Inwentaryzacja - ujęcie procesowe w kontekście MRPII

Inwentaryzacja - ujęcie procesowe w kontekście MRPII Image courtesy of photoraidz/ FreeDigitalPhotos.net

Rzetelne zaplanowanie poszczególnych etapów znacznie ułatwi prace związane z inwentaryzacją, a jej uczestnikom uświadomi zależność przyczynowo skutkową pomiędzy poszczególnymi jej etapami.

Pojęcie inwentaryzacji znane jest z pewnością każdemu. Pamiętać należy jednak, że nieco inaczej jest ono rozumiane przez pracowników produkcji, inaczej przez magazynierów, dla kupców przybiera także nieco inny wymiar niż dla planistów. Na tym oczywiście nie koniec. W ostateczności, z pewnością jej wyniki zostaną zinterpretowane przez dział finansowy.

„Siłę rażenia” determinuje oczywiście wynik inwentaryzacji, a ściślej mówiąc poziom strat, wpływający bezpośrednio na wynik finansowy. I biada takiemu szefowi logistyki, który przy słabej koniunkturze (kryzys), przedstawi rażąco wysoki poziom strat odzwierciedlający „szarą rzeczywistość”.

Jakże często podczas pracy projektowej, docierają do nas sformowania …”MRP nie działa”…, taki skrót myślowy oznacza, mniej więcej tyle: mamy sromotnie drogi system, a ciągle borykamy się z niezaplanowanymi przestojami produkcyjnymi.
Próbujemy wtedy zdiagnozować przyczynę problemu i proponujemy działania naprawcze. Po analizie często okazuje się, że winowajcą takiego stanu rzeczy, nie jest algorytm kalkulacji, ale dane na których się on opiera dokonując przeliczeń.

Stan magazynów

Skupię się w niniejszym tekście na danych dotyczących stanów kartotek magazynowych.

Nas logistyków interesuje rzetelny obraz dotyczący stanów magazynowych. W zasadzie do poprawności planowania wiarygodność danych powinna wynosić ponad 98%. Ile wysiłku i czasu potrzeba aby taki wynik osiągnąć wiedzą tylko Ci, którzy z sukcesem przebrnęli przez magazynowy bałagan. Jest to oczywiście możliwe, natomiast wymaga determinacji, ciągłych analiz powstawania niezgodności, modyfikacji procedur i ciężkiej, wspólnej pracy. Podkreślam słowo "wspólnej". Dla zespołu magazynowego jest ono kluczowe. Im zespół magazynierów bardziej świadomy celowości działań zbliżających do osiągnięcia celu tym szybciej taki wynik zostanie osiągnięty. Osobiście do dziś pamiętam radość i dumę,  gdy podczas spotkania podsumowującego wyniki zaprezentowałam rezultat ponad 99% (1-szy wynik był na poziomie 40%, kolejne około 70%, później około 95%). Im bliżej zbliżaliśmy się do zgodności 100%, tym podniesienie wyniku przy kolejnej inwentaryzacji wymagało więcej wysiłku.

W niniejszym artykule chciałabym zwrócić uwagę nie tylko na samą inwentaryzację, ale także na drogę wiodącą do wyniku poprzez niezbędne procedury, standardy i ciągłą, bieżącą analizę przyczyn powstawania niezgodności. Tylko ciągła analiza i systematyczne doskonalenie, wsparte odpowiednią komunikacją z zespołem doprowadza do zmian, które w dłuższym okresie czasu zapewniają pożądane wyniki.

Porządek

Zwrócę Państwa uwagę na jeszcze jeden aspekt dotyczący magazynu, ale nie tylko. Otóż, wielu moich kolegów zajmujących się logistyką posiada wspólną cechę charakteru, a jest nią… umiłowanie porządku. Obsesyjna wręcz dbałość o detale...  pamiętanie o konieczności uaktualnienia w systemie parametrów dostawców lub parametrów w samych kartotekach magazynowych. Innym razem - sprawdzenie wytrzymałości i stanu regałów wysokiego składowania (wystarczy sprawdzić, ile może maksymalnie ważyć  paleta z materiałem i pomnożyć ją przez ilość miejsc paletowych na jednym z przęseł magazynowych, dodając oczywiście zapas bezpieczeństwa i wiemy już czy dany regał „udźwignie” nasz materiał) ...niejednego z nas uratowała przed poważnymi kłopotami. Każdy logistyk wie, że nawet drobne niedopatrzenie, wcześniej czy później zazwyczaj przeradzai się w poważny problem i to w najmniej oczekiwanym momencie.

Wracając do porządku..., właśnie ten fizyczny, panujący w magazynie, w zasadzie odzwierciedla rzetelność danych systemowych. Porządek to nie tylko ład panujący w magazynie, ale także spójność danych systemowych np. pod kątem:

  • stosowanych jednostek miar
  • nazw i oznaczeń kartotek magazynowych (indeksów)
  • zastosowania w/w kartotek w listach materiałowych (bill of materials)

Każdej pozycji w magazynowym systemie IT, posiadającej jednoznaczne oznaczenie (indeks wraz z jednoznacznym opisem), odpowiada jeden materiał. Zwracam uwagę na układ zapisu. Dlaczego? Ułatwi nam to życie w krótkiej przyszłości, gdy po wprowadzeniu porządku w magazynie i kartotekach magazynowych zaczniemy wspierać się danymi wyeksportowanymi z systemu do np. arkusza kalkulacyjnego. Format danych jest niezwykle istotny. Przykładowo, przygotowując analizę materiałów słabo rotujących przyjmijmy indeks: 388533CXX1 – przewód zasilający. Pozycja ta nie może widnieć pod kartoteką 388 533cx – przewód. Dla arkusza kalkulacyjnego lub każdej innej bazy danych są to odrębne detale nawet jeżeli określają ten sam towar. 
Zadbajmy więc o spójność kartotek oraz spójność list materiałowych, jako, że jest to elementarne założenie do poprawności funkcjonowania systemu. Inaczej może się okazać, że magazyn i system operacyjny wykonują transakcje magazynowe na różnych indeksach myśląc o tym samym materiale. Efekt? Oczywiście różnice inwentaryzacyjne.

Wracając do samej inwentaryzacji. Jeśli ją planujemy, zróbmy to rzetelnie, albo podarujmy sobie zupełnie. Im bardziej szczegółowo zaplanowana, szczególnie ta pierwsza, tym bardziej efektywny jej przebieg. Wiec, jeśli poważnie zabieramy się do dzieła proponuję spojrzeć chłodnym okiem, na to co wchodząc do magazynu zobaczyć powinnyśmy. Po pierwsze porządek. Należy także sprawdzić i zapewnić pełną identyfikowalności materiałów. Mówię tutaj zwłaszcza o tzw. "znajdach", które nie wiemy pod jaką kartoteką się kryją. Im mniej takich problemów podczas inwentaryzacji nas spotka tym sprawniej ona przebiegnie. Zapewniam, że warto podczas inwentaryzacji (szczególnie tych pierwszych, porządkujących magazyn) zadbać o asystę inspektora jakości. Jego pomoc może okazać się nieodzowna.

Aleksandra Machel