Intranety przemyślane, nowoczesne i użyteczne

Intranety przemyślane, nowoczesne i użyteczne fot. Idaho National Laboratory/Flickr

Pierwsza edycja Intraspekcji - badania polskich intranetów, dobiegła końca. Na stronie głównej projektu, organizatorzy opublikowali właśnie raport, będący podsumowaniem akcji.

Intraspekcja to badanie intranetów, którego celem jest poznanie popularnych rozwiązań oraz zidentyfikowanie trendów w projektowaniu wewnętrznych systemów dla pracowników.Do udziału w projekcie mógł zostać zgłoszony każdy intranet, niezależnie od wielkości organizacji, skali systemu, zakresu wykorzystania czy użytej technologii informatycznej. Badanie, którego wyniki zostały przedstawione w niniejszym raporcie, miało miejsce na przełomie roku 2013 i 2014.

Każdy zgłoszony intranet został przeanalizowany przez ekspertów z zakresu technologii intranetowych oraz projektowania systemów i użyteczności. Zadaniem zaangażowanych w badanie specjalistów była ocena wykorzystywanych przez organizacje rozwiązań intranetowych oraz zasugerowanie ewentualnych zmian usprawniających pracę analizowanych systemów. Uzupełnieniem badania jest zestaw dobrych praktyk, możliwych do wykorzystania przy projektowaniu i rozwoju narzędzi intranetowych. 

Większość badanych intranetów cechuje się przemyślaną architekturą informacji, która w sposób znaczący ułatwia użytkownikom wykonywanie codziennych obowiązków. Na uwagę zasługuje również trend związany z social intranet – coraz więcej organizacji decyduje się na wprowadzaniefunkcjonalności ułatwiających komunikację i integrację w zespole

Najlepsze intranety

Dla intranetów o wyjątkowo wysokiej użyteczności przyznano wyróżnienia w dwóch kategoriach, wyodrębnionych według kryterium wielkości organizacji:

  • W kategorii Małe Intranety wyróżniony został intranet wykorzystywany przez Agencję Zatrudnienia ATERIMA.
  • W kategorii Duże intranety wyróżnienie przyznano systemowi stworzonemu przez Grupę ENERGA.

W obu przypadkach na uwagę zasługuje optymalne dopasowanie oferowanych funkcji do oczekiwań użytkowników intranetu. Należy także wyróżnić dobrze zaprojektowaną architekturę informacji oraz profesjonalną, uwzględniającą identyfikację organizacji szatę graficzną. Wysoką użyteczność wyróżnionych rozwiązań potwierdzają opinie pracowników, którzy wzięli udział w ankiecie.

Z intranetu korzysta większość pracowników

Większość badanych dobrze ocenia wykorzystywane systemy. Z jednej strony wynik ten świadczy o efektywności intranetów, z drugiej informacja ta jest sygnałem do ewentualnych zmian w obrębie tego narzędzia.

Ponad połowa ankietowanych (54%) oceniła obsługę nawigacji jako stosunkowo łatwą, natomiast dla blisko 30% jest ona w pełni intuicyjna. Podobnie przedstawiają się dane dotyczące łatwości znalezienia potrzebnych informacji w intranecie. W ocenie ponad 79% ankietowanych informacje publikowane w serwisie są w większości aktualne, a ponad połowa przebadanych osób (57%) uznała, że są one pomocne w pracy.

Dowodzi to przede wszystkim, że intranet jest narzędziem wspierającym wykonywanie codziennych obowiązków i z tego względu warto dbać o aktualność i przydatność prezentowanych w witrynie treści. Zdecydowana większość przebadanych użytkowników (82%), korzysta z intranetu kilka razy dziennie a w większości przypadków użytkownicy łączą się z systemem za pomocą komputerów stacjonarnych lub laptopów. Jednak można również zaobserwować stosunkowo dużą liczbę użytkowników korzystających z wersji mobilnej intranetu (18%). Jak pokazują badania, intranet jest narzędziem najczęściej wykorzystywanym w warunkach biurowych – jedynie niespełna 16% użytkowników wykorzystuje go poza organizacją.

Potrzeby i oczekiwania pracowników

Zdecydowana większość pracowników badanych organizacji, przykłada dużą wagę do aktualnej i kompletnej książki adresowej, która poza podstawowymi danymi teleadresowymi, takimi jak numer telefonu stacjonarnego i komórkowego, adres e-mail oraz adres korespondencyjny, zawierałaby dodatkowe informacje: zdjęcie pracownika, czy dokładną lokalizację miejsca pracy (budynek, piętro, pokój).

Innym, ważnym elementem intranetu, jest dla użytkowników, wspominana wcześniej, sekcja umożliwiająca dostęp do aktualnie wykorzystywanych w organizacji plików: wzorów umów i dokumentów, rozporządzeń lub wniosków.

Dużym ułatwieniem jest również możliwość wypełniania i przesyłania niektórych formularzy (między innymi wniosków urlopowych) drogą elektroniczną.

Ciekawym zjawiskiem, występującym zwłaszcza w większych organizacjach jest, sygnalizowana przez pracowników, potrzeba "bycia na bieżąco" z wydarzeniami zachodzącymi wewnątrz tych organizacji.

Intraspekcja Intraspekcja.pl

Trendy projektowe

Znakomita większość działów IT wskazuje, że posiada procedury backupu i odtwarzania danych dla intranetu (87%).

Zapewnia to odpowiedni poziom bezpieczeństwa informacji przetwarzanych w systemie, jak i (w parze z wirtualizacją) pozwala zminimalizować ewentualne okresy niedostępności systemu w przypadku awarii. Jednocześnie większość organizacji potwierdza, że bieżące zaangażowanie personelu IT w utrzymanie i zapewnienie ciągłości działania intranetu nie jest mocno obciążające. Wymiar działań administracyjnych nie przekracza średnio 4 godzin tygodniowo. Organizacje albo posiadają wiedzę na temat utrzymania i poprawnego funkcjonowania systemu, albo korzystają z usług firm zewnętrznych, zazwyczaj tych, które zajmowały się wdrożeniem systemu. Wszyscy uczestnicy badania korzystają z intranetu uruchomionego na własnej infrastrukturze (on premise) w wewnętrznej sieci organizacji. Mimo dostępnych na rynku rozwiązań hostowanych zewnętrznie lub narzędzi i platform intranetowych w tzw. chmurze (ang. cloud computing) żadna z organizacji biorących udział w badaniu nie wskazała takiej technologii jako podstawy budowy własnego intranetu. Dodatkowo, dwie trzecie uczestników badania (65%) korzysta z technologii wirtualizacyjnych przynajmniej dla jakiegoś fragmentu infrastruktury serwerowej odpowiedzialnej za dostarczanie usług intranetowych.

Governance plan dla intranetu

To dokument określający obszary odpowiedzialności, podział ról i procedury związane z konfiguracją, bieżącym wykorzystaniem i rozwojem systemu. Opracowanie takiego dokumentu porządkuje procesy związane z intranetem i leży w interesie wszystkich przedstawicieli organizacji mających do czynienia z portalem. Jasny podział obowiązków i uprawnień jest kluczowy dla zapewnienia warunków bezpiecznego rozwoju nowych obszarów informacyjnych i funkcji intranetu ze względu na różne wymagania biznesowe, wiele osób zaangażowanych we wdrożenie oraz aspekty technologiczne. Jednocześnie wdrożony governance plan jest gwarantem zapewnienia odpowiedniej jakości i bezpieczeństwa danych w istniejących obszarach portalu.

Informacje na temat kolejnych edycji Intraspekcji oraz pełny raport znaleźć można na stronie projektu: www.intraspekcja.pl

Organizatorami Intraspekcji są: EDISONDA Sp. z o.o. oraz Computer Plus Kraków S.A.

Partnerzy . .


 

Intraspekcja.pl