zintegrować systemy?

Aby zintegrować systemy (czyli de facto umożliwić im wymianę danych), często stosuje się tzw. platformy integracyjne (specjalizowane oprogramowanie, którego zadaniem jest połączenie ze sobą wielu systemów poprzez wymianę danych). Jest to proces skomplikowany i rozłożony często na lata. Co istotne - wymagający wsparcia od strony wytwórców oprogramowania. Wiąże się często z podpisaniem nowych lub koniecznością renegocjowaniem istniejących umów z dostawcami oprogramowania (np. kwestie dostępu do pewnych danych realizowanego dotąd tylko przez jedną aplikację).

- Problemy z integracją systemów komputerowych, których sami doświadczyliśmy pracując w branży IT m.in. w sektorze bankowym i ubezpieczeniowym, były punktem wyjścia do głębokiej analizy i zmiany podejścia do tej sytuacji. – mówi Maciej Zagórowski, współwłaściciel firmy First Byte. – Doszliśmy do wniosku, że przy tak skomplikowanych operacjach jakimi niewątpliwie są fuzje i przejęcia firm, możliwe jest zupełnie inne podejście do integracji systemów komputerowych. Musi być jakiś sposób, aby dokonać fuzji oprogramowania bez odwoływania się za każdym razem do dostarczycieli narzędzi, którymi posługują się pracownicy.

- Wartością dla firmy jest posiadanie efektywnych, zintegrowanych procesów a nie pełna integracja eksploatowanego oprogramowania – dodaje ‑ i dlatego opracowaliśmy coś, czego do tej pory nie było: program, który pozwoli na połączenie systemów, a jego wdrożenie jest możliwe w ciągu kilku dni do kilku tygodni. Celem właścicieli firm jest przecież osiąganie założonych zysków, a nie posiadanie najdoskonalszego nawet rozwiązania informatycznego. Proces biznesowy „rozrzucony” w kilku systemach można zintegrować w oparciu o posiadane oprogramowanie i uczynić go efektywnym w krótkim czasie i to bez ingerencji w dotychczas eksploatowane systemy informatyczne - tym samym nie naruszamy żadnych praw autorskich i licencji względem istniejącego oprogramowania.

Do niedawna rzeczywiście integrowanie programów nie było możliwe bez odwoływania się do źródeł, czyli do ich twórców i dostawców. Jak twierdzą właściciele WizLinka, stworzenie oprogramowania stało się możliwe dopiero po udostępnieniu przez system Windows pewnych danych technologicznych. – Stworzyliśmy narzędzie programowe o nazwie WizLink, w którym wykorzystaliśmy mechanizm, który informuje o rozłożeniu na ekranie poszczególnych elementów okna. – wyjaśnia Maciej Zagórowski. – Tym samym nie ma potrzeby sięgać do głębszych struktur lub baz danych programów, które należy ze sobą połączyć, a pozostajemy na poziomie tego, co widać gołym okiem. One działają tak jak dotychczas, tylko pewne czynności, wykonywane do tej pory ręcznie przez pracownika zostają zautomatyzowane. Dlatego rozwiązanie to pozwala zdecydowanie skrócić czas procesów integracyjnych, a także uniknąć pułapek prawnych, które pojawiają się najczęściej już w trakcie prac integratorskich – dodaje.

Podstawową funkcją tego typu narzędzia jest przenoszenie danych pomiędzy niepowiązanymi ze sobą programami. Potrafi on na podstawie zdefiniowanego uprzednio scenariusza wyświetlić potrzebne dane pobrane z aplikacji A na ekranie aplikacji B. Nie wymaga to zmian w istniejących w firmie aplikacjach, ponieważ narzędzie to nie odwołuje się w żadnym momencie do ich struktur wewnętrznych. - Nie interesuje nas jak te aplikacje są zrobione. Bazujemy na tym, co widzi na ekranie użytkownik komputera. Czyli pracownik, który np. obsługuje call center, back office i musi nieustannie czerpać dane z różnych aplikacji lub je tam wprowadzać podczas rozmów z klientami. – tłumaczy Maciej Zagórowski.

Zintegrowany system szyty na miarę jest jak na razie najlepszym, ale też najbardziej kosztownym i czasochłonnym, rozwiązaniem, na które nie zawsze stać firmy tuż po dokonaniu fuzji. Narzędzia programistyczne umożliwiające połączenie firm w fazie ich wewnętrznej integracji, na pewno są cenną innowacją pozwalającą na złapanie oddechu nie tylko finansowego ale i technologicznego związanego z koniecznością wymiany całego oprogramowania i wszystkich wiążących się z tym regulacji prawnych w firmie. Ponadto należy pamiętać, że żadne, nawet najlepiej opracowane oprogramowanie szyte na miarę, nie uchroni firmy przed koniecznością dalszych jego zmian wraz ze zmianami w prowadzonej działalności. Każda zmiana oferty produktów czy usług pociąga obecnie za sobą konieczność dokonywania zmian w oprogramowaniu, stąd istnienie narzędzi informatycznych podatnych na ciągłe zmiany procesów biznesowych i łatwo się do nich adaptujących może być niezwykle przydatne i efektywne.



dr Danuta Kajrunajtys – dziekan Wyższej Szkoły Ekonomii i Informatyki w Krakowie

Zintegrowanie systemu nawet w jednej firmie jest procesem bardzo złożonym z wieloma pułapkami prawnymi, a co dopiero fuzja dwóch przedsiębiorstw. Przed kłopotami prawnymi mogłyby ustrzec bardzo precyzyjne zapisy w umowach, ale często nie sposób przewidzieć, jak potoczą się losy przedsiębiorstwa i czy w przyszłości nie zajdzie potrzeba dokonania fuzji z inną firmą i tym samym połączenia różnych systemów komputerowych, których rodzaju nawet się nie domyślamy. Proponowane rozwiązanie być może nie zrewolucjonizuje rynku usług integratorskich, ale na pewno zapełni jakąś niszę. Jest bowiem wiele sytuacji, w których w firmach istnieje potrzeba łączenia ze sobą niezależnych programów komputerowych w celu podniesienia ich wydajności. Zarządzający firmami oczekują od informatyki wsparcia technologicznego głównie w dwóch obszrach: zwiększenia sprzedaży i zmniejszenia kosztów operacyjnych. Podejście zaproponowane w artykule nie wymaga angażowania dostawców dotychczas działających w firmie aplikacji, a daje pierwsze efekty w ciągu zaledwie kilkunastu dni i może być wdrażane małymi etapami. To tania i mało ryzykowna alternatywa dla tradycyjnego podejścia do integracji, choć trzeba pamiętać, że obie metody od siebie się różnią. Nowatorstwo opisanego rozwiązania polega przede wszystkim na nastawieniu procesu integracji na ostatecznego użytkownika aplikacji, czyli osoby będącej czynnie zaangażowanej w sam proces biznesowy a nie na programistę, który jest w tym procesie pewnym ogniwem pośrednim. Okazuje się, że nie zawsze koniecznym.

Podobne artykuły:


Kamila Zagórowska First Byte Sp. z o. o.